14.1. Устная деловая публичная коммуникация

Глава 14. Публичная коммуникация

560

561

Сценарий собрания чаще всего строится следующим об­разом. Сначала ведущий (обычно руководитель организации, если он не является основным докладчиком) во вступительном слове объявляет тему собрания, основные задачи собрания, регламент или ставит этот вопрос на голосование, предоставляет слово перво­му докладчику.

Основная часть собрания состоит в обсуждении поставленных на повестку дня вопросов. Здесь в идеале должен состояться кон­структивный обмен мнениями между участниками собрания. В за­дачу ведущего входит создание атмосферы заинтересованности, доброжелательности, конструктивного обсуждения. Поэтому имен­но ему в первую очередь нужно следить за корректностью высказы­ваний собравшихся, за соблюдением регламента, обобщать выска­занные суждения, особо выделять конструктивные предложения.

Если в повестку дня внесен конфликтный вопрос, требующий, коллективного решения, то в начале дискуссии ведущий должен четко сформулировать суть спорного вопроса, четко обозначить разногласия сторон.

При ведении собрания ведущий должен постоянно следить за реакцией аудитории, особенное внимание обращать на лидеров не­формальных групп, с которыми целесообразно заранее обсудить вопросы, поднимаемые на собрании.

На собрании ведущему приходится иметь дело с разными психо­логическими моделями поведения людей. Типология участников деловой беседы в какой-то степени может характеризовать и участ­ников собрания. Приведем эту типологию.

Вздорный человек, «нигилист» — склонен все предло­жения отвергать, ничего не предлагая, нетерпелив, возбужден. По отношению к нему лучше использовать тактику «группового давле­ния», т.е. дать высказаться по этому вопросу другим участникам со­брания.

Позитивный человек— доброжелателен, стремится к со­ трудничеству, вносит конструктивные предложения. Ему следует дать слово в критической ситуации, когда нужен трезвый взгляд на проблему. ;

Всезнайка — уверен, что знает все лучше всех, постоянно требует слова. Хорошо использовать эти качества при переходе к резюмированию, формулировке промежуточных заключений.

Болтун — пространно высказывается, отклоняется от темы,-уводит ход дискуссии в сторону. Чтобы остановить его, стоит вое--1 пользоваться регламентом, применяя для этого резюмирующее вы-,Г сказывание: «Спасибо. Ваша точка зрения ясна».

Трусишка - неуверен в себе, боится показаться глупым, смешным. Он нуждается в ободрении: «Всем было бы интересно ус­лышать Ваше мнение»; реплики-поддержки — «Да? Очень интерес­но!»; задавать уточняющие вопросы.

Хладнокровный, неприступный — держится отчуж­денно, не включается в обсуждение, так как это кажется ему недо­стойным его внимания и усилий. Если его мнение необходимо для принятия коллективного решения, примените тактику отражения чувств: «Кажется, Вы не удовлетворены ходом дискуссии. Почему?»

Незаинтересованный — тема собрания его вообще не ин­тересует. Если необходимо привлечь его к обсуждению, попросите его высказать мнение по вопросу, в котором он наиболее компе­тентен.

Важная птица — считает себя выше остальных, выражает скептическое отношение ко всему сказанному. До определенного времени соглашайтесь с ним, чтобы уменьшить его желание проти­воречить, а затем задайте уточняющий вопрос: «Вы совершенно правы. Учли ли Вы то, что...?»

Почемучка — любит задавать вопросы по любому поводу. Переадресуйте вопрос ему самому: «А что Вы сами думаете по этому поводу?» На вопросы информационного характера отвечайте сразу. Если не можете дать нужный ему ответ, признайте его правоту.

Чтобы собрание не приняло хаотичный характер, необходимо его контролировать в зависимости от стратегической задачи — нужно либо привести группу к заранее продуманному решению, либо найти коллективное решение проблемы. Рассмотрим второй случай. Председатель собрания должен придерживаться такти­ки нейтралитета, т.е. не высказывать первым свою точку зре­ния, не принимать чью-либо сторону до подведения итогов. Для ак­тивизации работы всех участников собрания ведущий должен ис­пользовать тактику поддержания равноправия, т.е. должен дать возможность высказаться всем желающим, не остав­лять без внимания даже самые незначительные предложения. Для фокусирования внимания на предмете обсуждения ведущий прибе­гает к тактикам соблюдения корректности, которая сводится к конструктивности критики, т.е. не только отрицание предложения, но и внесение своего; недопущению негативных эмо­циональных выступлений, резких выпадов в чей-либо адрес; приве­дению доказательств своей точки зрения. По ходу собрания веду­щий должен отмечать конструктивные выступления, пресекать от­клонение от темы обсуждения, задавать уточняющие вопросы вы­ступающим, вносящим конструктивные предложения, выделять то

36 - 7621