10. Планирование и контроль.

Для начала необходимо разработать четкий план действий с конкретными мероприятиями, сроками по его реализации или давая указания по его выполнению, должно предусматриваться распределение всего объема работы во времени по объектам и целям, достижение которых необходимо для выполнения плана.

Единовременные, срочные задания даются в устной форме. Распоряжения и указания должны быть ясными, определенными, четко сформулированными, с тем, чтобы каждый исполнитель точно знал, что ему необходимо делать и за что он лично отвечает. Целесообразно по планам реализации различных задач вести картотеку, в которой указывать контрольные сроки выполнения тех или иных мероприятий. Планы мероприятий на июнь 2012 года и июль 2012 года представлены в Приложении 3 и Приложении 4.

В практике работы предприятий и организаций общественного питания используются различные виды планов-графиков:

• План по подготовке и повышению квалификации кадров по видам подготовки и профессиям.

• План организационно-технических мероприятий по улучшению качества, продукции, труда, обслуживания.

• План развития материально-технической базы.

• График выполнения обязательств.

• План организационных мероприятий по подготовке и переводу предприятий (организаций) на новые условия рыночного хозяйствования.

Разбив общий объем на отдельные направления и этапы, менеджер подбирает конкретных исполнителей. Исполнение решений возлагается обычно на группу работников соответствующих специальностей, руководителей отделов, подразделений.

При подборе исполнителей следует учитывать уровень их квалификации, опыт, организаторские навыки. Исполнители должны быть обеспечены ресурсами (сырьем, продовольственными товарами, бланками документов, оборудованием, денежными средствами и др.), что необходимо для реализации порученной им части общей работы. После разработки плана реализации, определения состава исполнителей, их функций, задание должно быть своевременно доведено до них.

Менеджер должен постоянно контролировать выполнение задания. Задачи контроля – своевременное выявление отклонений от заданной программы, оперативное принятие мер по ликвидации или предупреждению отклонений.

Контроль за выполнением решений осуществляется путем: глубокой проверки положения дел на месте, бесед с исполнителями, получение от них необходимых справок (информации); регулярного заслушивания отчетов ответственных за исполнение лиц (менеджеры и специалисты) на совещаниях; регулярной и систематической информации на совещаниях с администраторами о ходе выполнения планов  работы, осуществление анализа статистических данных о деятельности коллектива, критических замечаний и предложений работников, писем и заявлений.

Практическую работу по контролю за выполнением заданий могут осуществлять: генеральный менеджер ресторана, его заместитель, а также администраторы или менеджеры. В целях четкой организации контроля за исполнением задач в каждом ресторане разрабатывается и утверждается конкретный порядок контроля за выполнением задач. Этот порядок отражается в инструкциях, утверждается приказом руководителя предприятия. В нем должно быть отражено, какие вопросы подлежат контролю, кто, как и когда доводит контролируемые постановления, планы, мероприятия, поручения и т.п. до исполнителей. А также: как обеспечивается наглядность контроля за сроками выполнения, кто ведет контрольные журналы, порядок контроля фактического исполнения и получение об этом соответствующей информации, ее оформления.

По истечении каждого месяца, руководители каждого заведения сети «Глобал Фуд Сервисиз», предоставляют отчеты о доходах и расходах проделанной работы. Пример отчета за июнь представлен в Приложении 5.