Занятие №17-18 / Жилина О.А., Романова Н.Н. - Русский язык и культура речи. ч.2. Культура деловой речи - 2007

лям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. В особенно затруднительном положении оказываются составители деловых писем, поскольку сегодня в русском языке отсутствует и общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение сударь – сударыня (милостивый государь – милостивая государыня).

Вусловиях изменившегося общественно-политического строя

вРоссии стали употреблять разные обращения. Например, наряду с традиционным «Уважаемый Иван Иванович...» встречается и

«Уважаемый господин Иванов...».

Однако слово «уважаемый» тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне (VIP – very important person). Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженные деятели науки, искусства, известные общественные деятели. В письмах к таким лю-

дям используются обращения: глубокоуважаемый, высокоуважаемый.

Знак восклицания в конце обращения указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Часто при обращении к коллективному адресату используются выражения: Уважаемые господа! Уважаемые дамы и господа!

Уважаемые коллеги! Последнее уместно при обращении к лицам одной профессии.

Выбирая формулу обращения, следует помнить, что пофамильное обращение подчеркивает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу.

Заключительные слова письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме существенно каждое слово. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, осуществления проекта, решения вопроса и пр.). Именно поэтому заключительные фразы выражают надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность.

Отрицательные этикетные знаки (указание на не полученный вовремя ответ, на неполучение ответа) рассматриваются как выражение нежеланияподдерживатьделовыеотношения, какзнакинеуважения.

70

Этикет подчинен сложившейся в данном обществе системе ценностей, отражаетизакрепляетее, имеетнациональныеособенности.

Для русского речевого этикета характерно иное выделение приоритетов, чем, скажем, для английского или французского. У англичан первое место занимает социальный статус, второе – пол и только потом упоминаются личные заслуги. У французов порядок приоритетов таков: пол, социальный статус, личные заслуги. Для традиций русского речевого этикета характерно равновесие личных заслуг и социального статуса, а вот пол практически не существен при выборе этикетного знака.

Нивелирование полов – характерная черта русского служебного этикета. Это обстоятельство связано с тем, что до 1917 г. женщин на государственной службе почти не было, а в советскую эпоху господствовало общее для мужчин и женщин обращение «товарищ». Слова, обозначающие должности, а часто и профессии, в основном, имеют только мужской род (министр, директор, менеджер и т. д.), но адресация дает возможность использовать слово «госпожа», являющееся, в частности, вежливым обращением к женщине-адресату, в сокращенном виде, например: «Менеджеру по рекламе г-же Смирновой А.Н.»

***

Итак, деловое письмо имеет ряд особенностей: пишется в офи- циально-деловом стиле, оформляется строго по правилам, отличается конкретностью, точностью и ясностью. Деловые письма пишутся только с одной стороны листа, обратная сторона должна всегда оставаться чистой.

71

3.ЧАСТНЫЕ ДЕЛОВЫЕ БУМАГИ

3.1.Виды личных документов

Распорядительная деятельность органов управления включает решение и таких вопросов, как подбор и расстановка кадров, прием граждан на работу, перевод на другую должность или увольнение. Документы, составляемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, их отпуска или поощрения, образуют группу документов по личному составу. Каждый человек должен уметь грамотно составить основные документы этой группы: резюме, заявление, автобиографию, доверенность.

3.2. Особенности оформления частной документации

Резюме

Резюме в последнее десятилетие стало распространенным в нашей стране документом, который обычно используется при устройстве на работу в коммерческие структуры. Это аналог анкеты или автобиографии – документов, представляемых при устройстве на работу в бюджетные, государственные организации. Как правило, резюме анализируется работодателем в отсутствие претендента на рабочее место, поэтому документ должен содержать лаконичную информацию об авторе, достаточную, чтобы понять, что он умеет и чего стоит. Следовательно, на одной странице необходимо отразить свои индивидуальные данные, показав диапазон и положительные стороны своей деятельности.

