Когда нужно отвечать на письмо или ответ через неделю

В дружеской переписке допустимо отвечать на сообщения в течение сколь угодного времени. День, три дня, неделя - не было мыслей, были дела, не хотелось писать, не было возможности писать. Словом, главное, чтобы не было взаимных обид. Для деловой же переписки, как уже отмечалось выше, работает железное правило - отвечать нужно в течение суток. Может быть множество корреспонденции, рассмотрение предмета сообщений требует времени, но отвечать на письма по мере работы с ними (два дня, три дня, неделя) - совершенно недопустимо. Но как же тогда быть, если времени разбирать письма нет, а ответить нужно? Достаточно просто написать одну фразу - что-то вроде " Получил Ваше сообщение. Его рассмотрение потребует несколько дней, я обязательно свяжусь с Вами!", нажать на кнопку "Ответить" и вставить эту фразу. Далее, по мере действительного рассмотрения писем, уже писать подробные сообщения.

Отметим, что подавляющее большинство компаний отлично справляется с огромными потоками корреспонденции. Для справки - в лаборатории Касперского (www.kaspersky.ru) клиентам на их обращения отвечают буквально в течение нескольких часов (в любое время суток).

Очень сложный пароль или черный вход в почтовый ящик

Большинство пользователей уже знают, что при регистрации почтового ящика нельзя задавать пароль типа "12345". Но сама система оставляет лазейку для злоумышленников, которые не будут лезть в закрытую дверь, когда есть открытое окно. Вопрос для восстановления пароля предлагает предельно простые варианты ответов, которые очень легко узнать (рис. 5.12):

Рис. 5.12. Вопросы для восстановления пароля к почтовому ящику Mail.Ru.

Если вы действительно ввели номер паспорта при регистрации учетного ящика, то для получения доступа достаточно получить копию паспорта. Это не очень сложная задача, хотя бы для сотрудников отдела кадров, где вы работаете. Почтовый индекс родителей или название любимой книги станут известными из банального анкетирования. Свой вопрос, ответ на который обычно вводится не в форме заковыристого пароля, а вполне человеческим языком, тоже не составит труда подобрать.

Лучше изменить свой пароль прямо сейчас, в настройках почтового ящика.

Выбор имени или зайчик устраивается на работу

Современные сервисы бесплатной электронной почты, такие как Mail.Ru, Яндекс.Почта или Gmail предоставляют действительно надежную и удобную почту, чтобы отдавать ей предпочтение перед корпоративной. Конечно, рабочие дела нужно решать с электронной почты компании, но сколь немного значимые письма, которые можно отнести скорее к личным, чем к рабочим, лучше отправлять со своего личного ящика. И дело даже не в конфиденциальности (см. Лекцию 12), а в том простом факте, что в случае увольнения все контакты потеряются. Но при выборе имени этого самого почтового ящика следует придерживаться следующих вариантов:

Фамилия@yandex.ru

Фамилия.Имя@yandex.ru

Имя.Фамилия@yandex.ru

Фамилия.И.О@yandex.ru

И другие варианты, связанные с фамилиями, именами и отчествами. Правда, если ваша фамилия длинная и сложная, то адрес электронной почты будет трудно использовать адресатам. Особенно, если вы его произносите по телефону (бывает и такое). Особенно тщательно нужно продумать написание адреса, если его транслитерация (написание латинскими буквами) может быть неоднозначной.

Не нужно делать ящики вроде:

Фамилия2008@yandex.ru

Фамилия1970@yandex.ru

Фамилия70@yandex.ru

В первом случае складывается впечатление, что знакомство с высокими технологиями в виде компьютеров началось в 2008 году. Этот ящик хорошо бы смотрелся лет через сорок, но тогда его будут воспринимать уже за год рождения, как во втором варианте. Год рождения не является большим секретом (ну разве что для дам), но и знакомство с него не начинается. В третьем случае адрес наводит на мысли 70 - это что? Вес, возраст, порядковый номер почтового ящика?

И конечно, совсем не нужно использовать ящики с шутливыми, игривыми именами для деловой переписки. Зайчиков, кроликов, лапушек лучше оставить для друзей и семьи.

Адреса типа festvelart@mail.ru скорее всего, будет отнесены к спаму и к адресату не попадут. Вообще, наглядным пособием, какими не должны быть адреса, может служить папка "Нежелательная почта", куда автоматически попадает спам.

Кроме самого адреса электронной почты, не менее важно имя, задаваемое в настройках почтовой программы или веб-интерфейса (рис. 5.13):

Рис. 5.13. Анкетные данные почтового ящика.

Они могут быть заданы в форме:

Имя Фамилия

Фамилия Имя

Фамилия Имя Отчество

Imya Familiya

Familiya Imya

Imya O. Familiya - международный стандарт имени.

Самая распространенная ошибка - это указание имени и фамилии с маленькой буквы:

имя фамилия

imya familiya.

Зачастую это воспринимается как компьютерная неграмотность или небрежность. Да, в подавляющем большинстве случаев поле для ввода пароля не поддерживает регистр, но ваше имя в поле "От" - это не некоторая компьютерная формальность. Регистр имени поддерживался еще тогда, когда электронная почта только зарождалась. Сейчас, также прекрасно поддерживается и отображение имени на русском языке. Впрочем, отдавая дань уважения иностранным адресатам, предпочтительно давать имя транслитом или на английском языке.

