Занятие №17-18 / Жилина О.А., Романова Н.Н. - Русский язык и культура речи. ч.2. Культура деловой речи - 2007

кумента (вид документа не указывается только на письмах), заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело и пр. (полный перечень реквизитов документа содержит ГОСТ Р 6.30-2003). Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документа. Отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на должность сотрудника может лишить документ юридической силы.

Стандартизация формы, как уже говорилось, значительно упрощает работу с массовой документацией – ее составление, оценку, обработку и т. д. Напротив, нарушение требований, предъявляемых к документу типовым формуляром, существенно осложняет работу. Отсутствие нужной информации или ссылки на другие документы нередко требует наведения справок, а это неизбежно увеличивает затраты времени, сил и средств. Неправильное расположение материала очень затрудняет использование документа.

Например, неправильносоставленаследующаядокладнаязаписка.

Начальнику авторемонтной станции Иванову Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему по-

воду. Внутрицеховая проверка и контрольные испытания отремонтированных станцией автомашин иногда требуют оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков и шоферов. Мы подчас сталкиваемся с трудностями при оформлении сверхурочных в бухгалтерии. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше.

Старший техник Л. Смирнов

Ошибки:

1)дано неполное наименование предприятия: следовало указать номер станции и ведомство, которому она подчинена;

2)не указаны инициалы адресата;

3)наименование документа – Докладная записка – должно указываться не в тексте, а над ним: это самостоятельный элемент оформления;

4)текст следовало разделить двумя абзацными отступами (после слов «по следующему поводу» и «в бухгалтерии»);

20

5)не указана дата составления документа;

6)заключительная часть докладной записки сформулирована в тоне указания, а не предложения или просьбы.

Подобные недочеты возникают при составлении документов работниками, незнакомыми со стандартными нормами.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках, имеющих комплекс обязательных реквизитов, расположенных в установленном порядке.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003, однако в настоящее время при разработке бланков различных коммерческих организаций эти требования не соблюдаются.

Наиболее распространенные ошибки:

•на бланке указывается только сокращенное название организации – автора документа (таким образом, у получателя писем отсутствует возможность представить ее организационно-правовую форму, юридический статус, структуру, сферу деятельности);

•бланк не содержит необходимых данных об организации – авторе документа (отсутствует или дан не полностью почтовый адрес, не указан номер телефона, факса, расчетного счета в банке и т. п.);

•необходимые реквизиты бланка расположены произвольно, что затрудняет работу с документами в организации-получателе;

•неясная или обильная символика, пестрота.

Требований к бланкам немного. Они сводятся к двум основным, касающимся состава обязательных сведений об организации и их рационального размещения.

Бланк документа – это лист бумаги формата А-4 или А-5 с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Реквизиты могут быть нанесены типографским, машинописным или другим печатающим устройством, рукописным способом или резиновым штемпелем.

Каждая организация для оформления организационнораспорядительных документов обязана иметь два вида бланков: общий (для всех видов организационно-распорядительных доку-

ментов) и бланк для служебных писем.

Бланки каждого вида изготовляют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

На бланках министерств, ведомств, организаций, учреждений и предприятий республиканского и местного подчинения помещают

изображение государственного герба.

21

Организации и предприятия, занимающиеся самостоятельной хозяйственной деятельностью, помещают на своих бланках эмб-

лему или зарегистрированный в установленном порядке товарный знак.

Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации, а на бланке с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

Изображение эмблемы (товарного знака) следует располагать рядом с наименованием организации.

Обязательным элементом для общего бланка и бланка писем является наименование организации – автора документа в полном

исокращенном виде, но в точном соответствии с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована

идействует данная организация. Для государственных учреждений и предприятий и других организаций, имеющих вышестоящую организацию, ее наименование также обязательно должно быть включено в состав реквизитов бланка.

На бланках для писем указывают следующие реквизиты:

•индекс предприятия связи;

•почтовый и телеграфный адреса;

•номер телефона;

•номер факса;

•номер телетайпа (абонентского телеграфа);

•электронный адрес;

•номер счета в банке и реквизиты банка;

•дату;

•индекс;

•ссылку на индекс и дату входящего документа.

Адрес обозначается в соответствии с Почтовыми правилами Министерства информационных технологий и связи РФ, введенными в действие 1 января 2001 г. Телефон указывается справочный (секретаря, канцелярии). Наименование вида документа на бланке письма не указывается.

Бланки документов должны иметь поля: левое – 20 мм, верхнее – не менее 10 мм, правое и нижнее – не менее 8 мм. Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документ с помощью средств оперативной множительной техники.

22

При составлении документов на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на каждом из них.

Образецбланкаписьмасугловымрасположениемреквизитов

Образец бланка приказа с продольным расположением реквизитов

Эмблема ООО «ЦЕНТР-ИНТУР» 119192, Москва, Ломоносовский проспект, 35

р/с … банк … к/с … БИК … тел./факс: (095) 147-12-34, e-mail: intur@yahoo.com

Образец бланка для работы с зарубежными партнерами

Ассоциация консультантов по управлению и организационному развитию

Association of Management & Organization

Development Consultants /Russia/

2.3. Служебные документы и корреспонденция

Деятельность всех учреждений отражается в разных документах. Состав документов зависит от компетенции и функций организации, порядка решения вопросов, объема и характера взаимосвязей с другими организациями. Управленческие документы могут быть классифицированы следующим образом:

1)организационно-распорядительная документация;

2)информационно-справочные документы;

3)частные деловые бумаги.

