Занятие №17-18 / Жилина О.А., Романова Н.Н. - Русский язык и культура речи. ч.2. Культура деловой речи - 2007

Присутствовали: 35 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Об организации товарищества с ограниченной ответственностью (ТОО) и утверждении его наименования.

Выступление А.К. Дремина.

2.Об уставе ТОО.

Выступление М.Т. Петрова. 3. Выборы директора ТОО. Выступление Л.К. Лунина.

1. СЛУШАЛИ:

А.К. Дремин предложил организовать ТОО под названием «Аналитик».

ПОСТАНОВИЛИ:

1.Организовать ТОО «Аналитик».

2.СЛУШАЛИ:

М.Т. Петров ознакомил собравшихся с проектом устава ТОО.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1.Принять устав ТОО «Аналитик».

2.2.Обратиться в префектуру Центрального административного округа с просьбой о регистрации ТОО «Аналитик».

3. СЛУШАЛИ:

Л.К. Лунин предложил избрать на должность генерального директора ТОО «Аналитик» Л.Д. Иванова

ПОСТАНОВИЛИ:

3.1. Избрать Л.Д. Иванова на должность генерального директора ТОО «Аналитик».

Приложение: Устав ТОО «Аналитик» на 10 л. в 1 экз.

Образец оформления выписки из протокола

Министерство информационных технологий и связи РФ Научно-производственное объединение «Гарант»

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

15.12.2005 г. № 1

Москва

общего собрания членов инициативной группы по созданию ТОО «Аналитик»

Председатель – А.М. Котов Секретарь – О.М. Ильина

Присутствовали: 35 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

3. Выборы директора ТОО.

3. СЛУШАЛИ:

Лунин Л.К. – предложил избрать на должность генерального директора ТОО «Аналитик» Л.Д. Иванова.

ПОСТАНОВИЛИ:

3.1. Избрать Л.Д. Иванова на должность генерального директора ТОО «Аналитик».

Акт

Акт – это документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляют при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытания новых изделий, оборудования, присдачевэксплуатациюзаконченныхобъектовит. д.

В некоторых случаях – при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т. д. – акт составляет одно должностное лицо.

Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), основание для его издания, место составления, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например, «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть, выводы.

Текст введения включает ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки, список фамилий, лиц, составивших акт, которые перечисляются в такой последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствовавшие (в алфавитном порядке) с указанием должности. В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, даются названия и этих учреждений.

Констатирующая часть печатается с абзаца. В ней указываются сроки проведения работы комиссии, установленные факты, а также методы, которыми велась проверка. Текст этой части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключение комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен; количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах это не регламентировано).

42

Подписи располагаются в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписейилинаотдельномлисте, которыйявляетсяприложениемкакту.

Некоторые разновидности акта приобретают юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении документов и дел с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению, утверждается руководителем данного учреждения.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, по работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Образец оформления акта

1.

Наименование министерства или ведомства

УТВЕРЖДЕНИЕ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ (при необходимости) Наименование структурного подразделения

АКТ

Дата____ № ____

Город

Краткое содержание события или факта, сформулированное с помощью отглагольного существительного в им. падеже

Основание: (распорядительный или нормативный документ, устное распоряжение, послужившие основанием для составления акта).

Составлен комиссией:

Председатель (наименование должности, И.О. Фамилия).

43

Члены комиссии: (наименование должностей, И.О. и Фамилии, располагаемые в алфавитном порядке через запятую).

Присутствовали: (наименование должностей И.О. и Фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаемые также через запятую).

Текст констатирующей части акта содержит описание проведенной работы, установленные факты. В нее можно включить выводы и заключение комиссии, конкретные предложения. Эта часть может быть разделена на пункты или оформлена в виде цифровой таблицы. Принеобходимостиуказываетсяколичествоэкземпляров.

Составлен в двух экземплярах: 1-й – кому (куда); 2-й – кому (куда).

МинистерствопромышленностииэнергетикиРФ Федеральное агентство по промышленности А К Т

10.10.2005 г. №

г. Тула

Установление фактической производительности технологической линии

Основание: Приказ министра промышленности и энергетики РФ от 10.09.2005 г. № 234.

