3.2 Технолого-логистическая часть

В рамках технолого-логистической части дипломного проектирования предлагается провести автоматизацию работы продавцов-консультантов с целью сокращения временных издержек, требуемых на ввод данных по каждой операции продажи, и, соответственно повышении скорости обслуживания клиентов

Несмотря на широкие возможности использования современных средств автоматизированной поддержки розничной торговли, к сфере которой относится ООО "Фотэкс", в настоящее время существует возможность повышения эффективности работы продавцов-консультантов за счет автоматизации некоторых функций, выполняемых ими при продажах. Особую важность имеет именно состав работ и конкретной документации, обеспечивающей осуществления процесса продаж, на каждой стадии и этапе осуществления продаж.

В настоящее время переход компаний на более сложные и более эффективные системы управления процессами уже не является чем-то модным или просто прогрессивным стилем руководства, сегодня это уже вопрос выживания. Через несколько лет Россия вступит в ВТО, и нашим компаниям придется бороться с уже отлаженными бизнес – системами западных компаний. И для многих из них это будет последним испытанием.

Многие руководители предпринимают правильные шаги, пытаясь выйти на внешние рынки, например в Восточную Европу или среднюю Азию. Наращивая объемы производства, продаж, устанавливая связи с зарубежными партнерами. И правильно, зачастую это на первый взгляд единственный путь к укреплению своих компаний.

Но при этом, они часто забывают о том, что рентабельность компаний строится не только на объемах продаж или производства, но в не меньшей, а может и большей степени на эффективности труда всех ее сотрудников и подразделений. Неэффективность, не только в силу низкой компетенции сотрудников подразделений или их плохой мотивации на результат, а в силу слабой организованности бизнес-процессов, их архаичности.

На сегодняшний день управление торговлей во многих компаниях определяет политику управления компанией в целом и почти все процессы компаний и интеллектуальные ресурсы направлены на снижение издержек и себестоимости продукции и услуг. Но, к сожалению, многие забывают о том, что необходимо еще не только экономить на всем, на чем можно, но и повышать эффективность работы розничных продавцов.

Для повышения эффективности работы продавцов-консультантов предлагается автоматизировать работу всех салонов. Для внедрения программного пакета для автоматизации работы продавцов-консультантов была выбрана компания "Легит", которая специализируется на автоматизации розничной торговли.

Для фотосалонов в компании был разработан комплекс "Фотоучет", который и предлагается к внедрению в ООО "Фотэкс". Процесс разработки и внедрения систем на базе продукции Легит состоит из этапов:

- серия консультаций с сотрудниками компании-клиента, ответственными за внедрение программного комплекса, определение принципов функционирования последнего;

- определение модульного состава комплекса, оптимального в данном случае;

- корректировка структуры базы данных компании-клиента;

- разработка интерфейса программы;

- обучение сотрудников компании-клиента, непосредственно занятых использованием программного пакета;

- начало эксплуатации, корректировка в соответствии с пожеланиями клиента подсистем регулировки и распределения полномочий, интерфейсных схем;

- консультационное обслуживание, устранение мелких неполадок.

Комплекс "Фотоучёт" разработан для автоматизации всех аспектов фотобизнеса: учёта фотоуслуг, реализации товаров, контроля ресурсов лабораторий и складских остатков, формирования текущей и отчётно-аналитической документации. Предусмотрена возможность подключения внешних устройств (кассовых аппаратов, ридеров магнитных карт) с обработкой поступающей информации в реальном масштабе времени.

"Фотоучёт" позволяет организовать сопровождение дисконтных программ вне зависимости от объёма и структурной сложности клиентской базы.

Пакет состоит из нескольких отличных по назначению модулей, которые могут использоваться как в рамках многофункционального комплекса, так и автономно:

- Фотоучет: Товар

- Фотоучет: Услуги

- Фотопроизводство: Лаборатория

- Фотоучёт: Ремонт

Ниже описаны функциональные возможности каждого из модулей.

Фотоучёт: Товар.

Программный пакет для автоматизации учета услуг в сети фотомагазинов с применением дисконтных карт на магнитной полосе, ведения единой клиентской базы и поддержки накопительной системы скидок.

Комплекс предусматривает поддержку следующих фунций

• Ведение склада магазина, контроль складских остатков

• Работа в сети с числом пользователей до 50

• Формирование аналитической отчётности

• Разделение полномочий сотрудников

• Поддержка считывателя магнитных карт и считывателя штрих-кода

• Ведение продаж по сотрудникам магазина

• Поддержка персональных дисконтных карт и различных вариантов скидок по ним (включая накопительные)

• Поддержка неограниченного числа отделов продаж с возможностью индивидуальной настройки формы для занесения продаж

• Автоматическое формирование документов:

а) товарного чека

б) гарантийного талона

в) отчета по продажам

г) отчета по остаткам

д) товарной заявки на центральный склад (на основании информации о деятельности торговых звеньев и складских остатках).

