5.3 Запити на оновлення записів
Цей тип запитів-дій призначений для зміни значень деяких полів для всіх вибраних записів. Після входу в режим Конструктора запиту потрібно вибрати команду Запрос/Обновление. Після цього в бланку запиту з'явиться рядок Обновление. Цей рядок використовується для того, щоб задати нові значення для вибраних записів (Рис. 3).
Рис.3. Вид вікна запиту на оновлення записів
Обновляти значення можна не тільки в полях критеріїв, а в будь-якому полі таблиці. Також для вибраних записів можна створювати обчислювані поля.
5.4 Запит на видалення записів
Цей вид запитів служить для видалення групи записів бази даних, що задовольняють певні умови. Звичайний запит можна перетворити в запит на видалення за допомогою команди. Запрос/Удаление в режимі Конструктора запитів. При цьому в бланку запиту з'явиться рядок Видалення, де можна ввести умову для видалення записів (Рис. 4).
Рис. 4. Вид вікна запиту на видалення записів
В режимі Конструктора запиту необхідно вказати таблицю, в якій проводитимуться видалення. Потім визначити критерії і обов'язково проглянути результати виконання запиту на вибірку.
Якщо в результаті запиту присутні тільки підлягаючі видаленню записи, слід перетворити його в запит на видалення.
Видалення записів може привести до непередбачуваних результатів, у тому числі і до порушення цілісності бази даних, із наступних причин:
- Таблиця є частиною відношення один-до-багатьох
- Як умова забезпечення цілісності даних використана опція Каскадное удаление связанных полей.
Наприклад, ви вирішили виключити якихось студентів і видалити відповідні записи з таблиці Студенты. При цьому існує також таблиця Экзамены, яка пов'язана з таблицею Студенты, відношенням один-до-багатьох. Якщо для забезпечення цілісності даних вибрана опція Каскадне видалення зв'язаних полів, в результаті видалення записів про студентів будуть видалені записи про їх оцінки, тобто інформація про успішність!
Якщо встановлена опція Каскадное удаление связанных полей і ви намагаєтеся видалити записи в режимі проглядання таблиці, то отримаєте попередження про можливе видалення даних в інших таблицях. А при використовуванні запитів на видалення ви не побачите попередження. MS Access видасть тільки інформацію про кількість записів, що видаляються, але ніщо не скаже про каскадне видалення.
5.5 Запит на додавання записів
За допомогою запиту на додавання записів можна скопіювати вибрані записи і помістити їх в іншу таблицю. Можна також використовувати запит на додавання для перенесення даних в базу даних, що використовується, з іншого джерела (з якої-небудь іншої таблиці).
Виконання запиту на додавання записів можна почати (також як і в інших запитах-діях) із запуску запиту-вибірки – для того, щоб переконатися, що ви копіюєте необхідні записи.
Якщо необхідно додати записи до таблиці в іншій базі даних, спочатку слід приєднати таблицю-джерело до бази, що містить цільову таблицю, за допомогою команди Файл/Внешние данные/Связь с таблицами. Для відбору записів, що додаються, потрібно скласти запит на вибірку. Потім потрібно виконати складений запит і оцінити результат, перемкнувшися в режим таблиці за допомогою команди Вид/Режим таблицы. Після цього необхідно повернутися в режим Конструктора і активізувати команду Запрос/Добавление.
У вікні діалогу, що відкривається, потрібно в полі Имя таблицы ім'я таблиці, до якої вимагається приєднати дані з результуючого набору записів запиту. Закриття діалогового вікна кнопкою ОК призводить до того, що Access додає в бланк запиту рядок Добавление (Рис. 5).
Рис. 5 Вид вікна запиту на додавання записів
В рядок Добавление автоматично (або вручну ) вставляються імена тих полів цільової таблиці, які співпадають з іменами полів запиту. Далі слід виконати запит. Для цього виконайте команду Запрос/ Выполнить або клацніть по кнопці Выполнить на панелі інструментів. В спеціальному діалоговому вікні Access вкаже скільки записів буде додано до цільової таблиці, і захоче підтвердити виконання цієї операції.
Проте при перемиканні на запит-вибірку і назад Access не зберігає відповідності імен полів. Отже якщо перед запуском відповідного запиту на додавання записів ви хочете виконати запит-вибірку, доводиться наново задавати відповідності імен двох таблиць.
Додані помилково записи легко знаходяться і віддаляються. Проте, можна заощадити час, якщо зробити резервну копію таблиці, в якій здійснюватиметься додавання записів.