Другим примером излишнего самоуважения является задание адреса с заглавных букв:

Imya.Familiya@Company.com

При всем глубочайшем уважении к собеседнику, письмо, написанное как imya.familiya@company.com тоже дойдет. А раз так, зачем заставлять переключать регистр при вводе адреса электронной почты, по общепринятым правилам? Ведь в обычной, устной речи мы не выделяем заглавными буквами имена людей? Также и здесь, самоуважение ничуть не пострадает, даже если мы будем использовать адрес с фамилией из строчных букв.

Skype

С самого начала появления чатов стало понятно, что они не могут считаться инструментом серьезного, а тем более делового общения. Быстрая смена сообщений, обычно отсутствие записи разговоров - словом, чаты созданы для развлечений. Но появление удаленной работы и, соответственно, удаленных сотрудников привело к тому, что возникла необходимость с ними общаться. Формат электронной почты, подразумевающий неспешные ответы, не может подходить для оперативного перебрасывания предложениями и мыслями. Эту нишу заняли Интернет-пейджеры, которые стали одним из стандартов общения в Интернете.

QIP (www.qip.ru) - один из самых удобных Интернет-пейджеров, для обмена сообщениями по протоколу ICQ. Позволяет общаться сразу со многими собеседниками. Но в процессе работы компании часто возникает задача одновременно поговорить со многими людьми, находящихся в разных уголках земного шара. Использование Интернет-пейджеров зачастую бывает невозможным - трудно представить десяток руководителей, увлеченно отстукивающих друг друг сообщения.

Skype (http://www.skype.com/intl/ru/) - программа для голосового общения, не требующая набирать текст для общения. Все, что нужно - компьютер, Интернет и наушники с микрофоном. В сети скайп постоянно проходят скайпкасты - разговоры в прямом эфире, которые могут слушать все желающие (скайпкасты закрыты 1 сентября 2008 года). Для выбора одного из них, после запуска программы переходим на вкладку "В эфире" (рис. 5.14):

Рис. 5.14. Скайпкасты.

Выбрав одну из интересующих тем, мы моментально дозваниваемся и можем слушать организатора, а также участников (рис. 5.15):

Рис. 5.15. Прослушивание Скайпкаста.

Скорости подключения 64 Кбит/сек вполне хватает для прослушивания разговоров с приличным качеством звука. Есть что добавить в беседу? Нажимаем на кнопку "Попросить слова" и после разрешения организатора вы сможете вещать в сеть.

Хочется самому стать организатором? Для этого нужно зайти на сайт https://skypecasts.skype.com/skypecasts/create, вводим свои регистрационные данные, которые используются для запуска самой программы Skype и создаем тему (рис. 5.16):

Рис. 5.16. Создание Скайпкаста (https://skypecasts.skype.com/skypecasts/create).

Выбрав тип "Частные" получим скайпкаст только для своих. Таким образом, можно провести удаленное заседание. Для начала скайпкаста прямо сейчас, выбираем соответствующий переключатель. Если хочется создать запланированное слушание, то следует установить другое время. Продолжительность скайпкаста составляет от 15 мин до 5 часов. Этого достаточно для обсуждения любых вопросов.

В созданном скайпкасте огранизатор начинает работу (рис. 5.17):

Рис. 5.17. Скайпкаст начался.

Ну а к нему будут присоединяться пользователи. На странице https://skypecasts.skype.com/skypecasts/allвыводится список всех текущих вещаний. Обычные гиперссылки, размещенные на веб-странице, являются одновременно и приглашениями к участию (рис. 5.18):

Рис. 5.18. Список текущих скайпкастов (https://skypecasts.skype.com/skypecasts/all).

Skype поддерживает и создание обычных текстовых чатов (рис. 5.19):

Рис. 5.19. Создание чата в Skype.

Чаты могут быть групповыми - закрытыми, или публичными. Впрочем, имея возможность общаться голосом, писать тексты уже не хочется.

Мы рассмотрели лишь некоторые бесплатные возможности Skype. Из первой лекции мы знаем, что главное предназначение Skype - это осуществлять телефонные звонки через Интернет. Разговаривая со скайпа на скайп, через гарнитуру и Интернет, мы также не будем платить деньги. Но звонки со стационарных, мобильных и на стационарные, мобильные телефон - платные. Сколько стоят эти услуги? Цены по России дешевле даже обычных тарифов на междугородние разговоры (рис. 5.20):

Рис. 5.20. Тарификация телефонных звонков для Skype.

Для пополнения счета Skype используются обычные карты VISA или Master Card (рис. 5.21):

Рис. 5.21. Пополнение личного баланса.

Skype поддерживает также видеосвязь - для этого нужна лишь веб-камера и хорошее Интернет соединение.

На сегодняшний день Skype является одним из лидеров голосового общения. Он применяется для эффективного делового общения почти во всех странах мира.

¹⁾ И хотя нужно признать, что "телефон" и "телеграф" были заимствованы когда-то, все же слова вроде "Интернэшнл", "Продакт", "Сэйл" со временем отомрут по той простой причине, что у них уже сейчас есть превосходные аналоги - "Интернациональный", "Продукт", "Распродажа".

²⁾ В браузере Opera - это пункты меню "Инструменты \ Быстрые настройки \ Включить JavaScript и Включить Cookies". ,