13. Види усного ділового спілкування. Індивідуальні та колективні форми фахового спілкування. Функції та види бесід. Ділова бесіда.

Види усного мовлення у професійній сфері:

• Телефонна розмова.

• Бесіда керівника установи з підлеглими та відвідувачами.

• Усне спілкування під час виконання службових обов’язків.

• Публічний (прилюдний) виступ – промова, лекція, бесіда, нарада, допит.

Індивідуальне та колективне фахове спілкування відбувається у межах конкретних форм. За способом взаємодії між комунікантами виділяють:

• Монологічне

• діалогічне

• полілогічне

За кількістю учасників:

• Індивідуальне (якщо 2)

• Колективне спілкування

З урахуванням каналів комунікації:

• Безпосереднє

• Опосередковане (телефон, радіо, телебачення)

Залежно від змісту повідомлення розрізняють:

• Побутове (обговорення щоденних проблем)

• Наукове

• Фахово-ділове (ділових партнерів)

• Естетичне (передавання естетичної інформації)

Ділова бесіда – спілкування між особами з метою встановлення ділових стосунків, вирішення ділових проблем, або вироблення правильного підходу до них. Предметом обговорення під час бесід є конкретна справа.

Існують різні види бесід. Залежно від мети спілкування та змісту бесіди поділяються:

• Ритуальні

• Глибинно-особисні

• Ділові

Залежно від кількості учасників:

• Індивідуальні – розмова 2-х осіб, які прагнуть досягти певної мети. Вона сприяє становленню між співрозмовниками дружніх стосунків, взаєморозуміння, стимулює партнерів до взаємної співпраці.

• Групові

Бесіда складається з таких етапів:

1. Визначення місця і часу зустрічі (де відбуватиметься бесіда)

2. Початок бесіди (відіграє особливу роль у створенні сприятливої атмосфери спілкування; треба заручитись прихильністю партнера, скласти позитивне враження)

3. Формування мети зустрічі

4. Обмін думками та пропозиціями

5. Закінчення бесіди

Під час бесіди треба поводити себе чемно, скромно але впевнено, спокійно – щоб створити логічно-сприятливу атмосферу довіри та доброзичливості.

10 кроків, що дозволять провести бесіду успішно:

1. Ретельна підготовка (скласти план, аналіз ситуацій, які можуть виникнути, підготувати певні аргументи)

2. Пам’ятати, до чого ви прагнете

3. Намагатися створити атмосферу довіри

4. Не підозрюйте співрозмовника в ненадійності (взаємна довіра між партнерами)

5. Зясуйте перед бесідою, чи має ваш співрозмовник відповідні вповноваження

6. Не змушуйте співрозмовника постійно приймати рішення

7. Зосереджуйтеся на реальних потребах, а не а амбіціях

8. Уважно слухайте співрозмовника і ставте конкретні запитання (уміння слухати, коректно ставити запитання)

9. Працюйте на перспективу, а не на проміжні результати

10. Підсумуйте результати бесіди

14. Співбесіда з роботодавцем. Інформаційні документи.

Правила для керівника:

1. Керівник повинен заздалегідь повідомити про бесіду і загальну тему

2. Слухати не перериваючи, не відкидаючи одразу пояснення або пропозиції співрозмовника

3. Дотримуватися конфіденційності щодо отриманої іформації

Правила поведінки підлеглого:

1. Прийти за 3-5хв до початку, назвати себе секретареві і сказати, що на таку-то годину призначена зустріч

2. Слухати уважно без зайвих емоцій, жестів, міміки

3. Чітко, стисло відповідати, а також запитувати

4. Якщо шеф не кінчив розмову, не намагайтеся її продовжувати – це його роздратує.

Правила для обох:

1. Якщо ви не маєте рацію, визнайте це (підвищить ваш авторитет)

2. Бесіду проводити доброзичливо, дружнім тоном

3. Намагайтеся на ситуацію подивитися очима співрозмовника

4. Будьте тактовними, обачним у висловлюваннях, майте повагу до співрозмовника.

5. Перед тим, як критикувати когось, вкажіть на свої власні помилки

6. Уважно слухати співрозмовника, бути зосередженим

7. Відповідати чітко, лаконічно.

Структура співбесіди:

1. Початок – привітання, представлення

2. Подача переговорів – інформації з метою переговорів

3. Аргументування – доведення чогось, захист своєї компетенції, найкращі аргументи або факти

4. Спростування доведень співрозмовника – прикладами, фактами

5. Прийняття рішення незалежно від результатів переговорів.

Інформаційні документи:

1. Організаційні

2. Розпорядчі

3. Інформаційні

Інформаційні документи– акт, відзив, ви­сновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояс­нювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспон­денція), телеграма, факс, телефонограма.

Запрошення – документ, що містить коротку інформацію про подію або захід у науковому, політичному, культурному світі, в житті колективу або окремої фізичної особи, і містить пропозицію взяти участь у цьому заході.