Глава 3. Реализация управленческого решения

3.1. Осуществление принятого решения

Решение принято. Каким образом оно проводится в жизнь? Во-первых, это зависит от того, сам ли принявший решение будет его осуществлять, либо реализация решения будет возложена на других работников. В первом случае субъект принятия решения в рамках предоставленных ему полномочий самостоятельно предпринимает необходимые действия. Во втором случае все определяет масштаб принятого решения. Если решение локальное, затрагивает одного или нескольких работников и не вносит радикальных изменений в их функции, то его осуществление может быть сведено к устным указаниям исполнителям. Если же решение масштабное, затрагивает ряд подразделений, или носит радикальный характер, то его осуществление может представлять достаточно сложную задачу, связанную с выполнением общих функций управления. То есть, необходимо спланировать и скоординировать необходимые действия. Организовать выполнение действий по реализации решения, определив задачи отдельных работников, обеспечив их необходимыми ресурсами, предусмотрев при необходимости адекватные меры стимулирования и т. п. Понятно, что в этом случае невозможно обойтись устными указаниями, необходима разработка целого ряда управленческих документов, в частности, приказа или распоряжения. Осуществление масштабного решения требует проведения с исполнителями большой подготовительной работы. Если степень коллегиальности в организации достаточно высока, и работники принимали участие в анализе возникшей проблемы, поиске причин ее возникновения и принятии решения, то они вполне готовы к работе по его осуществлению. В противном случае необходимо разъяснить смысл намечаемых преобразований, роль в них каждого работника, прогнозируемые результаты и т. п.

Иногда принятое решение целесообразно осуществить вначале в порядке эксперимента, т. е. реализовать его либо временно, либо в ограниченных масштабах. Необходимость в проведении эксперимента возникает чаще всего тогда, когда трудно или даже невозможно предвидеть все последствия принятого решения. При проведении эксперимента важно обеспечить его чистоту. Под чистотой эксперимента в данном случае понимают такие условия его проведения, при которых можно однозначно судить о влиянии на объект или процессы именно тех изменений, которые предусмотрены принятым решением, а не других воздействий, в том числе случайного характера.

Управленческие решения для часто встречающихся, типовых задач описываются в нормативных документах, устанавливающих порядок осуществления управленческой деятельности.

Одной из проблем, которую приходится решать руководству организации, является вопрос о степени детализации управленческой деятельности. При этом определяется целесообразность наряду с положениями о подразделениях и некоторых видах деятельности, должностными и иными инструкциями, разрабатывать процедуры выполнения отдельных управленческих работ (см. таблицы 2 и 3)¹³.

Таблица 2

Декомпозиция управленческой деятельности и соответствующие нормативные документы

Виды управленческой деятельности	Нормативные документы
Функции управления	Структура управления
Функции управленческого подразделения	Положение о подразделении
Обязанности работника аппарата управления	Должностная инструкция
Управленческие работы (подфункции)	План-график выполнения управленческих работ
Операции	Процедура выполнения управленческих работ

Функции управленческого подразделения - управленческая деятельность постоянного характера, конкретизирующая функции управления.

Обязанности работников аппарата управления - управленческая деятельность постоянного характера, конкретизирующая функции подразделения.

Наиболее типичная структура положения о подразделении и должностной инструкции включает четыре раздела:

1. Общие положения

2. Функции (обязанности)

3. Права

4. Ответственность

Управленческая работа (подфункция) - управленческая деятельность, конкретизирующая обязанности работника с указанием результата и срока (периода) выполнения.

Операция - этап управленческой работы, заканчивающийся самостоятельным промежуточным результатом.

Процедура - совокупность операций по выполнению управленческой работы (подфункции) с приложением форм (образцов) заполняемых документов.

Таблица 3

Декомпозиция управленческой деятельности службы управления персоналом

Вид управленческой деятельности	Содержание управленческой деятельности
Функция управления	Управление персоналом
Функция подразделения (фрагмент)	Прием, перевод и увольнение работников. Учет кадров. Оценка деятельности работников.
Обязанности сотрудников, осуществляющих учет кадров (фрагмент)	Ведение картотеки работающих. Ведение личных дел сотрудников. Ведение трудовых книжек.
Управленческие работы (по выполнению функции 2.2)	Формирование личных дел сотрудников, принятых на работу Внесение изменений в личные дела. Сдача в архив личных дел уволенных работников.
Операции (процедура выполнения управленческой работы 2.2.2)	Печатание выписок из приказов об изменениях в должности, окладе, месте работы и т.п. Подшивка выписок и оснований (заявлений, служебных записок и т.п.) в личные дела

Пример процедуры минутного поощрения (К. Бланшард и С. Джонсон)¹⁴:

1. Поощрять незамедлительно после удачного действия

2. Предупредить работника, что вы намерены дать оценку их деятельности

3. Подробно объяснить, в чем заключается успех

4. Дать понять отличившемуся сотруднику, что вам приятен его успех, и что он пойдет на пользу организации и всем, кто в ней работает

5. Сделать небольшую паузу, чтобы дать сотруднику прочувствовать, насколько вы довольны

6. Настроить человека на то, чтобы он стремился повторить удачные действия

7. Пожать руку или прикоснуться к человеку так, чтобы он убедился в вашем искреннем отношении к его успеху в организации

Разработка положений, инструкций и управленческих процедур является важным вспомогательным средством в принятии эффективных организационных решений по ситуациям, повторяющимся с определенной частотой.

Преимущества разработки системы нормативных документов для решения типовых задач являются:

1. Снижение вероятности ошибок при выполнении функциональных обязанностей

2. Повышение ответственности работников за выполнение должностных обязанностей

3. Более быстрое и качественное вхождение в должность вновь принятых работников.

4. Эффективная взаимозаменяемость работников.

5. Увеличение времени работников на содержательную проработку вопросов.

6. Возможность постоянного совершенствования управленческой деятельности.

Много лет назад один из представителей так называемой «классической школы управления» Гаррингтон Эмерсон писал:

«Предприятие, лишенное стандартных инструкций, неспособно к неуклонному движению вперед... Пять лет планового и регистрируемого движения вперед дают больше, чем двадцать лет случайных попыток, результаты которых остаются только в памяти сменяющихся служащих».

Этот тезис и сегодня, спустя десятилетия продолжает сохранять свою актуальность.