Занятие №17-18 / Жилина О.А., Романова Н.Н. - Русский язык и культура речи. ч.2. Культура деловой речи - 2007

Уважаемый Александр Евгеньевич!

Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес двух контейнеров изделий Вашей компании.

Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца. Предоплату гарантируем.

Наш расчетный счет... банк... .

Для современной деловой переписки характерно составление писем по одному вопросу, чтобы исключить тематически разнородную и логически не связанную информацию.

Переход от одной мысли (темы) к другой следует выделять красной строкой: разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие. Считается, что в среднем абзац состоит из четырех – шести предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но каков бы ни был объем абзаца, он всегда должен быть внутренне замкнутой смысловой единицей. Невыполнение этого требования затрудняет восприятие текста письма. Например:

«Благодарим Вас за заявку на поставку одной линии сельскохозяйственных машин и оборудования. Сообщаем, что мы могли бы поставить необходимую Вам линию сельскохозяйственных машин и оборудования в IV квартале с. г. согласно прилагаемым спецификациям, являющимся частью настоящего предложения. Просим ответить не позднее 20 февраля с. г.»

В этом письме логично выделить три абзаца, что, безусловно, облегчит процесс его восприятия.

Каждое последующее предложение абзаца в текстах официальных документов в смысловом отношении связано с предыдущим. В середине абзаца не может быть предложения, логически не

60

вытекающего из предыдущего текста. В русском языке существует два вида контекста: последовательный и параллельный.

Последовательным строем контекста называется такой, при котором одно предложение вытекает из другого, т. е. то, что было новым в предыдущем предложении, в следующем упоминается уже как нечто известное. Например:

«Изделия, состоящие из нескольких деталей, изготовляют по сборочным чертежам. Чтобы собрать изделие по сборочному чертежу, необходимо предварительно изготовить отдельные детали. Для изготовления отдельных деталей надо обеспечить производство их рабочими чертежами. Составление рабочих чертежей по сборочным чертежам называется деталированием».

Параллельным строем контекста называется такой, при котором несколько последующих предложений поясняют разные стороны ситуации, обозначенной в предыдущем предложении. Например:

«В настоящее время у завода есть возможность построить два крупнопанельных 12-этажных 72-квартирных дома-башни по типовым проектам. Их предполагается возвести на улице Лесная. Вопрос о строительстве этих домов положительно решен Министерством и городскими организациями. На строительство выделены необходимые фонды, намечены подрядные организации».

Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор – это тип логико-грамматической связи между предложениями и абзацами, при которой в следующем предложении повторяются с изменениями или без изменений фрагменты предыдущего предложения. Есть несколько видов повтора.

1.Лексический повтор (повторение одинаковых или одноко-

ренных слов), например: «Согласно решению коллегии... завод должен представить план работы на... План должен быть составлен на основе технико-экономических расчетов».

2.Местоименный повтор (использование в последующем предложении местоимения, часто с существительным предыдуще-

го предложения), например: «...просим выслать подробную информацию о... Эта информация необходима для...»

3.Семантический повтор (употребление слов, в которых повторяется некая совокупность смысловых признаков, в частности, в двух соседних предложениях употребляются синонимы

61

Всвязи с проведением совместных работ по...

Всвязи с отказом вагоностроительного завода...

Всвязи с указанием Министерства...

Всвязи с уточнением плана прибыли...

Всвязи с возникшей необходимостью...

Всвязи с переходом на новую технологию производства...

Всвязи с требованием банка...

Вответ на Ваше письмо...

Вответ на Вашу просьбу...

Всоответствии с предварительной договоренностью...

Всоответствии с письмом заказчика...

Всоответствии с протоколом от...

Вцелях усиления охраны...

Вцелях (улучшения, увеличения и т. п.)...

Согласно Вашей просьбе...

Согласно (постановлению, решению, соглашению и т. п.)...

Однако любое выражение следует употреблять исходя из конкретной ситуации. Так, в тех случаях, когда нужно сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражения «В соответствии с...». Но это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Тогда следует употребить выражение

«В связи с...».

Приведенные ниже варианты часто используются в начале стандартного делового письма.

Если автор – лицо юридическое, то действия передаются:

•от 3-го лица единственного числа, например: Завод «Про-

гресс» не возражает...; ООО «Поиск» гарантирует...;

•от 3-го лица множественного числа, например: Дирекция и профсоюзный комитет завода убедительно просят...;

•от 1-го лица множественного числа, например: Просим...;

Сообщаем...; Подтверждаем...

Если автор – лицо физическое, то действия передаются:

•от 1-го лица единственного числа, например: Прошу...; Став-

лю Вас в известность...; Довожу до Вашего сведения...;

•от 1-го лица множественного числа, например: Поздравляем...;

Поддерживаем...; Одобряем...; МыполучилиВашутелеграмму...

Далее приводятся примеры синтаксических конструкций, используемых в определенных речевых ситуациях.

63

Письма-извещения, письма-напоминания, письма-подтверждения

Такое начало писем можно назвать глагольным, поскольку ключевыми словами в этих письмах являются глаголы 1-го лица единственного или множественного числа. Не следует использовать форму страдательного залога (например, «сообщается» вместо «сообщаем», вносит неясность в вопрос, от кого исходит действие).

