15. Мовні засоби переконування. Засідання. Перемовини.

16. Інформаційні документи. Службовий лист. Класифікація листів. Реквізити листа, їх оформлення.

Інформаційні документи:

4. Організаційні

5. Розпорядчі

6. Інформаційні

Інформаційні документи– акт, відзив, ви­сновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояс­нювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспон­денція), телеграма, факс, телефонограма.

Службовий лист – один із засобів обміну інформацією та оперативного управління різними процесами діяльності організацій, установ.

Через листування ведуться переговори, зясовуються ділові стосунки між організаціями.

Класифікація:

1. Стандартні та індивідуальні.

2. За кількістю логічних елементів: прості (лише висновки), складні (мотивування та висновки)

3. За фізичними ознаками: ті, що вимагають відповіді (листи-прохання, листи-запити, листи-звернення, листи пропозиції, листи-вимоги), ті, що не вимагають відповіді (листи-підтвердження, листи-попередження, листи-відмови, супровідні, гарантійні листи)

4. За кількістю адресатів: звичайні (в одну інстанцію), циркулярні (цілому ряду підпорядкованих інстанцій з одного джерела), колективні (від імені кількох керівників на одну адресу)

Службові листи розрізняються за змістом.

Супровідні листи пишуться, якщо вони мають додаткові роз’яснення до документів, які розсилаються, або якщо ці документи великі за обсягом. Пишеться службовий лист в одному примірнику і фіксується в журналі вхідної та вихідної кореспонденції.

Реквізити:

1. Назва, повна адреса організації

2. Заголовок до тексту (може і не бути)

3. Назва одержувача листа

4. Текст

5. Додатки (перелік документів із зазначенням кількості сторінок

6. Підпис, печатки, віза.

17.Службовий лист. Лист-запит. Рекомендаційний лист. Вимоги до тексту листа.

Службовий лист – один із засобів обміну інформацією та оперативного управління різними процесами діяльності організацій, установ.

Лист запит – це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо.

У листі-запиті обов’язково вказують:

• Підставу для запиту

• Назву товару (його марку, якість, модель)

• Умови і терміни постачання

• Умови оплати

Види листів-запитів: запит комерційної пропозиції, запит рекомендації від ділового партнера, на відкриття рахунка, на одержання кредиту, на бронювання номерів у готелі, на відкриття представництва, запит з юридичних питань.

Лист-запит, безперечно, потребує відповіді: ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, вказані у запиті, відмовити в постачанні товару та ін.

Оферта – це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції.

Листи-запити розкладаються на 2-і частини: мотивуюча (частина або стан), основна (висловлюється сам запит).

Рекомендаційний лист.

Рекомендація – письмовий або усний відгук про роботу, діяльність якої-небудь особи, а також вказівка або порада.

Рекомендаційний лист складається з різних приводів: клопотання про підвищення на посаді або одержання гранту, влаштування на нову роботу або збирання інформації про ділових партнерів.

Реквізити:

• Назва документа і заголовок

• Текст

• Підпис

• Печатка (необов’язково)

• Дата

У 1 абзаці тексту рекомендаційного листа варто зазначити, протягом якого часу ви знаєте людину, якій даєте рекомендацію, ким ви їй доводитесь.

У 2 абзаці дайте більш докладну характеристику людини з погляду професійних навичок.

У наступному абзаці варто зупинитися на особистих якостях та особливостях поведінки. Не завершення повідомте, чи маєте ви якісь зауваження щодо відповідності людини, яку рекомендуєте, тій посаді, на яку вона претендує.

Наприкінці зазвичай вказуються контактні дані: телефон, адреса електронної пошти тощо.

Різниця між рекомендаційним листом та характеристикою:

1. Рекомендацію не обов’язково подають з місця роботи

2. За рекомендацією можна звернутись до того, хто добре знає особу

3. Особа, яка дає його, має бути авторитетною

4. У рекомендації обов’язково вказується: рекомендую чи ні, на відмінну від характеристики.