Оформление резюме произвольное, однако следует помнить, что рубрики «Опыт работы» и «Образование» заполняются в обратном хронологическом порядке (т. е. начинать нужно с более поздних данных).

В рубрике «Дополнительные сведения» может быть указана любая правдивая информация, позволяющая представить претендента в наиболее выгодном свете.

72

Текст резюме делится на следующие рубрики.

Цель: получение места, на которое претендует составитель резюме.

Образование. Сначала указывается, какой вуз и когда закончили, полученная специальность. Затем в обратном хронологическом порядке перечисляются все виды образования до окончания школы.

Опыт работы (или: Трудовая деятельность). Перечень составляют с настоящего времени до момента окончания школы. Если вы занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, соответствующую информацию можно также включить в эту рубрику.

Дополнительные сведения. Перечисляются различные знания и умения, например: знание иностранных языков, умение работать на компьютере, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, личностные характеристики, умение контактировать с людьми, хобби, наличие водительских прав и т. д.

Семейное положение. Указать: замужем (не замужем), женат (холост), есть ли дети.

Образцы резюме

РЕЗЮМЕ

Дата составления

Иванова Анна Ивановна

Адрес: 113162, г. Москва, ул. Мытная, д. 21, кв. 45

Телефон: 237-21-19

Дата рождения: 01.03.1970 г.

Цель: соискание должности секретаря-референта или переводчика.

Образование: 1989 – 1994 гг. – Московский государственный педагогический институт с присвоением квалификации преподавателя немецкого языка.

1977 – 1987 гг. – специальная школа № 23 с углубленным изучением иностранных языков.

Опыт работы: с 1996 г. – по настоящее время – Всероссийский центр переводов с иностранных языков.

73

1987–1989 гг. – секретарь учебного центра «Феликс». Помимо секретарских обязанностей оказывала помощь в организации учебного процесса и ведении кассово-бухгалтерской документации.

Дополнительные сведения: свободно владею немецким языком, немного голландским, имею опыт работы на компьютере (текстовые редакторы). Скорость печатания на латинской клавиатуре 95 знаков в минуту, на русской – 140 знаков в минуту. Прошла подготовку на курсах секретарей-референтов.

По требованию могу представить необходимые рекомендации.

Семейное положение: замужем, имею сына.

Трудовая деятельность: 1997–2005 гг. – Роccийско-шведское совместное предприятие, координатор, менеджер по торговле; 1991–1997 гг. – «Риза» – АОЗТ по продаже

электроники, помощник руководителя акционерного общества.

Ранее – научно-исследовательский институт, программист, переводчик английского языка.

Образование: Окончила МГТУ им. Н.Э. Баумана, курсы английского языка при «Интуристе».

Психологическая Коммуникабельна, активна, психологически характеристика: устойчива, заинтересована в расширении

сферыпрофессиональнойдеятельности.

Заявление

Заявление – это письменная просьба, поэтому его текст излагается от первого лица.

Заявление может быть внешним, направленным в организацию, с которой заявитель не имеет непосредственной деловой связи (например, заявление в ЕИРЦ, отделение милиции и т. д.), или внутренним, направленным лицу, с которым заявитель связан теми или иными отношениями в учебном заведении, учреждении, на предприятии. Правила оформления:

1)в правом верхнем углу указываются должность, фамилия, имя, отчество лица, на чье имя пишется заявление, в форме дат. падежа (кому?);

2)немного ниже в форме род. падежа (от кого?) нужно написать свои фамилию, имя, отчество, должность, наименование структурногоподразделения, адрес(еслизаявлениевнешнее);

3)в середине новой строки, немного ниже, с большой буквы пишется слово «Заявление», после которого точка не ставится;

4)текст заявления начинается с красной строки словом «Прошу» или «Просим»;

5)заканчивается документ подписью на странице справа и датой слева.

75

Образцы внутренних заявлений

1.

Ректору МГТУ им. Н.Э. Баумана члену-корреспонденту РАН И.Б. Федорову от студентки группы БМТ1-51 Петровой Е.Н.