64

Отправка документов или материальных ценностей

Гарантия

Оплату Качество изделий

Сроки выполнения работ гарантируем Соответствие требованиям Надежностьприэксплуатации

качество поставляемой продукции.

Завод гарантирует возвратоборудованиявуказанный срок.

исправностьоборудования.

Предложение

Отказ или отклонение предложения (проекта)

Вашепредложение(проект) отклоненопоследующимпричинам...

Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму... нами не может быть утвержден по следующим причинам…

66

Всвязи с отрицательным ответом Главцентростроя об изготовлении сборной железобетонной эстакады для теплотрассы завод «Прогресс» неможетпринятьтехдокументациюпотеплотрассе.

Высланные ранее планировка цеха и служебная записка от 15.05.2005 г. недействительны.

Считаем необходимым сообщить Вам, что одной из основных причин нашего отказа является...

К сожалению, присланные Вами чертежи не отвечают современным техническим требованиям.

Предлагаемые Вами сроки строительства нас не устраивают. Ваше предложение, к сожалению, не получило поддержки.

Вответ на Ваш запрос от... сообщаем, что, в настоящее время, к сожалению, не можем выслать все копии интересующих Вас документов.

Сообщаем, что запрашиваемые Вами детали сняты с серийного производства.

Сообщаем, что у нас нет...

С сожалением сообщаем, что наш завод не может поставить...

всоответствиисВашимиспецификациями.

Принять Вас на работу в настоящее время нет возможности из-за отсутствия вакантных мест.

Изложение своей позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

Возражений против конструкции предохранительных патронов для метчиков не имеем.

Завод «Прогресс» присоединяется к Вашему мнению о необходимости... и сообщает... .

Создавшееся положение с жилым фондом вынуждает завод обратиться к Вам с просьбой....

Завод «Рассвет» не имеет возможности..., в связи с чем вынужден временно прекратить оплату счетов.

В связи со срывом... по вине... завод «Прибор» лишен возможности...

Учитывая вышеизложенное, завод в ближайшие два года не сможет выполнить...

Завод отказывается от дальнейшей аренды башенного крана. Завод настаивает на включении в план... и просит сообщить, за счет каких источников будет финансироваться газификация.

67

Мы удовлетворены качеством изделий Вашей фирмы и готовы

заключить с Вами договор.

С сожалением сообщаем Вам, что наш завод прекратил про-

изводство...

Мы не можем поставить Вам... ввиду...

Мы не принимаем на себя обязательства....

Мы не несем ответственности за... и просим Вас принять

срочные меры по...

Нас интересует...

Интерпретация действий другой стороны

Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку чертежей пресс-форм.

Вам необходимо решить вопросы изготовления гидроподъемников своими силами или использовать выпускаемые нами по чертежу...

Сообщаем Вам, что у нас нет (или: мы еще не имеем) Вашего подтверждения.

С сожалением сообщаем Вам о том, что железнодорожные накладные оформлены Вами неправильно.

Такая задержка может привести...

Ваши возражения относительно конструкции предохранительных патронов для метчиков недостаточно аргументированы.

Заключительные слова

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом (или: за допущенную ошибку).

Надеемся, что наша просьба будет исполнена. Просим выслать ответ как можно скорее. Ожидаем Ваших новых заказов и новых сообщений.

С надеждой на благоприятное решение нашего вопроса.

Мы уверены, что исполнение нашего заказа находится под Вашим постоянным наблюдением, и будем благодарны, если Вы изыщете возможность начать поставку уже в...

Благодарим за оказанную помощь. Благодарим за оперативные действия.

Еще раз благодарим за положительный ответ. Ваше предложение принято единодушно.

68

Надеемся на продолжение плодотворного сотрудничества. Выражаем признательность за Вашу готовность оказать

помощь нашим конструкторам.

Все Ваши замечания очень ценные. Еще раз благодарим за оказанную помощь.

Со своей стороны, мы готовы уже с ноября с. г. один из цехов полностью перевести на резервное топливо.

Мы сделаем все от нас зависящее.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ. Просим извинить нас за задержку с ответом. Наше решение сообщим в ближайшее время.

Просим Вас вернуться к этому вопросу, когда сочтете возможным.

Результаты рассмотрения Вашего предложения сообщим позднее.

По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно.

О сроках начала серийного производства металлорежущих станков марки... мы сообщим заблаговременно.

По получении ответа от нашего заказчика мы поставим Вас в известность.

Речевой этикет делового письма

Самое главное в речевом этикете – это выражение вежливости, доброжелательности. Малейшая бестактность и небрежность в выражениях выставляют пишущего в невыгодном для него свете.

Всем хорошо известно, что одну просьбу исполнять приятно, а другую – нет. Содержание высказываний может быть идентичным, а форма и тональность – различными. Иногда одну просьбу от другой отличает наличие всего одной фразы, которая многое меняет в восприятии текста, создавая дополнительный стимул для принятия положительного решения.

Начальные и заключительные фразы этикетного характера в деловом письме называются этикетной рамкой. Она обрамляет текст (сообщение), помогая установить контакт с адресатом.

Очень важно правильно использовать формулы обращения. В последние годы в нашей стране вновь стали звучать старые обращения – господин, госпожа, господа, – имевшие до 1917 г. статус официальных. Однако они еще не вошли в повседневный обиход. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимате-

69