Составлен комиссией:

Председатель – главный технолог управления И.И. Петров. Члены комиссии: руководитель лаборатории С.С. Макаров,

старший инженер лаборатории Ю.И. Симагин. Присутствовал главный инженер завода № 1 П.П. Иванов.

44

Впериод с 10.10 по 12.10.2005 г. комиссия провела работу по установлению фактической производительности технологической линии по изготовлению асбестоцементных листов на заводе № 1.

Линия принята в эксплуатацию в декабре 2002 г. со средней производительностью 87 листов/час. За истекший период времени производительность линии значительно возросла. Для уточнения производительности линии и качества продукции комиссия рассмотрела материалы: сведения о работе линии за весь период; фи- зико-механические показатели.

Врезультате работы комиссия определила часовую производительность линии 400 листов, что соответствует годовой мощности 300 млн листов в год.

Составлен в трех экземплярах: 1-й – Главасбесту; 2-й – НИИпроектасбесту; 3-й – заводу №1.

Московская оптово-торговая контора АКТ

09.12.2004 г. № 45

45

Москва

О ревизии кассы Московской оптово-торговой конторы

Основание: приказ начальника конторы от 07.12.2004 г. № 51 «О ревизии кассы Московской оптово-торговой конторы».

Составлен комиссией в составе:

Председатель – заместитель главного бухгалтера И.К. Лавров Члены комиссии: старший бухгалтер Н.П. Умнов

бухгалтер Л.И. Воробьев

Присутствовали: главный бухгалтер Г.Н. Ковалев кассир С.Н. Алексеева

Впериод с 06.12 по 08.12.2004 г. комиссия провела ревизию кассы Московской оптово-торговой конторы по состоянию на

06.12.2004.

Входе ревизии комиссия установила следующее.

1.Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 06.12.2004 г., согласноданнымбухгалтерскогоучета, 3 521 000 руб.

2.Фактический остаток наличных денег 3 521 000 руб.

3.Недосдачи наличных денег по вине кассира не обнаружено.

Акт составлен в двух экземплярах: 1-й экз. направлен директору 2-й экз. – главному бухгалтеру.

Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, в котором обстоятельно изложен какой-либо вопрос и сформулированы соответствующие выводы и предложения составителя.

46

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения, в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние – на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа, дату, индекс, место составления, наименование адресата, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов), фамилию исполнителя, номер еготелефона.

Внутренняя докладная записка включает: наименование адресата, название вида документа, дату, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов).

Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то дата или время включается в заголовок.

Приложение, если оно есть, оформляется после текста.

Образцы оформления внешней докладной записки

1.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Дата_____ №______

Место издания

Заголовок к тексту (выражается отглагольным существительным в предл. падеже, начинается предлогом «О»)

Текст

(Текст состоит из двух частей: констатация факта и конкретное предложение.)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

15.02.2005 г. № 246

Москва О подготовке к эксплуатации

больницы № 51

По Вашему поручению мной была проведена проверка подготовки больницы № 51 к эксплуатации после капитального ремонта.

Довожу до Вашего сведения, что ремонт основных лечебных корпусов больницы завершен. Завезено, установлено и опробовано в действии все оборудование. Больница полностью укомплектована медикаментами, бельем, постельными принадлежностями.

СМУ-16, выполнявшее ремонт больницы, не уложилось в сроки. В настоящее время только начат ремонт административного

48

корпуса, конференц-зала (корпус № 3), в складских помещениях (корпус № 4).

Однако, учитывая острую нехватку койко-мест и готовность лечебных корпусов к приему больных, полагаю, что больница может начать прием больных.

Руководитель

Федерального агентства Подпись В.А. Ильин Кудрявцев 215-45-16

Образец оформления внутренней докладной записки

При проведении 20.02.2005 г. инвентаризации товарных фондов магазина № 39 обнаружена недостача различных товаров на сумму 50 тыс. руб.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных опе-

раций магазина № 39 с 20.02. по 25.02.2005 г.

Докладная записка может быть написана и от руки. В этом случае в правом верхнем углу в форме дат. падежа (кому?) указываются должность, фамилия и инициалы адресата записки и в форме род. падежа (от кого?) – фамилия и инициалы адресанта.

Ниже, с середины новой строки, с прописной буквы пишутся слова «Докладная записка» (без точки).

Текст записки состоит из констатирующей части, в которой описываются факты, события, послужившие причиной для со-

49