18. Сущность процессного подхода.

Круговая диаграмма. Функции менеджмента: планирование, организовывание (организация), мотивация, контроль, координация

Эта концепция, означающая крупный поворот в управленческой мысли, широко применяется и в настоящее время. Процессный подход был впервые предложен приверженцами школы административного управления, которые пытались описать функции менеджера. Однако эти авторы были склонны рассматривать такого рода функции как не зависимые друг от друга. Процессный подход, в противоположность этому, рассматривает функции управления как взаимосвязанные.

Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других – это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций. Процесс управления состоит из 4 взаимосвязанных функций: это планирование, организация, мотивация, контроль и координация.

Анри Файоль считал, что существуют 4 исходные функции: планирование, организация, мотивация, контроль. Взаимосвязь между функциями м.б.представлена круговой диаграммой, показывающей содержание любого процесса управления.

Функция планирования - это стадия процесса управления, на которой определяются цели деятельности необходимые для этого средства, а также разрабатываются методы наиболее эффективные в конкретных условиях. В командно-административной системе планирование на п/п выполняло роль инструмента постановки задач подразделениям и распределения ресурсов между нми для реализации жестко заданных сверху целей. Оно также было средством контроля и оценки результатов и создавало основу для стимулирования труда работников п/п. единого метода планирования не существует. Тип планирования и акцент, который делает менеджер в процессе планирования зависят от его положения в организационной иерархии фирмы, т.е.процесс планирования осуществляется соответственно уровню управления. Например: Стратегическое – попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации, оценить, какие тенденции наблюдаются в ее окружении, определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов (высший уровень). Тактическое – в основу должны быть положены промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач (средний уровень). Оперативное – стандарты деятельности вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации (нижний уровень).

Принципы планирования – это принципы, которыми руководствуются при составлении планов. (Полнота – должны учитываться все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации; точность – используются современные методы, средства тактики и процедуры, обеспечивающие точность прогнозов; ясность – цель и меры планирования должны иметь простые и легкие при воспроизводстве формулировки доступные всем членам организации; непрерывность – не одноразовый акт, а непрерывный процесс; экономность – расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым от планирования выигрышем).

Функция организации - это вторая функция управления, задачей которой является формирование структуры организации (элементы – работа, конкретные задания организации и отдельных работников), а также обеспечение всем необходимым для ее норм работы, т.е. создания реальных условий для достижения запланированных целей. Руководитель подбирает людей, поручает им работу, делегирует отдельным людям полномочия или права использовать ресурсы организации.

Функция мотивация - это деятельность, имеющая целью, активизировать людей работающих в организации и побудить их эффективно трудится для выполнения целей поставленных в планах. Для этого осуществляется их экономическое и моральное стимулирование, обогащается само содержание труда, и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития.

Человек, получивший в процессе обучения и повышения квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень его удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цели организации своими целями.

В связи с тем, что существуют различные пути мотивации, менеджер должен:

1. установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудников. Данные критерии, сведенные воедино, формируют личную философию, менеджеры могут создать такую рабочую среду окружения, которая будет способствовать мотивации сотрудников.

2. создать атмосферу, благоприятную для мотивации рабочих.

3. активно общаться со своими сотрудниками, работник должен четко представлять себе и понимать, чего от него ждут. Это важно не только потому, что сотрудники знают об ожиданиях своих менеджеров, но им нужно говорить и о том, как они выполняют свою работу. Прямое общение с руководителем свидетельствует о его доступности в одинаковой мере для всех работников. Обратная связь обеспечивает крепкую основу для мотивации.

Функция контроль - это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации, поэтому главные инструменты выполнение этой функции это наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

Различают три вида контроля: предварительный (осуществляется до фактического начала работы, основным средством является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.), текущий (он осуществляется в ходе выполнения работ, позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций), заключительный (помогает предотвратить ошибки в будущем).

Функция координации - это центральная функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность, главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев организации, путем установления рациональных связей (коммуникации) между ними.

19. Сущность системного подхода.

. Системный подход - это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению.

Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Все организации являются системами, т.к. люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Хороший руководитель должен собирать информацию обо всех существенных элементах организации, для того чтобы диагностировать проблемы и предпринимать корректирующие действия.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему (часы). Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.

Крупные составляющие сложных систем, таких как организация, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Посредством подразделения организации на отделы руководство создает подсистемы внутри организации. Системы такие как отделы, управления и различные уровни управления, - каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом.

Организация как открытая система. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами. На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, материалы, трудовые ресурсы. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в готовую продукцию. Если организация эффективна, то образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются дополнительные входы: прибыль … На выходе организация получает продукцию, услуги, прибыль, социальная ответственность, занимает долю рынка, растет удовлетворение работников.

На системной основе вероятно можно будет синтезировать новые знания и теории, которые будут разрабатываться и появляться в будущем. Однако, теория систем сама по себе еще не говорит руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.