13.7. Техническое обеспечение и механизация труда служащих
К средствам технологического оснащения процессов управленческого труда относится организационная и вычислительная техника.
Оргтехника. К средствам оргтехники относится значительное количество устройств и приспособлений. В общем виде можно выделить простые орудия и приспособления, управленческие машины для получения и фиксации данных, их копирования и размножения, средства связи. К средствам оргтехники можно отнести такие важные компоненты техники управления, как носители информации и средства оборудования служебных помещений.
Носители информации, доступные для непосредственного восприятия человека, делятся на фиксированные и нефиксированные. Нефиксированные – звук, свет; фиксированные – писчая бумага, специальные бумаги, карточки, стекло, металл, пластик, специальные покрытия и т.п. Кроме того, в технике управления выделяются носители, используемые в управленческих машинах (магнитные ленты, дискеты и т.п.).
Вычислительная техника. Эту группу средств составляют микрокалькуляторы, ПЭВМ, большие ЭВМ, устанавливаемые в вычислительных центрах, компьютерные счётно-решающие системы, АРМ.
К настоящему времени определились два основных направления механизации и автоматизации управленческого труда. Первое осуществляется путём внедрения современных электронно-вычислительных систем, разработки экономико-математических методов и моделей и использования на их основе АСУ; второе – посредством применения оргтехники и разработанных на её основе организационных проектов и систем комплексной механизации управленческого труда.
Средства оргтехники в зависимости от характера работы с информацией можно объединить в следующие основные группы.
Средства изготовления документов. Основная часть документов, создаваемых в аппарате управления, изготовляется на пишущих машинках (широко применяется и компьютерный набор). Наряду с пишущими машинками в последние годы применяются пишущие автоматы (фирмы «Супертайпер», «Селектродат», «Адвокат», «Оргтекст – 2Д» и др.) – устройства, автоматизирующие процесс составления текстовых документов.
Для изготовления документов (счетов-фактур, товарно-транспортных накладных и др.) в торговле широко применяются различные типы фактурных машин.
Значительно повышают производительность труда в управлении регистраторы информации, одновременно создающие первичные документы и машинный носитель информации.
Диктофонная техника избавляет аппарат управления от необходимости готовить рукописные черновики документов, обеспечивает более равномерную загрузку машинисток, повышает производительность их труда на 40%. Кроме того, ускоряется время прохождения и обработки поступающей информации.
Средства обработки информации. Сюда входят устройства для вскрытия и заклеивания конвертов, фальцевальные машины и устройства, адресованные и штемпевальные средства, средства скрепления и склеивания документов и др. В условиях АСУ средства обработки информации обеспечивают управление ходом решения задач по заданным алгоритмам и осуществляют обмен информацией с устройствами ввода-вывода, с внешними запоминающими устройствами, с линиями связи. Сюда входят также вычислительные машины, комплексы и процессоры с оперативной памятью различных типов ЭВМ.
Средства копирования и размножения документов. Современная копировально-множительная техника представлена большим числом разнообразных устройств. В практике сложилось несколько методов копирования – светокопирование, фотокопирование, термокопирование, электрографическое копирование и др. Наиболее прогрессивным методом является электрография и микрофильмирование. Эффективность микрофильмирования состоит в повышении оперативности поиска хранящейся информации, экономии (до 90%) площади архивных помещений. Наиболее часто используются ксероксы различных модификаций.
Средства хранения, группировки и поиска документации. Практика управления требует организации централизованного хранения информации. Для этой цели используется специальное оборудование для хранения документов (блоки подвесного хранения, специальные шкафы, секционные и подвижные стелажи), различного рода компьютерные системы.
Средства передачи информации. Эти средства должны обеспечивать передачу информации, возможность функционирования других систем управления внутри организации и за её пределами. Они входят в число основных систем технологической базы управления, которые включают системы профессиональной радиосвязи (радиостанции, радиотелефоны) и радиотелефонные системы; директорские компьютеры; автоматические номеронабиратели; автоответчики и различного рода селекторные устройства.
Механовооружённость управленческого труда. Для сравнения состояния механовооруженности труда служащих аналогичного профиля предприятий или различных управленческих подразделений внутри одного предприятия пользуются показателем (коэффициентом) механовооружённости труда, который определяется по формуле
,
(13.7.1)
где
– коэффициент (показатель) механовооруженности
труда служащих, тыс. руб.;
– стоимость технических средств
технологического оснащения процессов
управленческого труда, тыс. руб.;
– численность управленческого персонала
в организации (звене управления –
отделе, службе), чел.
Механовооружённость управленческого труда там на предприятии или в подразделении выше, где на одного работника аппарата управления приходится наибольшая сумма стоимости используемых технических средств.
При работе названного показателя очень важно обратить внимание на состояние использования имеющейся в организации управленческой техники. Не следует принимать в расчёт на данный момент законсервированную или ещё не установленную технику, а также выведенную из строя.