1.6 Требования к экспертам

К специалистам-экспертам в частности и к комиссии, занимающейся аудитом, в целом предъявляются достаточно жесткие и противоречивые требования:

• сочетание научного, практического и житейского опыта;

• баланс знаний по специальности (тематике работы) и рынку (основные понятия менеджмента/маркетинга);

• рациональное сочетание между количеством привлекаемых интервьюеров из самой организации и внешних специалистов;

Главные требования к аудитору - безупречная честность, независи­мость, должная профессиональная подготовка.

1.7 Стадии технологического аудита

1. Исследование технологического состояния производства.

2. Анализ результатов исследования.

3. Разработка стратегии, направленной на получение лидирующих позиций на имеющихся рынках и выход на новые за счет повышения качества выпускаемой продукции, внедрения прогрессивных инновационных технологий и снижения затрат на предприятии.

4. Разработка комплекса организационно-технических мероприятий по реализации разработанной стратегии, включающего в себя: - мероприятия по повышению эффективности планирования; - мероприятия по оптимизации структуры служб технологической подготовки производства; - мероприятия по оптимизации технологической структуры предприятия; - мероприятия по совершенствованию парка технологического оборудования; - мероприятия по внедрению прогрессивных технологий и форм организации технологических процессов; - мероприятия по снижению затрат на производство продукции.

1.8 Этапы технологического аудита

1. Встреча с руководителем отдела.

2. Сбор предварительной информации об отделе (включая статьи, отчеты, брошюры, и т.д.).

3. Разработка анкеты (для каждого заказа - индивидуально), отбор тех сотрудников, которых нужно интервьюировать.

4. Размножение анкет, анкетирование, сбор и анализ анкет.

5. Интервью.

6. Вводная беседа.

7. Обзор первоначальной информации и анкеты для уточнения наиболее важных вопросов.

8. Выводы и заключительные вопросы, осмотр лаборатории и оборудования вместе с интервьюируемым.

9. Отчет.

10. Выявление специфических возможностей.

11. Обратная связь и уточнение неясностей до окончания отчета.

Имеется несколько обязательных стадий технологического аудита.

1) На первой стадии важно определить конечные цели проводимого аудита, обсудив это с руководителем отдела или организации. Чтобы проводимый аудит был эффективным, он должен быть поддержан администрацией института/отдела. Без такой поддержки невозможна эффективная оценка потенциала организации. В первую очередь на стадии такой подготовки собирают информацию о данном подразделении. Необходимо собрать информацию в одном месте: публикации, брошюры, отчеты. Эта информация затем используется для составления анкеты при непосредственном проведения аудита. Каждая организация в чем-то отличается, так что лучше всего разрабатывать анкеты специально для данной организации.

Процедура анкетирования:

1. Сотрудники должны быть информированы о целях и методах технологического аудита. Их участие и поддержка должны быть обеспечены уже на начальной стадии

2. Следует применять краткие анкеты, которые служат также для того, чтобы сфокусировать внимание людей на процессе технологического аудита

3. Следует предварительно определить список сотрудников, которые должны быть проинтервьюированы (и/или которых следует опросить с помощью анкет)

4. Анкеты должны быть обработаны сразу после их сбора

5. Необходимо отобрать аудиторскую группу. Интервьюеры должны понимать важность научно- технической работы, иметь широкий кругозор и опыт работы

6. Проведите интервью

7. По результатам интервью необходимо составить тезисы, в которых отразить выявленный потенциал, возможные пути трансфера технологии и предлагаемые действия

8. Эти тезисы следует передать интервьюируемому сотруднику для комментария и правки до принятия окончательных выводов

Анкетирование в целом является очень эффективным способом сбора информации, которая затем образует основу и для оценки технологии. Часто для людей предпочтительнее написать, чем просто о чем-то рассказать члену аудиторской комиссии.

Понятно, что самооценка не может дать объективной картины, но точно так же оценка только посторонним аудитором чаще всего слабо отражает объективный потенциал технологии; поэтому лучше всего работать совместно. Опыт европейских и американских компаний показывает, что технологический аудит лучше всего начинать с анкетирования сотрудников (причем и содержание вопросов анкеты, и подбор анкетируемых в каждом конкретном случае могут меняться), после чего по результатам анализа анкет становится ясно, кого из анкетируемых следует пригласить для очного собеседования.

2)Когда вы продвигаетесь к стадии, на которой проводятся персональные интервью, лучше всего, если их проводить придет кто-то со стороны. Опыт показывает, что так лучше, чем если интервью проводит кто-то из отдела. Причина в том, что человек извне может привнести новый взгляд на организацию, какие-то новые идеи. На стадии интервью эксперты-аудиторы должны объяснить, зачем и почему делается оценка, каковы потенциальные преимущества, которые могут появиться у отдела в результате этого аудита. К этому моменту они уже сделали обзорный анализ информации, содержащейся в анкетах, и поэтому могут задать дополнительные вопросы по существу. Может быть, что-то в анкете показалось особенно важным и необходимо собрать больше информации по этому вопросу. Или напротив, в анкете что-то неясно, и теперь вы хотите с помощью интервью получить необходимые пояснений. В любом случае внешний эксперт должен иметь личный взгляд на тематику, технологию, оборудование и на другие существующие возможности коллектива, на институт и лабораторию, и помочь сотрудникам, чтобы они сами увидели, что они собой представляют.

При собеседовании очень важно, чтобы интервьюер был достаточно компетентен в тех вопросах, которые предполагается уточнить или выяснить; если уверенность в достаточной компетентности отсутствует, лучше пригласить для участия в беседе стороннего специалиста (эксперта) в данной области. Возникает, правда, щекотливый вопрос о сохранении конфиденциальности информации, сообщенной в ходе интервью, и не менее щекотливый вопрос о дублировании направлений работы интервьюируемого и приглашенного эксперта. В опыте западных фирм эти вопросы решаются с помощью соответствующих обязательств, отраженных в договоре заказа на технологический аудит; в случае же, если приглашенный специалист на основной своей работе решает ту же (или близкую) техническую задачу, что и интервьюируемый, специалист обязан немедленно заявить самоотвод и устраниться от участия в аудите. Но в значительной мере успешная работа по технологическому аудиту возможна лишь при высоком уровне взаимного доверия участников, предполагающем и соответствующий уровень порядочности, т.е. "доброе имя" аудиторов играет в известной степени определяющую роль.

3)Последней фазой аудита является написание письменного отчета, в котором отражены выявленные новые специфические возможности для предоставления новых услуг. для коммерциализации технологий, о которых в организации до этого не знали. Написанный отчет следует передать обратно в отдел для подготовки комментария, добиваясь эффекта обратной связи.

Более эффективно, пожалуй, сочетать письменное анкетирование и персональные интервью.

Цель технологического аудита - выявление сильных сторон работы сотрудников организации - заказчика, поэтому акцентирование на слабых сторонах ни при анкетировании, ни при собеседовании недопустимо, т.к. оно чаще всего приводит к безрезультатности (а точнее, к необъективным результатам, что в данном случае одно и то же).

Окончательная оценка технологии должна проводиться обязательно с участием ее автора или разработчика.