Заявление Прошу предоставить мне академический отпуск на 2005/06

учебный год в связи с болезнью. Справку от врача прилагаю.

2.

Руководителю НУК «ИУ» Матвееву В.А.

от студента группы ИУ5-62 Попова О.Н.

Заявление Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов, так как, явля-

ясь членом спортивной команды МГТУ по баскетболу, я должен выехать для участия в соревнованиях в г. Волгоград с 05.06.2005 г. по

10.06.2005 г.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении их в конкретное структурное подразделение на вакантное место, должность. Заявление рекомендуется составлять на чистом листе бумаги формата А4 рукописным способом.

Заявление о приеме на работу адресуют руководителю организации с указанием его должности, фамилии, имени и отчества. В заявлении о приеме на работу обязательно полностью указываются фамилия, имя, отчество заявителя, его домашний адрес и телефон. Могут быть даны и паспортные данные.

76

Образцы оформления заявления о приеме на работу

Прошупринятьменянаработунадолжностьглавногобухгалтера.

Подпись В.П. Сашин

2.

Генеральному директору ТОО «Норма» Тетдоеву С.С.

от Сашина Василия Петровича,

проживающего по адресу: 123242, Москва, ул. Красная Пресня, д. 9, корп. 1, кв. 4

Заявление Прошу принять меня на работу на должность главного бухгалтера.

Заявления составляют сотрудники организаций, когда хотят реализовать свое право на отпуск, перевод в другое структурное подразделение, увольнение. В этих случаях на заявлении обязательно указывается название структурного подразделения, где работает заявитель, авсоставподписивключаетсянаименованиеегодолжности.

Присоставлениизаявленияиспользуютклишированныеформы: 1) для выражения просьбы: прошу + инфинитив (разрешить,

допустить и т. д.); прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т. д.);

77

2) для ввода аргументации: ввиду того, что...; в связи с тем, что...; наоснованиитого, что...; потомучто...; таккак...; учитывая(что?)...

Заявление визируется лицами, непосредственно заинтересованными в решении вопроса: начальником структурного подразделения, где работает (или собирается работать) заявитель, начальником отдела кадров, заместителем директора, бухгалтером и др.

Заявление может быть написано и на бланке с трафаретным текстом, в который работником могут быть внесены дополнения.

Образец бланка с трафаретным текстом (заполняется от руки)

ЗАЯВЛЕНИЕ Директору__________________________

11.05.2005 г.

(или другое название должности)

___________________________

(наименование предприятия или учреждения)

от_________________________

(фамилия, имя, отчество, адрес)

Прошу принять меня с 12.05.2005 г. на работу в (структурное подразделение)

_________________________________________________

на должность (или по профессии)

_________________________________________________________

_____________________

Подпись И.О. Фамилия

Автобиография

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, составляется она в произвольной форме. Однако в автобиографии должны содержаться все необходимые данные, установленные для этого вида документа. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и, возможно, общественнополитической деятельности автора.

78

Основные структурные компоненты автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

Образец автобиографии

Автобиография

Я, Павлова Надежда Васильевна, родилась 22 июля 1956 г. в г. Владимире.

В1963 г. поступила в среднюю школу № 23 г. Владимира. Окончила среднюю школу в 1973 г. Одновременно занималась в городской музыкальной школе по классу скрипки, окончила шко-

лу в 1971 г.

В1973 г. поступила в педагогический институт на факультет иностранных языков (дневное отделение). Окончила с отличием институт в 1978 г. по специальности «Учитель английского языка».

В1978 г. поступила на работу в школу № 3 г. Владимира учителем английского языка, где работаю по настоящее время.

Отец, Павлов Василий Иванович, – пенсионер. Мать, Павлова Анна Сергеевна, – бухгалтер магазина № 14.

Не замужем.

Домашний адрес: г. Владимир, ул. Пушкина, д. 6, кв. 18.

Доверенность

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какоелибо действие (чаще всего – получить что-либо).

Расположение частей доверенности:

1)наименование документа пишется в центре строки;

2)текст начинается с красной строки;

79