Занятие №17-18 / Жилина О.А., Романова Н.Н. - Русский язык и культура речи. ч.2. Культура деловой речи - 2007

Задание 20. Прочитайте текст докладной записки. Найдите ошибки, допущенные ее автором. Отредактируйте и правильно оформите текст документа.

Докладная записка Председателю правления колхоза «Заря»

тов. Краснову Г.Ф. Сдача объекта в вашем колхозе задерживается по вине правления. Окончание строительства автоматизированной линии по раздаче кормов на животноводческой ферме в д. Матвеевка срывается из-за отсутствия на месте нужного диаметра труб для во-

допровода.

Обращаю ваше внимание на вашу личную заинтересованность за окончание строительства до наступления периода содержания скота на фермах.

И. о. гл. инженера стройуправления Мешков Н.И.

Задание 21. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о необходимости обеспечения отдела четырьмя компьютерами. Остальные данные укажите самостоятельно.

Задание 22. А. Составьте докладную записку от имени начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика. Остальные данные укажите самостоятельно. Б. Составьте объяснительную записку от имени главного механика. Помните о том, что документ должен быть убедительно написан и правильно оформлен.

Задание 23. Составьте докладную записку, состоящую из двух частей – констатации сложившейся сложной ситуации в вашем учреждении и ваших предложений по ее разрешению. Укажите необходимые реквизиты.

Задание 24. Изложите текст любой выбранной Вами сказки в стиле официально-деловой речи. Составьте все возможные (применительно к этому тексту) типы распорядительных документов, используя необходимый стиль и соответствующие реквизиты.

Задание 25. Прочитайте текст донесения из юмористического рассказа А.П. Чехова. Напишите свой вариант, соответствующий современным языковым требованиям.

90

Его благородию г. Приставу 2-го стана ДОНЕСЕНИЕ

Честь имею донести Вашему благородию, что в Михайловской роще близ Старой балки, перейдя мостик, усмотрен мною без всяких признаков жизни повесившийся труп мертвого человека, назвавшийся, как видно из бумаг, отставным рядовым Степаном Максимовым Качаговым 51 года. Из сумы и прочих рубищ явствует, что он нищий. Кроме веревки, никаких последствий на теле не оказалось, вещи же полностью при нем. Причины такого самоубийства мною не обнаружены, но все от водки. Жабровские мужики видели, как он выходил из кабака. Прикажете протокол писать или вашего благородия дождаться?

Урядник Денис Ч.

Задание 26. Прочитайте образцы писем. Обратите внимание на оформление. Установите: сколько фирм участвует в переписке; каковы взаимоотношения между этими организациями; ситуации, в которых эти письма были написаны. Попытайтесь охарактеризовать участников переписки как деловых партнеров. Задание выполняется устно.

Уважаемый Алексей Сергеевич!

В связи с тем, что Ваша фирма является эксклюзивным поставщиком копировальной техники фирмы «Toshiba» на россий-

91

ский рынок, прошу Вас выслать нам по одному экземпляру иллюстрированных каталогов копировальных машин, рекламированных Вами в журнале «Компьютерные новости» № 5 за 2005 г.

О поставке копировальной техники Уважаемый Алексей Борисович!

Сообщаем, что Ваша просьба о поставке копировальной техники фирмы «Toshiba» не может быть выполнена из-за отсутствия указанных Вами модификаций аппаратов на складе в настоящее время.

92

Об оплате счета Уважаемый Алексей Борисович!

Напоминаем Вам о том, что в соответствии с договором № 345 о поставке комплектующих изделий и расходных материалов Ваша задолженность по оплате составляет 120 000 рублей.

Просим Вас оплатить счет не позднее 15.06.2005 г.

12.05.2005 г. № 12-25

О поставке комплектующих изделий Уважаемый Александр Владимирович!

Руководство фирмы «Эльф», рассмотрев Ваше письмо от 25.04.2005, сообщает: фирма готова поставлять комплектующие изделия и расходные материалы.

Переговоры об условиях поставки проведут руководители отделов фирмы. Предполагаемое время переговоров 11.07.2005 г.

5.

Выставочный центр «Экспоцентр»

103014, Москва,

Красногвардейский бульвар, 2 тел.

факс р/сч.

93

Об открытии выставки

19 мая с. г. откроется экспозиция систем связи, средств телекоммуникаций, компьютеров и оргтехники «Связь-Экспоком».

Заявки на участие в выставке просьба направлять до 10 мая по адресу: 103014, Москва, Красногвардейский бульвар, 2. Телефон

«Экспоцентра»: 255-37-99.

Задание 27. Прочитайте языковые обороты, взятые из деловой корреспонденции. Устно предложите более короткую (правильную) запись этих оборотов без потери информативности.

