Вопрос 20 Назначение контроля

КОНТРОЛЬ — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Почему необходим контроль?

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

1. Исключение создания видимости трудовой деятельности;

2.Цели, перед которыми встают трудящиеся должны быть не лёгкими, которые бы не давали исполнительному персоналу «засыпать на ходу». Как правило, это достигается при уверенности в достижении результата на 50%;

3. Логическое следствие контроля: поощрение или наказание.

С внутренним контролем дела обстоят несколько проще: в этом случае персонал наблюдает за эффективностью выполнения трудовой задачи друг за другом.

Характеристика эффективного контроля в системе менеджмента предприятия предполагает следующее:

- стратегический вектор контроля. Для эффективности контроля, он должен включать общие приоритеты предприятия;

- соответствие деятельности предприятия. Контролируемая часть трудовой деятельности и непосредственно контроль должны совпадать;

- приоритеты результативности. Конечная цель любого контроля в системе менеджмента предприятия состоит не в обычном сборе информации, а в полном анализе полученных данных и формировании соответствующего вывода. На основании полученной информации должны быть внедрены меры предупреждения, ликвидации проблем, а также меры наказания или поощрения;

- своевременность. Контролируемые объекты и время контроля должны подбираться таким образом, чтобы итоги контроля предшествовали возможным кризисным последствиям или же предупреждали их.

- лабильность контрольных мер. Все изменения в коллективе предприятия должны отражаться на проведении контроля;

Финансовый вопрос. Затраты на проведение контроля предприятия не должны превышать определённых норм, то есть, речь идёт о рациональности.

Существует несколько этапов контроля.

1. Постановка стандартов. В качестве стандартов выступают определённые цели, по отношению к которым происходит измерение прогресса. Как правило, эти цели формируются на основании планирования и характеризуются чёткими временными рамками и чёткими критериями, в отношении которых оценивается уровень выполнения работы.

2. Выяснение степени отклонения от нормы. Достигнутые результаты сравниваются со стандартами. Менеджер выясняет опасность, которую несут отклонения и предварительные объёмы работ над их исправлениями.

3. Принятие решения о действиях. После выставления той или иной оценки результатами контроля, принимается решение о действиях. При этом есть три варианта развития событий:

- ничего не делать. Такая ситуация возникает, когда результаты свидетельствуют об эффективном функционировании предприятия, когда изменения не только не нужны, но и, порой, могут нанести вред и вывести процесс из равновесия,

- действовать. После выявления чётких нарушений, менеджер отдают приказ об устранении проблем. Как правило, до того, как они могут перерасти в кризис. При этом действия должны быть направлены не на внешнее проявление проблемы, а на её суть. В противном случае, такие действия приведут к отсрочиванию кризиса и лишним экономическим затратам. Смысл этапа – возвращение работы предприятия в нормальный режим,

Пересмотр стандартов. Далеко не всегда необходимо применять корректировочные действия. В ряде случаев, сами стандарты не являются реальными в конкретной ситуации. Ведь они основываются на планах, а это – лишь прогнозы на будущее.

Основные рекомендации по установлению эффективного контроля

1. Обдуманные стандарты. Персонал должен понимать и чувствовать, что те стандарты, на которые они должны равняться адекватно отражают эффективную деятельность и вполне достижимы при правильном функционировании. Персонал должен быть проникнут общей идеей интегративных целей предприятия. Стремления менеджеров должны быть направлены на взаимопонимание персонала и руководства. В этом случае эффективной методикой становится участие исполняющего персонала в установлении стандартов;

2. Двустороннее общение. При возникновении любых проблем, исполнитель должен иметь возможность связаться с руководством, без опасения негативной реакции. Диалог между руководством и трудящимися, доверительные отношения и прозрачность менеджмента, - вот основные базисы для эффективной деятельности;