Занятие №17-18 / Жилина О.А., Романова Н.Н. - Русский язык и культура речи. ч.2. Культура деловой речи - 2007

ставления документа и соответствующих предложений. Поэтому докладная записка обычно начинается словами «Довожу

(Доводим) до Вашего сведения...», а заканчивается словами «Прошу (Просим) Вас...».

Вконцедокладнойзапискислеваставитсядата, справа– подпись.

Образцы докладной записки

1.

Руководителю НУК «ФН» Назаренко Б.П.

от доцента кафедры ФН-1 Иванова А.А.

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что студенты гр. ФН1-21 Леонов С.С. и Дорохов И.В. систематически пропускают занятия по математике.

Прошу принять административные меры воздействия к этим студентам.

2.

Руководителю НУК «Э» Суровцеву И.Г.

от старосты гр. Э2-32 Самохина Н.Н.

Докладная записка Довожу до Вашего сведения, что студенты нашего курса ре-

шили организовать вечер, посвященный встрече Нового года. Прошу разрешить проведение вечера (указать дату) и выделить

для этой цели помещение.

50

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т. д.) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительная записка, где приводятся причины поведения, поступка, возникновения определенной ситуации, составляется отдельными работниками. Обычно это письменное сообщение об имевших место негативных фактах (неявка на работу, пропуск занятий, нарушение дисциплины) и их объяснение. Она состоит только из констатирующейчасти.

Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.

Как и внутренние докладные записки, они могут оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителями, воспроизводятся те же реквизиты, что и во внутренней докладной записке.

Образцы объяснительной записки

В дело № ______

Дата _____

Подпись

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 200___г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

3.

Руководителю НУК «РЛ» Рождествину В. Н.

от студента гр. РЛ1-71 Иванова И.В.

Объяснительная записка В связи с болезнью я отсутствовал на занятиях со 2 по 12 ок-

тября 2004 г. Справка от врача прилагается.

2.4.3. Деловая переписка

Виды деловых писем

Стиль деловых писем отличается, прежде всего, краткостью (информация по существу), точностью, тактичностью.

Письмо – самый распространенный способ обмена информацией. Под этим названием объединяется большая группа самых

52

разных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).

Письма составляют значительную часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т. д.

Письма оформляются на предназначенных для них бланках и содержат следующие реквизиты: название вышестоящей организации, данной организации, ее почтовый и телеграфный адреса, номер счета в банке, справочный телефон (предусмотрено место для номера и даты регистрации письма в организации, номера и даты входящего письма), наименование адресата, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон.

Название вида документа в письмах не указывается, за исключением гарантийного письма.

Композиционная стройность письма определяется не только последовательностью изложения, но и во многом характером и объемом сведений, включаемых в официальное письмо.

Наиболее рациональна структура текста официального письма, состоящего из двух частей. В первой части излагаются факты и события, решения вышестоящего учреждения и другие факторы, послужившие основанием для составления документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.

Например, композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой: обоснование запроса; содержание запроса; данные об ожидаемом результате, если запрос будет удовлетворен; формулирование гарантийных обязательств, например, оплаты.

Сопроводительное письмо состоит из двух частей. Первая часть содержит сообщение о высылаемом материале, вторая – уточняющие сведения.

Композиция письма, выражающего просьбу, включает: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение просьбы; данные об ожидаемом результате, если просьба будет удовлетворена; выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Наиболее трудно составить письмо-ответ с отказом в просьбе или с отклонением предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме: повторение просьбы; причины невозможности

53

удовлетворить просьбу или принять предложение; отказ или отклонение предложения.

По такой логической схеме могут быть составлены любые другие типы делового письма.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по его обработке и ускоряет исполнение. По своему объему оно не должно превышать одной машинописной страницы.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: 1) письма, требующие ответа; 2) письма, не требующие ответа.

1-я группа: письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предло- жение, письмо-запрос, письмо-требование.

2-я группа: письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-отказ, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, письмо-распоряжение.

Тексты деловых писем должны быть ясными, четкими и краткими. В этих письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, лишние детали или общие места. Актуальность фактов – это степень их важности в данный момент, в данной ситуации, для решения данного вопроса. Например, в редакцию газеты приходят многочисленные письма с жалобами на плохую работу городского транспорта. Редакция проверяет эти жалобы, убеждается в том, что они справедливы, и на страницах газеты ставит вопрос о необходимости улучшения работы городского транспорта. Организации, ответственные за работу транспорта, отвечая газете, должны сообщить о принимаемых мерах. Например, ответ может быть таким:

«Ознакомившись с материалом, помещенным в № 10 вашей газеты, департамент городского транспорта считает необходимым сообщить следующее.

1.В настоящее время на городских автобусных линиях работает до 40 машин.

2.В связи с перегруженностью маршрутов № 8, 20 и 43 действительно имели место случаи нарушения графика движения автобусов, особенно в часы пик.

3.Автобазам № 5 и 7 строго указано на недопустимость переброски рейсовых автобусов на другие маршруты, в том числе загородные, а также для проведения экскурсий и т. п.».

Достаточен ли такой ответ? Разумеется, нет. В нем не дан ответ на главный в данной ситуации вопрос: будет ли улучшено обслу-

54

живание граждан на линиях автобусов? Если будет, то когда? Что для этого сделано или делается? Сведения, сообщенные в ответе, может быть, действительно важны, но не в данной ситуации, не в данный момент. Ответы на вопросы, жалобы и предложения должны быть конкретными, краткими и одновременно исчерпывающими.