Абсолютно новый документ; собранные вместе материалы; продолжающиеся далее инциденты; сотрудничать вместе с Вами; каждый в отдельности считает, что...; приложенное при этом заявление; точно совпадающие данные; повторите снова Ваше предложение; все еще остается нерешенным; я прошу Вас.

Задание 28. Прочитайте предложения. Прокомментируйте и письменно исправьте допущенные ошибки.

1. Пишите Ваши инициалы полностью. 2. Сообщаем наши реквизиты: Москва, 123298. Ул. Народного Ополчения. 3. Сим письмом извещаем Вас, что вышепоименованный документ приобщаем к делу. 4. Не откажите нам в любезности и пришлите, если это Вас не затруднит, проект Устава фирмы. 5. Институт просит представить Ваши экспонаты для выставки в приемлемом для экспонирования виде. 6. Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить. 7. Обращаюсь к Вам с убедительной просьбой прислать срочно необходимую документацию. 8. Мы просили бы Вас сообщить нам результаты эксперимента.

Задание 29. Представьте, что Вам нужно подготовить деловые бумаги в следующих ситуациях.

1.

Ваша фирма сотрудничает с организацией, поставляющей вам какие-либо товары. На последней встрече представителей фирм была достигнута договоренность о поставке новой партии товаров. Вам поручено написать письмо, в котором необходимо подтвер-

94

дить достигнутую договоренность и запросить информацию об условиях этой поставки. Название товаров выберите сами.

Напишите текст такого письма-запроса, указав:

1)адресотправителя(любой) идругиенеобходимыереквизиты;

2)название должности получателя, адрес (любой) и другие необходимыереквизиты;

3)дату отправления письма;

4)тему письма.

В основной части письма следует:

1)обратиться к адресату;

2)указать основание написания письма;

3)выразить просьбу о поставке новой партии товаров с указанием условий, возможных льгот;

4)выразить дополнительную просьбу об указании веса, стоимости упаковки, возможных сроках поставки, направлении технической спецификации;

5)закончить письмо соответствующей формулой речевого этикета, написать, что ожидаете ответа.

2.

Вы – представитель фирмы, сотрудничающей с организацией, которая сообщила вам о проведении международной выставки. Ваша фирма хочет участвовать в этой выставке. Для участия в ней вы подготовили необходимые материалы (соответствующую заявку, список товаров, которые будут экспонироваться на выставке, а также проспекты, каталоги с подробными характеристиками этих товаров), обычно посылаемые с сопроводительным письмом.

Напишите текст такого сопроводительного письма, указав:

1)адресотправителя(любой) идругиенеобходимыереквизиты;

2)название должности получателя, адрес (любой) и другие необходимыереквизиты;

3)дату отправления письма;

4)тему письма.

В основной части письма следует:

1)обратиться к адресату;

2)описать содержание направляемых материалов;

3)закончить письмо формулой речевого этикета;

4)указать на наличие приложения и кратко описать его содержание.

95

3.

Вы – представитель фирмы, сотрудничающей с организацией, которая сделала вам предложение на поставку партии товаров. Ваша фирма направила это предложение своему заказчику, но ответа от него пока не получила. Вам поручено написать об этом руководителю фирмы.

Напишите такое письмо-ответ, указав:

1)адресотправителя(любой) идругиенеобходимыереквизиты;

2)название должности получателя, адрес (любой) и другие необходимыереквизиты;

3)дату отправления письма;

4)тему письма.

В основной части письма следует:

1)обратиться к адресату;

2)подтвердить получение письма и поблагодарить за него;

3)сообщить о невозможности дать окончательный ответ на предложение и объяснить причины этого;

4)указать сроки окончательного решения, условия, при которых ответ может быть положительным;

5)указать, что будет означать отсутствие вашего ответа после указанного срока;

6)закончить письмо соответствующей формулой речевого этикета.

4.

Вы – представитель фирмы, сотрудничающей с организацией, от которой получили предложение на поставку партии товаров. Ваша фирма вынуждена отказаться от этого предложения, так как ее не устраивают цены или условия поставок (либо этому мешают какие-то другие обстоятельства).

Напишите текст письма-отказа от предложения, указав:

1)адресотправителя(любой) идругиенеобходимыереквизиты;

2)название должности получателя, адрес (любой) и другие необходимые реквизиты;

3)дату отправления письма;

4)тему письма.

В основной части письма следует:

1)обратиться к адресату;

2)подтвердить получение письма с деловым предложением и поблагодарить за него;

96

3)сообщить об отказе фирмы от полученного предложения, выразив при этом сожаление и объяснив причины отказа;

4)выразить надежду на более успешное сотрудничество в будущем.

Закончите письмо соответствующей формулой речевого этикета.

5.

