6. Справочники

В программе 1С: Предприятие справочники служат для хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов. Также справочники обычно используются для формирования списков возможных значений субконто, то есть для организации аналитического учета.

Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах:

• режим просмотра и редактирования

• режим выбора элемента справочника.

В режиме просмотра и редактирования форма справочника открывается при помощи главного меню программы «Справочники» или «Операции», п. «Справочники».

В режиме выбора справочник открывается только при вводе значения субконто, константы, реквизита документа или реквизита другого справочника нажатием кнопки выбора.

Отличия между двумя этими режимами заключаются в том, что в режиме выбора можно установить курсор на требуемый элемент справочника и по нажатию клавиши Enter или соответствующей пиктограммы на панели инструментов ввести текущий элемент как значение редактируемого реквизита или константы.

Система 1С: Предприятие позволяет организовать многоуровневые справочники до 10 уровней вложенности. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также организовать ведение многоуровневого аналитического учета по счетам.

Система 1С: Предприятие имеет механизм поддержки подчиненных справочников. Такой механизм позволяет связать между собой элементы разных справочников: организации и договора с ними, товары и единицы их измерения, и так далее. У подчиненного справочника каждый элемент связан с конкретным элементом справочника-владельца. При работе в окне подчиненного справочника набор просматриваемых элементов определяется текущим элементом справочника-владельца. Например, если в окне справочника организаций курсор установлен на конкретном элементе справочника (конкретной организации), то в подчиненном ему справочнике договоров будут выведены только договора текущей организации.

Окно справочника, в общем случае, представляет собой таблицу, содержащую как минимум две графы - код и наименование элемента справочника, но может быть и больше.

Справочник может быть многоуровневым, т.е. содержать группы.

Двойной щелчок левой кнопкой мыши по знаку + (или Ctrl+) открывает доступ к элементам справочника, входящим в эту группу. Повторный двойной щелчок (или Ctrl+) закрывает группу. Цвет знака в крайней левой графе для заголовков групп - желтый, для обычных элементов - голубой.

Кроме того, в справочнике могут присутствовать «зачеркнутые» условные знаки, обозначающие помеченные на удаление элементы и группы справочника.

Для просмотра и редактирования реквизитов справочника необходимо установить курсор в строку с нужным элементом и нажать клавишу Enter. На экран будет выдан диалог для редактирования элемента справочника. Для закрытия диалога можно нажать клавишу Esc, кнопку закрытия окна (х) или кнопку формы, которая обычно называется «Закрыть».

Окно справочника обычно содержит панель инструментов для быстрого доступа к наиболее часто используемым командам работы со справочником.

Как уже было сказано выше, строки в справочнике могут быть двух типов: элементы справочника и наименования групп справочника.

Для ввода новой группы в многоуровневый справочник нужно выполнить одно из следующих действий:

• нажать кнопку «Новая группа» на панели инструментов окна справочника

• в главном меню программы открыть меню «Действия» и в этом меню выберите пункт «Новая группа».

Если необходимо, чтобы новая группа, вводимая в многоуровневый справочник, сразу попала в определенную группу справочника, то перед вводом следует перейти в эту группу.

При вводе в справочник новой группы указывается ее код, который может формироваться автоматически или вводиться вручную.

При вводе группы ее код будет проверяться на уникальность и, если он совпадает с одним из кодов, уже имеющихся в справочнике будет выдано сообщение «Код не уникален!». В этом случае код необходимо будет исправить.

Система не проводит различий между кодами элементов справочника и групп элементов, то есть коды группы и элемента не могут совпадать.

Для ввода нового элемента в справочник можно:

• нажать кнопку на панели инструментов окна справочника

• нажать клавишу Ins

• в главном меню программы открыть меню «Действия», в этом меню выбрать пункт «Новый».

Если необходимо, чтобы новый элемент, вводимый в многоуровневый справочник, сразу попал в определенную группу этого справочника, то перед вводом элемента следует перейти в эту группу.

Замечание. Если для многоуровневого справочника отключен показ в виде иерархического списка (пункт «Иерархический список» меню «Действия» главного меню программы), ввод нового элемента в справочник запрещен.

Каждый элемент справочника обычно имеет несколько полей, а иногда и несколько закладок, которые необходимо заполнить. Одни поля заполняются вручную (наименование, сумма), другие заполняются путем выбора из других справочников или перечислений (единицы измерения, ответственное лицо, вид ОС).

Если необходимо очистить поле, т.е. удалить выбранное значение из поля, используется сочетание клавиш Shift+F4.

Справочник можно просматривать с помощью дерева групп, расположенного в левой части справочника. Оно содержит наименования групп справочника и позволяет, во-первых, удобно просматривать структуру справочника, и, во-вторых, быстро переходить к элементам, входящим в конкретную группу справочника.

Для удобства работы дерево групп имеет возможность раскрываться и сжиматься. Знак «+» в узле ветви указывает, что эту ветвь можно раскрыть, для этого достаточно щелкнуть мышью на знаке «+». Ветвь откроет для просмотра следующий уровень, а знак «+» изменится на «-». Закрыть ветвь дерева можно щелчком мыши на знаке «-».

Если клавишами или мышью установить курсор на элементе дерева групп, который не является конечным (т.е. содержит элементы), то нажатием кл. «*» цифровой клавиатуры, можно раскрыть сразу все ветви дерева для этого элемента, и наоборот, нажатием кл. «-» на цифровой клавиатуре можно скрыть все ветви дерева этого элемента.

С помощью дерева групп можно перемещать элементы из группы в группу, для этого нужно выполнить следующие действия:

• раскрыть дерево групп

• курсором отметить группу, в которую нужно перенести элемент

• справа в списке отметить курсором перемещаемый элемент списка

• выполнить команду «Переместить из группы в группу» путем нажатия на соответствующую пиктограмму или выбрав в меню «Действия» команду «Перенести в другую группу».

Элементы справочника могут располагаться либо в алфавитном порядке (сортировка по наименованию), либо согласно кодам (сортировка по коду). Порядок сортировки устанавливается в меню «Действия», пункт «Сортировка».

Удаление элемента справочника, как и любого другого объекта в 1С (операции, документа) осуществляется в два этапа.

1 этап – пометка на удаление.

Установить курсор на удаляемый объект, в меню «Действия» выбрать пункт «Пометить на удаление» или нажать соответствующую пиктограмму на панели инструментов или клавишу Delete. В результате значок элемента будет перечеркнут.

2 этап – удаление помеченного объекта.

Закрыть все окна, в меню «Операции» выбрать пункт «Удаление помеченных объектов». В появившемся окне, содержащем список помеченных на удаление объектов, нажать кнопку «Контроль». Программа проверит удаляемые объекты на предмет их использования в каких либо других объектах (операциях, документах и т.п.). Последующее нажатие кнопки «Удалить» удалит те объекты, которые нигде не использовались.