Тон письма в любом случае должен быть нейтральным, лишенным личностной окраски. Служебные письма обязательно пишут в вежливой форме. Недопустимо проявление резкости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить вполне определенно.

При составлении служебных писем следует избегать вычурности слога (например, таких оборотов: не откажите в любезности;

с глубочайшим и искренним уважением и т. п.).

Уважение к мнению адресата, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе можно выразить, употребляя, скажем, такие деепричастные обороты: тщательно изучив Ваше предложение; детально ознакомившись с Вашим проектом; внимательно рассмотрев Ваши замечания.

Нейтральности тона можно достичь, используя в начале фразы деепричастные обороты при формулировании причин принятия решений: учитывая высказанные замечания; считая принципиальным положение…; рассматривая предложенный ассортимент.

Убедительность служебных писем обеспечивается, в частности, употреблением при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, например: оплата га-

рантируется; в порядке обмена; в соответствии с предварительной договоренностью; в связи с проведением совместных работ и

т. д.

Использование различных языковых оборотов и приемов в официальной корреспонденции должно быть подчинено основной цели – логичному, аргументированному изложению мысли.

Убедительность письма зависит от умения составителя обосновывать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения с помощью точно отобранных фактов, цифровых и других данных. При этом письмо не должно превращаться в информационноаналитический обзор. Объем аргументации должен быть достаточным лишь для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же для обеспечения доказательности нельзя обойтись без значительного количества цифрового материала, то его

55

следует оформить в виде таблиц, которые помещаются в приложении к письму.

Письма-отказы не следует начинать с самого отказа. Вначале следует изложить его причины. В таких письмах уместно применять языковую формулу «утверждение через отрицание», напри-

мер: завод не возражает; издательство не отказывает; инсти-

тут не отвергает. После таких конструкций нередко выражается просьба сообщить дополнительные факты, сведения, цифровые данные и т. п., чтобы, опираясь на них, впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса.

Письма составляются в двух экземплярах, один из которых после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а другой (копия) хранится в деле.

Образцы типовых писем

1.

Уважаемый Алексей Николаевич!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 15.05.99 № 85/99 о поставке трех комплектов офисной мебели, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и сообщите нам о результатах.

Рудницкая, 234-51-92.

56

2.

Уважаемый Николай Васильевич!

Переговоры с подрядчиком – деревообрабатывающим комбинатом г. Вологды – завершились 27.12.2004 г. Получено принципиальное согласие на изготовление столярных деталей для реконструкции Святогорского монастыря в соответствии с представленными Вами чертежами и сметной документацией.

Телекс с Вашими данными передан в Вологду для согласования с подрядчиком сроков и условий оплаты работ согласно смете.

Приложение: смета расценок на изготовление столярных деталей на 6 л. в 2 экз.

Смирнов, 3-21-45

Схема типового письма

Формулировка темы письма

57

Обращение! (с восклицательным знаком) Основная часть:

(1. Указание основания для написания письма. 2. Изложение собственной позиции: просьба, предложение, распоряжение и т. д. Заключительнаячасть– соответствующаяформуларечевогоэтикета.)

Фамилия исполнителя и его телефон

Подобным образом оформляются запросы о финансовом по-

ложении фирмы, письма-предложения, рекомендательные письма, сопроводительные письма, письма-сообщения, письмапросьбы, письма-напоминания, письма-рекламации, письма для восстановления прежних связей.

Текст письма-запроса о финансовом положении фирмы, как правило, содержит еще гарантии соблюдения конфиденциальности.

Пример письма-просьбы

В адрес... обратилось руководство объединения с просьбой оказания помощи угледобывающим предприятиям в проектировании и изготовлении шахтного оборудования, машин и механизмов.

Учитывая важность укрепления связей предприятий... с угледобывающими районами, прошу изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов (перечень проблем прилагается).

...свои предложения направить в срок до...

Наибольшую трудность вызывает составление письма-ответа или письма-отказа, содержащего отклонение предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме:

•повторение просьбы;

•причины невозможности удовлетворить просьбу или принять предложение;

•констатация отказа или отклонение предложения.

58

Пример письма-отказа

В соответствии с Законом... Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории России и расширению не подлежит.

Учитывая вышеизложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.

Клише для писем-отказов: Ваше предложение отклонено по следующим причинам...; Считаем нужным сообщить Вам...; Ваше предложение не получило поддержки.

Пример письма-рекламации

В приложении к настоящему письму направляем Вам акт экспертизы №... о некачественности деталей арт. №..., направленных нам 28 июня 200... г. по железнодорожной накладной №... в счет контракта №... и полученных нами 18 августа 200... г.

Основные дефекты, из-за которых забракован товар, указаны в прилагаемом акте экспертизы.

Просим Вас рассмотреть нашу претензию и дать согласие на возврат дефектного товара и отгрузку Вами качественных деталей арт. №...

Менее официально (без указания фамилии исполнителя и регистрационного номера) оформляются письма-поздравления и пись-

ма-соболезнования.

В отличие от типовых писем гарантийное письмо имеет ряд особенностей: в нем есть название документа – гарантийное письмо; подписи руководителя и главного бухгалтера; печать. Гарантийные письма подтверждают обязательства партнеров по какимлибо сделкам, чаще всего оплату.

Образец гарантийного письма