9. Внутренняя среда организаций: цели, задачи, структура.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Они в основном являются результатом управленческих решений.

1. Цели. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям коллективно то, чего они не смогли бы выполнить индивидуально. Цели – есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. У органинизаций могут быть различные цели, особенно это касается организаций различных типов. Например: организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены на создании товар и услуг. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность и производительность. Целью гос. органов является предоставление конкретных услуг в рамках отдельных бюджетные организаций.

2. Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенная в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. 2 концепции: специализированное разделение труда и сфера контроля Специализированное разделение труда - закрепление работы за специалистами. Практически во всех организациях имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Вертикальное разделение труда необходимо для успешной групповой работы. Лицо на высшей ступени управления имеет в своем подчинении несколько руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми определяет производительность организации в сравнении с ее конкурентами.

Число лиц, подчиненных одному руководителю представляет собой сферу контроля - важный аспект организационной структуры. Когда одному руководителю подчиняется большое число людей, то это широкая сфера контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, руководителю подчиняется мало людей, то это многоуровневая структура (высокая). В целом большие организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с многоуровневой структурой. Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее. Более того ни сфера контроля, ни относительная высота структуры организации не являются функцией размера организации.

3. Задачи - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая д.б. выполнена заранее установленным способом, в заранее оговоренные сроки. 3адачи предписываются не работнику, а должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение дели организации. Считается, что если задача выполняется в такие сроки, таким способом, как это предписано, организация будет действовать успешно.

10. Коммуникационный процесс.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в обмене людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1.Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2.Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3.Канал - средство передачи информации.

4.Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

Этапы:

1. Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой он; послужит обмену информации. Необходимо осознать - какие идеи предназначены к передаче до того, как вы отправляете сообщение, и уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели.

2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью, символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Многие люди с прекрасными идеями не в состоянии упаковать их с помощью символов и вложить в каналы, значимые и притягательные для получателя.

3. Передача. Отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций, передача является лишь одним из важнейших этапов через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

4. Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. Обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.