6.4. Взаимосвязь функций управления
Все общие (основные) функции взаимно проникают друг в друга. Так, например, планирование организуется, мотивируется, контролируется, осуществляется руководство им. Организация планируется, мотивируется, контролируется и т. д. В состав каждой конкретной функции включаются все общие функции. Получается, что в любом управленческом подразделении выполняются все три группы функций управления (общие, конкретные и специальные), которые тесно взаимодействуют между собой во времени и пространстве и образуют комплекс видов деятельности, осуществляемых субъектом управления при воздействии на объект управления.
Совокупность всех функций управления, выполняемых руководителями, специалистами и техническими исполнителями в управляющей системе, формирует содержание процесса управления, который будет рассмотрен в отдельной теме.
Взаимосвязь общих и конкретных функций управления можно проследить на приведенной схеме (рис 6.4.1).
Рис 6.4.1.
Как видно на схеме, каждая конкретная функция, выполняемая тем или иным управленческим подразделением, включает в свой состав все общие (основные) функции управления. Этот принципиальный момент следует учитывать при регламентации и анализе управленческих работ, а также построении организационной структуры и формировании процесса управления.
Все перечисленные нами функции управления «работают в одной упряжке», готовя управляющее воздействие, направленное на определенный объект управления. В подготовке управляющего воздействия принимают участие многие управленческие подразделения на различных уровнях управления, выполняющие при этом все группы функций управления.
Посмотрим картину подготовки управляющего воздействия по различным вопросам производственно-хозяйственной деятельности на примере сборочного цеха завода стиральных машин (рис. 6.4.2.).
Рис 6.4.2.
Число занятых подготовкой управляющего воздействия участников зависит от характера воздействия (носителя информации). Если воздействие – трудовые нормативы, то его участниками являются: отдел труда и заработной платы, нормативно-исследовательская лаборатория (бюро) и цеховое бюро труда и заработной платы. Если воздействие – технология и режимы работы оборудования, то его готовит служба главного технолога (ОГТ). Для подготовки совокупности управляющих воздействий для такого объекта управления, как цех, являющийся частью производства, привлекаются почти все управленческие подразделения на различных уровнях управления.
6.5. Функция управления как объект регламентации и анализа
Управленческий труд, как и труд по производству продукции и услуг, должен быть организован на научной основе. Только при таком условии может быть обеспечена рентабельность предприятия и его конкурентоспособность. Важнейшим принципом научной организации труда по управлению производством является регламентация функций управления или управленческих работ.
Принцип регламентации означает установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций, нормативов, основанных не на произволе лиц, наделенных властью, а на объективных закономерностях, присущих научной организации труда.
Труд любого работника аппарата управления (служащего) состоит из функций, работ и операций и речь должна идти о регламентации такого труда по трем направлениям (объектам регламентации), которыми являются:
• содержание;
• результаты;
• затраты труда.
Регламентация содержания труда призвана решать следующие задачи:
• определить перечень функций, работ и операций, которые должны быть возложены на служащих в соответствии с целями и задачами предприятия;
• определить содержание, объем, периодичность и формы информации, необходимой для выполнения служащими возложенных на них функций, работ и операций;
• распределить функции, работы и операции между управленческими подразделениями в соответствии с принципами рационального разделения труда и построения организационных структур и закрепить их в положениях о подразделениях;
• установить конкретные должностные обязанности каждого работника по выполнению определенных функций, работ и операций исходя из требований рационального разделения труда и использования квалификации работников с закреплением в должностных инструкциях.
Регламентация результатов труда решает следующие основные задачи:
• установить перечень показателей, характеризующих важнейшие результаты деятельности служащих предприятия в целом и каждого структурного подразделения, исходя из главного критерия – степени влияния рассматриваемых частных результатов на реализацию конечных целей организации;
• установить порядок количественной оценки каждого показателя, характеризующего результаты коллективного и индивидуального труда служащих;
• создать основу объективной оценки итогов работы служащих, развития их творческой активности, определения вклада каждого коллектива и работника в достижение общих результатов деятельности предприятия.
Для решения перечисленных задач целесообразно разработать типовые перечни показателей результатов труда служащих, методы их количественной оценки.
Регламентация затрат труда имеет целью установить нормы количества и качества труда, необходимого для выполнения возложенных на служащих функций, работ и операций, а также для достижения требуемых результатов. Эта регламентация базируется на создании и использовании типовых и разработанных на их основе норм времени, норм обслуживания, нормативов численности, квалификационных справочников и других нормативных материалов по управленческому труду.
Для определения трудоемкости управления в структурном подразделении необходимо учесть затраты по всем специальным функциям (работам) и всем общим (основным) функциям и произвести расчет по формуле
, (6.5.1)
где
–
трудоемкость управленческих работ,
час;
–
трудоемкость специальной функции i-го
вида, ч;
–
трудоемкость основной функцииj-го
вида, ч; i
= 1, 2, … n
– число специальных функций; i = 1, 2, … m
– число основных функций.
На основе трудоемкости выполняемых в подразделении функций, работ и операций за определенный период (месяц) можно рассчитать требуемую численность управленческого персонала. Прямой метод расчета затрат труда на управленческие работы связан с известными трудностями. Поэтому наиболее приемлемы косвенные методы.
Анализ функций управления. Цель анализа функций управления заключается:
• в установлении отношений между элементами системы, осуществляющими функции управления, и их свойствами;
• в определении направления, интенсивности и количества связей, стоимости их реализации.
При проведении анализа надо учитывать требования, предъявляемые к формированию и регламентации функции управления. К ним относятся:
• четкое определение и структурное обособление объектов управления и структурное обособление объектов управления на основе разработанных критериев;
• выделение конкретных функций управления, видов работ и операций;
• четкое разделение труда между функциональными и линейными органами управляющей системы;
• наличие положений о структурных подразделениях управляющей системы и должностных инструкций работников.