Ваша фирма сотрудничает с организацией, от которой она только что получила партию товара. При вскрытии товара вы обнаружили ряд дефектов. Вам поручено написать письморекламацию.

Напишите такое письмо, указав:

1)адресотправителя(любой) идругиенеобходимыереквизиты;

2)название должности получателя, адрес (любой) и другие необходимые реквизиты;

3)дату отправления письма;

4)тему письма.

В основной части письма следует:

1)обратиться к адресату;

2)подтвердить получение товара и сопроводительного документа к нему;

3)сообщить о фактах несоблюдения контракта (например, о недокомплектовании или о повреждении товара), высказать предположение о причинах повреждения товара;

4)сообщить о направлении адресату соответствующего документа об указанных фактах;

5)обратиться с просьбой ликвидировать повреждения, допоставить товар в полном объеме;

6)выразить надежду на то, что подобное в будущем не повторится.

Закончите письмо соответствующей формулой речевого этикета, не забудьте упомянуть о наличии приложения.

6.

Сотрудничающая с вами фирма известила вас о причинах задержки выполнения контрактных обязательств доставки товаров (в частности, по вине завода-изготовителя, который, в свою очередь, испытывает большие трудности с материалами, необходимыми для производства этих товаров). В связи с этим фирма предполага-

97

ет, что в текущем году ей удастся поставить определенное количество товарных единиц, и просит перенести срок поставки остального количества на следующий год.

Вам поручено написать ответное письмо о согласии на перенос сроков поставки, однако в пределах текущего года.

Напишите текст такого письма, указав:

1)адресотправителя(любой) идругиенеобходимыереквизиты;

2)название должности получателя, адрес (любой) и другие необходимыереквизиты;

3)дату отправления письма;

4)тему письма.

В основной части письма следует:

1)обратиться к адресату;

2)подтвердить получение письма, указать, что полученная информация принята к сведению;

3)выразить надежду, что положение изменится;

4)сообщить, что просьба адресата принимается частично, пояснив, что принимается, а что нет;

5)напомнить адресату о необходимости соблюдать контрактные сроки;

Закончите письмо соответствующей формулой речевого этикета.

7.

Ваша фирма получила от сотрудничающей с вами организации письмо следующего содержания: «...С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения на поставку запрашиваемых нами товаров. Мы согласны с предложенными Вами количеством товара и сроками поставки. Однако хотелось бы при встрече обсудить вопрос о цене товара...».

Вам поручено подготовить ответное письмо с объяснением, на основании чего были определены соответствующие расценки, и предложить пути урегулирования данного вопроса.

Напишите текст такого письма, указав:

1)адресотправителя(любой) идругиенеобходимыереквизиты;

2)название должности получателя, адрес (любой) и другие необходимыереквизиты;

3)дату отправления письма;

4)тему письма.

В основной части письма следует:

98

1)обратиться к адресату;

2)подтвердить получение письма и сообщить, на основании чего были предложены соответствующие расценки;

3)предложить встречу для решения вопроса о ценах;

4)запросить место и время такой встречи;

Закончите письмо соответствующей формулой речевого этикета.

Задание 30. Руководствуясь нормами составления деловых бумаг, напишите:

1)письмо-просьбу городского управления пассажирских перевозок Московскому производственному объединению «Фортуна» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов; письмо-отказ, указав причину отказа;

2)письмо-просьбу производственного объединения «Элегант»

опоставке портьерной ткани и текстиля для пошива мужской одежды; письмо адресуйте СП «Текстиль»;

3)письмо-просьбу фирмы «Сюрприз» в адрес дирекции Центра международной торговли (ЦМТ) об участии в международной выставке упаковки продуктов питания; письмо-ответ дирекции ЦМТ (отказ и приглашение).

Задание 31. Скажите, какие письма Вы составили бы в следующих ситуациях.

1. Фирма «АКИТА» поставила в Россию большую партию польского шампуня, срок годности которого истек в прошлом году.

2. Фирма «Вектор» намерена обучить группу сотрудников работе в пакете прикладных программ ECXEL и хочет сделать заказ на проведение соответствующих занятий на фирме IBS.

3. Государственная торговая компания «Продторг» обращается

внемецкую фирму «Маав» по вопросу поставки в Россию экологически чистого детского питания.

Задание 32. Проанализируйте тексты писем, найдите ошибки, напишите исправленные и верно оформленные варианты писем.

1.

Уважаемые господа!

Мы ссылаемся на Вашу рекламу современных женских плащей в журнале «...». Пожалуйста, пришлите Ваши каталоги и прейскуранты на полный ассортимент плащей и сходных с ними головных уборов. К Вашему сведению, мы являемся одним из самых больших универмагов в России и стремимся к расширению ассорти-

99