Лабораторное задание № 2.2 Делопроизводство в службе управления персоналом

Цель: изучить организацию делопроизводства в системе управления персоналом.

Студенту___________________________ группы_______

Содержание	Объем работы, н/ч	Сроки выполнения				Форма отчета	Оценка за содержание
		Начало		Окончание
		План	Факт	План	Факт
1	2	3	4	5	6	7	8
1. Изучить все виды и подвиды документации в службе управления персоналом и дать их функциональную характеристику						2,5 стр.
2. Провести анализ изданных за последние 2 года приказов (распоряжений), издаваемых руководством предприятия в области управления персоналом.						1,5-2 стр.
3. Изучить состояние трудовой дисциплины на предприятии. Изучить уровень, динамику и структуру нарушений трудовой дисциплины. Ознакомиться с применяемыми методами укрепления трудовой дисциплиной на предприятии.						1,5-2,5 стр.
4. Разработать рекомендации по совершенствованию делопроизводства (по количеству применяемых документов и их качественному содержанию).						1 стр.

Руководитель____________________________ (подпись, дата)

Задание принял к исполнению _________________________ (подпись, дата)

Отчет выполнен и оформлен на ___________________ (оценка)

Общая оценка ____________________

Руководитель_____________________________ (подпись, дата)

1. Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывается, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, данные по текучести кадров, график отпусков, план по численности работников с распределением по подразделением и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих.

Пройдя практику в организации ООО «Доброе дело» я ознакомился с документами, используемые в работе специалистов по управлению персоналом:

• приказы;

• трудовой договор;

• заявления (прием на работу, увольнения, отпуск);

• распоряжения;

• должностная инструкция;

• штатное расписание

• правила внутреннего трудового распорядка для работников;

• положение об оплате труда и премировании;

• график отпусков

Приказ – письменное оформление принятого руководителем организации решения по осуществлению каких-либо действий применительно к конкретным исполнителям либо к коллективу организации в целом.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст.56 ТК РФ).

Заявление – прием на работу.

Распоряжение – письменное оформление решение принятого генеральным директором компании по оперативным вопросам деятельности компании в целом или директором по направлению по оперативным вопросам деятельности подчиненного департамента.

Должностная инструкция – определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность. Составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места) и составленного описание работы.

Штатное расписание – нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации^[1] с указанием заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях.

2. Приказы предприятия делятся на две большие группы:

• приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

• приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Приказы по личному составу, как правило, составляются в случае приема, увольнения или перевода работников предприятия, их командирования, предоставления отпусков и т.д.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; визирование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:

нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);

решения совета директоров, общих собраний акционеров;

производственная необходимость.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки её окончания).

Если поручение исполнителю даётся постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за исполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:

«Приложение к приказу директора ООО «Доброе дело» от 03.04.2010 № 5».

После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание.

Приказы подписываются руководителем, которому предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется и раздаётся исполнителям для работы.

3. На каждом предприятии, в организации или учреждении должны существовать конкретные правила и нормы поведения. Они помогают поддерживать необходимый порядок на предприятии и обеспечивают высокую эффективность труда персонала.

Дисциплинарный кодекс может называться и по-другому: например, устав или положение о дисциплине.

Дисциплинарный кодекс предприятия: сотрудники обязательно должны хорошо знать:

правила техники безопасности;

правила поведения на своем рабочем месте;

свои нормы труда;

основные правила работы предприятия,

Недостаточно высокий уровень дисциплины труда приводит к потерям, дополнительным затратам, дезорганизует производство.

Экономические потери из-за низкой дисциплины труда выражаются:

- в прямых потерях рабочего времени из-за отсутствия работников на рабочих местах по неуважительным причинам (опоздания, преждевременный уход с работы, самовольные отлучки без производственной надобности);

- в содержании дополнительной численности персонала для подмены на особо важных рабочих местах работников, отсутствующих по неуважительной причине;

- в снижении коллективных результатов труда отделов, бригад, смен, участков, объединенных не только одной целью и общей заинтересованностью в конечном результате, но и определенной расстановкой отдельных исполнителей;

- в потерях рабочего времени, связанных с увольнением работников за прогулы и другие нарушения трудовой дисциплины;

За 2009-2012 год зарегистрировано 9 случаев нарушений трудовой дисциплины. Привлечено к дисциплинарной ответственности за прогулы - 8 человек; уволено по инициативе нанимателя - 1 человек.

К основным видам нарушений трудовой дисциплины относятся: опоздания на работу в начале смены и после обеденного перерыва; преждевременный уход с работы на обеденный перерыв и в конце смены; прогулы;

В ООО «Доброе дело используется» административный метод укрепления трудовой дисциплины

4. В результате анализа системы документационного обеспечения управления ООО «Доброе дело» был выявлен один недостаток, который определил основное направление совершенствования делопроизводства:

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов.

Начальнику Общего отдела ООО «Доброе дело» необходимо разработать положение об отделе.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.

2. Задачи.

3. Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.)

4. Функции.

5. Обязанности.

6. Права.

7. Руководство. Здесь описываются права руководителя службы делопроизводства.

8. Ответственность.

9. Взаимосвязи с другими подразделениями.

Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором Компании.