Фотоучёт:Услуги

Программный пакет для автоматизации учета услуг в сети фотомагазинов с применением дисконтных карт на магнитной полосе, ведения единой клиентской базы и поддержки накопительной системы скидок.

Функциональные возможности:

• Работа в сети с числом пользователей до 50.

• Ведение единой клиентской базы в сети магазинов;

• Автоматический обмен данными между магазином и центральной базой, пересчет накопительных скидок;

• Удаленное управление услугами и клиентами;

• Поддержка неограниченного числа клиентов и собственных торговых точек для отправки заказов;

• Разграничение полномочий руководителя, директора магазина, продавца;

• Поддержка неограниченного числа отделов с возможностью индивидуальной настройки формы для занесения продаж;

• Обязательная авторизация каждой операции по занесению продаж;

• Возможность сопровождения каждого клиента по индивидуальному прайс-листу;

• Индивидуальная настройка механизма расчёта цен для каждого магазина;

• Наличие разнообразных схем дисконтирования

• Поддержка ридеров магнитных карт;

• Гибкие механизмы ценообразования;

• Поддержка бонусов;

• Формирование аналитической отчётности (более 15 видов отчётов и диаграмм).

Фотопроизводство: Лаборатория

Программный пакет для управления производственными ресурсами сети торговых подразделений, занимающихся оказанием фотоуслуг и реализацией товара этого направления.

Функциональные возможности:

• Создание эффективной системы учёта и контроля производственной деятельности, сведение итоговых показателей по которой затруднено из-за территориальной разобщённости торговых представительств. Фотопроизводство даёт возможность компаниям, занимающимся фотобизнесом, оперативно и с высокой степенью точности оценивать деятельность торговых подразделений (магазинов, филиалов) по производству отпечатков, другой продукции данной сферы, контролировать расход ресурсов по таким параметрам, как:

- итоги деятельности по отчётному периоду в разрезе плановых и фактических показателей

- показания счётчиков технологического оборудования;

- отклонения и недостачи.

• Обеспечение удобства работы сотрудников

Пакет позволяет упростить работу операционистов, ответственных за составление периодической отчётности. Интуитивно понятный интерфейс, удобный механизм внесения данных и выявления отклонений, реализованный в виде пошагового Мастера (Wizard), позволяет представить в наиболее. Это существенно снижает вероятность появления ошибок, обусловленных "человеческим" фактором и, кроме того, позволяет упростить организацию обучения.

• Инструмент контроля менеджера высшего звена

Получая своевременную информацию из торговых представительств, ревизор может оперативно оценивать результаты деятельности удалённых подразделений, этому способствует система строгой регистрации всех действий сотрудников, имеющих отношение к получению и использованию ресурсов компании. Поддержка единой базы данных позволяет руководителю в полной мере оценить результативность работы каждой организационной единицы, её соответствие нормативам и предписаниям.

• Целостность и защищённость клиентской базы компании

В соответствии с технологиями, ставшими основой создания распределённых модулей базы данных комплекса, информационные блоки, циркулирующие между центральным офисом и торговыми подразделениями, защищены от несанкционированного изменения, а также сбоев, не связанных непосредственно с работой сотрудников:

- функциональность лабораторного модуля ограничена таким образом, что коррекция поступающей с центрального офиса информации невозможна. Редактируются, таким образом, лишь "исходящие" данные, изменение же ключевых параметров базы остаётся в ведении ревизора;

- предусмотрена периодическая архивация локальных баз на случай аппаратного сбоя;

- целостность базы данных обеспечивается системой уникальных индексов, которая исключает ошибочное совмещение данных, полученных из различных торговых представительств.

Фотоучёт: Ремонт

Программный пакет для автоматизации учета в сети фотомагазинов необходимости ремонта фотооборудования и остатков фотоматериалов.

Функциональные возможности:

• Многоуровневый учёт затрат

• Учёт материальных расходов по видам работ;

• Распределение работ по мастерским;

• Составление планов ремонта по срокам и видам обслуживания;

• Учет ремонта фототехники работ с возможностью сопровождения и модификации базы данных по работам;

• Расчёт заработной платы ремонтных работников;

• Составление отчётности по расходам и затратам за требуемый период.

При автоматизации фотосалона необходимо оборудовать рабочее место кассира, рабочее место менеджера (товароведа).

Для этого необходимо установить на рабочее место кассира POS-систему, с помощью которой будут производиться продажи с учетом всех потребностей.