Организационные документы – это сложные многостраничные тексты. Их структура и содержание определяются учреждениямиразработчиками. Составляются такие документы при помощи юристов. Это устав, положение, должностная инструкция. Распорядительные документы отражают все решения важнейших вопросов организации в приказах, решениях и постановлениях. Информация по оперативным вопросам отражается в распоряжениях и указаниях.

24

Большинство документов, создаваемых в учреждениях, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. К информационносправочным документам относятся: протоколы, акты, справки, докладныеиобъяснительныезаписки, письма, телеграммы, факсы.

Отдельным блоком располагаются документы личного характера. Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, которые оформляют при приеме, увольнении и перемещении сотрудников, предоставлении отпуска, поощрении, составляют группу документов по личному составу. Каждый человек должен уметь грамотно составить основные документы этой группы: резюме, заявление, автобиографию, доверенность.

2.4.Структура и композиция отдельных видов документов

2.4.1.Организационно-распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций – приказы, инструкции, ука-

25

зания; кооперативные организации – решения; общественные организации – постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Тексту распорядительного документа присущи следующие особенности.

1.Текст должен иметь заголовок. Он начинается с предлога о (об) и включает существительное, с помощью которого формулируется основная тема документа. Например: О назначении...; Об утверждении...; Об итогах...; О мерах... и т. п.

2.Текст состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть – это введение в

существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части пересказывается акт вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т. е. приводятся все поисковые данные. Наиболее употребительные слова и словосо-

четаниявэтойчастидокумента:

• в соответствии (с чем?) – с постановлением, с решением, с

приказом и т. д.;

• во исполнение (чего?) – постановления, решения, приказа,

распоряжения и т. д.;

• в связи (с чем?) – с возможностью, необходимостью, нача-

лом, отказом и т. д.;

• в целях (чего?) – улучшения, экономии, ограничения, увеличения и т. д.

Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, текст которой излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа эта часть начинается словами: постановляет (в постановлении); решил (в решении); предлагаю (в распоряжении); приказываю (в приказе).

3.Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова, с которых начинается распорядительная часть, печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т. е. они зрительно выделяются и таким образом отделя-

26

ют констатирующую часть документов от распорядительной (например: ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШАЕТ и т. д.). Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами постановляет и решает указывается название соответствующего органа.

4. С новой строки (с абзаца) следует текст постановляющей части. Если в этой части предусматриваются различные по характеру действия нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дат. падеже. Можно указывать и обобщенно. Например: Директорам заводов...; Заведующим кафедрами... Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Например: кому? что сделать? – подго-

товить, зачислить, организовать, обеспечить и т. д.

При оформлении документов нередко возникает вопрос, связанный с указанием личных данных участников делового общения: что писать сначала – фамилию или инициалы? Отвечая на этот вопрос, мы не можем сослаться на четко сформулированное правило, так как его нет. Однако в практике использования этих данных сложился такой порядок: в начале документа и далее в тексте пишут фамилию перед инициалами, а завершается бумага подписью с указанием инициалов, за которыми следует фамилия.

Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе принципа единоначалия, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название вышестоящего органа, название данного учреждения (организации, предприятия), вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено местодляпроставленияиндексадокумента, даты, заголовкактексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций,

27

органов управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название, номер, дату и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется прописными буквами с новой строки.

Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В них формулируются различные по характеру исполнения действия.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие выражается в тексте приказа глаголом в неопределенной форме: осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т. д.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо дан отдельным пунктом для всех предписываемых действий.

Впоследнем пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением возложить на...»

Вуправленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект приказа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационныеиндексыприсваиваютсяприказамвпределахкалендарногогода.

Образец приказа с продольным и угловым расположением реквизитов

Герб РФ (если государственное предприятие)

Наименование министерства (если государственное предприятие) Наименование организации

28

ПРИКАЗ от___________ №

Место издания

Заголовок к тексту приказа

Текст

(Констатирующая часть отделяется от распорядительной части словом «ПРИКАЗЫВАЮ», после которого следует двоеточие. Распорядительная часть состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов.

Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель – действие – срок. Последний пункт: контроль за исполнением возложить на… Указываютсядолжность, инициалыифамилиясотрудника.)

Визы должностных лиц

Образец приказа с угловым расположением реквизитов

Минсельхоз РФ Научно-производственное объединение «Агроприбор»

ПРИКАЗ

27.10.2004 г. № 245

Москва

Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в праздничные дни

В соответствии с приказом министра от 04.01.2004 г. № 251 «Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующему складом Сидорчук К.С. организовать тщательную уборку территории объединения и перевести на склад № 4 воспламеняющиеся предметы.

29