Деловые письма (памятка)

”Деловые письма предназначены не для того,

чтобы вызвать восхищение читателя,

а чтобы его убедить и победить…”

(из французского пособия деловым людям)

Деловой этикет вообще – это порядок поведения, установленный в деловом общении. В частности, он проявляетсяв форме изложения текста делового письма,прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах письма.

Язык и стиль письма

Деловое письмо является самым распространенным управленческим документом.

В отличие от приказов, актов, протоколов, в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность,«нестандартность» языка и стиля текста.

Язык делового письма сложился за последние 100-150 лет; его определяют как официально-деловой. В этом стиле выработались особые языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают фиксацию управленческой информации наиболее эффективным образом.

Главное требование, предъявляемоек деловому письму, сводится к тому,чтобы на его основе можно было принять определенное решение.Значит, содержащаяся в нем информация должна бытьточной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей,уводящих в сторону отосновного вопроса.

По сути, язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией.Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

В связи с этим специалистам фирмы целесообразно подготовить шаблоны основных разновидностей деловых писем и в дальнейшем их использовать при написании конкретных писем.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

• точность, ясность выражения мысли;

• лаконичность (от греч. lakōnikos=немногословный) и краткость текста;

• нейтральный тон изложения.

Точность изложенияпредполагает однозначность понимания содержания письма автором текста и его адресатом. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы. Она достигается путемправильного построения предложений, использования специальной отраслевой терминологии, устойчивых языковых формул и сочетаемости слов в каждом предложении.Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в нейтральном официально-деловом стиле.

С помощью уточнений, дополнений, уместных причастных и деепричастных оборотов и других языковых средств можно конкретизировать детали письма.

Нейтральность тонаявляется нормой делового документа, поскольку официальная управленческая информация формальна по своему характеру и должна быть лишена слов с эмоциональной и экспрессивной окраской (междометий, слов с суффиксами преувеличения, пренебрежительными).

Деловые письма обладают правовой значимостью,поэтомуих стильдолжен удовлетворять определенным требованиям:

Что понимают под стилем делового письма?

Стиль Вашего письма — это то, как оно написано. Стиль создается, когда учитывается целый ряда факторов и правил, начиная со стратегии деловых отношений с потенциальным Вашим адресатом и включая основную тематику письма, используемые слова, структуру предложений, общую длину текста и его внешний вид. В идеале должен выбираться стиль,подходящий для получателя и четко выражающий цель Вашего сообщения.

Подытожим общие требования к тексту делового письма:

• пишущий деловое письмо должен ясно представлять, чего он хочет добиться от адресата;

• текст этого финансово-юридического документане должен допускать нескольких толкований, поэтому суть дела должна быть изложена ясно, доказательно и (по возможности) кратко;

• следует избегать длинных, запутанных фраз, с несколькими разнотипными придаточными предложениями и оборотами;

• текст должен быть четко структурирован,с выделением главных мыслей/тезисов (и в виде подрубрик – их деталей).

1

2/ Так,русский, литовский, латынь, французский, испанский, греческий, древнеиндийский, английский, немецкий, вымерший хеттскийи ряд других живых и мертвых языков вместесоставляют индоевропейскую семью языков. Она возникла в результате распадения общеиндоевропейского языка-основы (праиндоевропейского) и длительного самостоятельного развития его обособившихся территориальных ответвлений - диалектов, постепенно превращавшихся в отдельные, хотя и родственные между собой языки.

3/Славянские: восточные-русский, украинский, белорусский; западные - польский, чешский, словацкий, верхне- и нижнелужицкий; южные - болгарский, македонский, сербскохорватский, словенский. К южной группе принадлежит и мертвый старославянский (древнеболгарский) язык.

39