Для оборудования рабочего места кассира можно использовать готовые POS-системы или же использовать компьютерное оборудование, к которому подключается фискальный регистратор, сканер штрих-кодов (для увеличения скорости обслуживания и простоты товароучета), дополнительно устанавливаются весы, для отпуска весового товара. На Pos-систему устанавливается программное обеспечение для работы фронт-офиса, которое оптимально взаимодействует с товароучетной программой, устанавливаемой на рабочее место менеджера или товароведа. Рабочее место товароведа обустраивается компьютером, к которому подключаются: сканер, принтер печати этикеток, терминал сбора данных. В качестве программного обеспечения устанавливается "Фотоучет", которое существенно облегчает труд товароведа, ускоряет процесс инвентаризации и сводит возможность ошибки при сверке товарных остатков к нулю.

Схема типового решения для автоматизации:

Рисунок 25 – Схема типового решения для автоматизации

Схема автоматизации:

- Для автоматизации рабочего места продавца-консультанта используется программное обеспечение для работы фронт-офиса.

- Для автоматизации рабочего места менеджера (товароведа) используется "Фотоучет"

- Менеджер (товаровед) приходует товар: вносит наименование, цену, количество. Затем производится загрузка данных в рабочее место кассира о товаре, цене и штрих-кодах.

- Кассир, используя сканер штрих-кодов, производит продажу, формирует чек, который пробивается на фискальном регистраторе, а информация о продаже фиксируется в кассовой программе

- По окончании смены результаты продаж передаются в "Фотоучет"

На рабочем месте менеджера (товароведа), приходуют товар. Товарам, пришедшим без штрих-кодов производителя, присваивается уникальный код и распечатывается этикетка на принтере этикеток. Такая же операция проводится для услуг фотопечати – каждой услуге соответствует собственный штрих-код.

Важным этапом автоматизации любого объекта, будь то небольшая торговая точка или крупный магазин, является его оснащение современными контрольно-кассовыми аппаратами.

Привычные кассовые аппараты обладают низкой функциональностью и сложностью ее наращивания, что в некоторых случаях вообще невозможно. Самое привлекательное в них – это низкая цена и простота использования, но, как говорится: "скупой платит дважды". В случае использования компьютерно-кассовых систем функциональность практически полностью определяется программным обеспечением. При этом периферийное оборудование (сканеры штрихкода, дисплеи покупателя, принтеры и т.д.) при необходимости можно подключить через стандартные порты ввода-вывода (COM, LPT, USB, PS/2, WiFi, Bluetooth, IrDa, Ethernet).

Типовая компьютерно-кассовая система состоит из:

- персонального компьютера;

- обычной или специализированной клавиатуры;

- дисплея кассира, как правило, небольшого размера (9");

- сканера штрих-кода;

- дисплея покупателя;

- фискального регистратора;

- денежного ящика.

Всем вышеперечисленным оборудованием управляет кассовая программа Frontol – современная программа класса Front-Office для применения в компьютерно-кассовых системах на базе фискального регистратора.

Таблица 15

Конфигурация ПК для применения комплекса "Фотоучет"

Процессор Pentium 1.3 или выше

Память 256 Мб или выше

Свободное дисковое пространство 1 Гбайт и больше

В соответствие с принятием информационных технологий, которое включает совокупность программных и технических средств, объединяются в одну цепочку для осуществления процесса обработки информации.

Непрерывный контроль над компьютерным процессом позволяет систематически совершенствовать его. Поскольку вся ключевая информация об организации процесса представлена в машинной форме, она может быть очень быстро оценена с применением компьютерных технологий. Пользователи сами с помощью имеющихся средств могут легко вносить изменения в реализуемые процессы. При этом нужно обязательно учитывать человеческий фактор. Технико-организационная адаптация хозяйственных процессов должна осуществляться всегда в сочетании с кадровыми мероприятиями. Постоянное обучение сотрудников должно стать важной составной частью текущего совершенствования процесса.

Привлечение персонала для участия в процессе уже в фазе организации дает определенный эффект обучения. Однако этого явно недостаточно. Внедрение системы означает, как правило, радикальный отход от традиционной организации труда. Даже при максимально благоприятной обстановке использования новой системы необходима интенсивная подготовка персонала (по меньшей мере менеджеров процесса и пользователей), которая в первую очередь должна касаться следующих вопросов:

- Понимания процесса в целом в условиях компьютерной реализации;

- Логики использования системы на каждом рабочем месте;

- Применения прикладного программного обеспечения, необходимого для обработки задач.

Определим трудоемкость выполнения работ по обслуживанию покупателей до внедрения программного комплекса "Фотоучет", что необходимо для последующего обоснования эффективности внедрения системы управления торговлей в ООО "Фотэкс".

Трудоемкость и период выполнения процедур рассматривается для отдельной операции, начиная от оформления необходимых процедур, заканчивая отпуском товара.

Результаты расчетов для одной операции по оказанию фотоуслуг для наглядности приведем и представим в виде таблицы

Таблица 16

Расчет времени операции