Занятие №17-18 / Жилина О.А., Романова Н.Н. - Русский язык и культура речи. ч.2. Культура деловой речи - 2007

2.Коменданту здания Петрухову Л.С. проверить состояние электропроводки, электрооборудования, отключить все рубильники в предпраздничный день.

3.Начальнику отдела кадров Куликову О.П. предоставить дирекции список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни.

4.Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера Жарова П.Р.

Главный инженер Подпись П.Р. Жаров

25.10.2004 г.

Юрисконсульт Подпись Р.А. Петрова

26.10.2004 г.

Соловьева 302-34-56

Решение

Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, где указаны название органа управления, вид документа (решение), место издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части указывают его название, номер, дату и заголовок.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принявшего, и слова «РЕШИЛ (А)», которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются предписываемое действие, исполнитель (организация, должностное лицо)

30

и срок исполнения. В последнем пункте решения называется лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему номера (т. е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Образец решения (с угловым расположением реквизитов)

Наименование организации

РЕШЕНИЕ

Дата ___№___

Город

О...

Текст

(Текст констатирующей части документа (причины издания, цели), ссылка, если нужно, на распорядительный документ вышестоящего органа. Распорядительная часть начинается словом: «РЕШИЛ (А)», после которого следует двоеточие. Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель – действие – срок. Последний пункт: контроль за исполнением возложить на (указываются должность, инициалы, фамилия сотрудника.)

Визы (руководителей подразделений, вносящих проект решения, исполнителей, юрисконсульта и др.)

(Виза включает в себя элементы: должность визирующего (может не указываться), личную подпись, ее расшифровку, дату.)

31

Распоряжение

Распоряжение – распорядительный документ, который издает руководитель коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов (обычно в дополнение к принятому решению). Распоряжения издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, в которых сформулированы распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами.

Образец оформления распоряжения

Наименование предприятия

РАСПОРЯЖЕНИЕ Дата ________№_____

Город О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комн. № ________

ОБЯЗЫВАЮ:

1.Провести ремонтные работы в комн. № _______

Ответственный ___________________________

Срок исполнения «____» ________________200____ г.

2.Контроль за выполнением распоряжения возложить на главного инженера Иванова И.И.

32

Визы

В дело № Подпись и телефон исполнителя

Распоряжения оформляются на бланке предприятия и подписываются директором или его заместителем.

В тексте распоряжения должны быть указаны:

•конкретное задание (работа);

•ответственный исполнитель;

•срок исполнения.

2.4.2. Информационно-справочные документы

Большинство документов, издаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: протоколы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию либо быть принята к исполнению.

Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальные органы управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, коммерческих банков, торговопромышленных палат и других организаций).

Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т. д.).

33

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается вид протокола.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю, или в тех случаях, когда ведется протокол заседания оперативного характера.

Полный протокол включает не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, все позиции, что позволяет представить полную картину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и передает дословно обсуждение каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Протокол оформляется на бланке, где указывается наименование вышестоящего органа, название учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место его составления, предусмотрены места для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21–24.01.2005 г.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает вводную и основную части.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляются фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания указывается общее количество присутствующих; списки после регистрации

34

участников передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

Заголовок протокола включает название вида коллегиальной деятельности (собрание, заседание, совещание и т. д.) и название коллегиального органа в род. падеже. Например: заседания совета, собрания акционеров и т. д.

Вопросы, которые предстоит рассмотреть на заседании (совещании, собрании), их количество и последовательность, как правило, определяются заранее, во время подготовки заседания. После этого оформляется повестка дня. Она является приложением к протоколу (о чем делается запись в тексте) или включается в текст вводной части протокола. Повестка дня должна содержать оптимальное количество вопросов, определять последовательность их рассмотрения и включать фамилии основных выступающих (докладчиков) по каждому вопросу.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей и начинается с цифры, обозначающей порядковый номер обсуждавшегося вопроса; затем прописными буквами с новой строки печатают слово «СЛУШАЛИ», и с новой строки приводится фамилия докладчика, его инициалы, ставится тире, затем следует запись выступления.

Если текст доклада готов заранее и будет передан секретарю, в протоколе после фамилии докладчика делается запись: «Текст доклада прилагается».

С новой строки печатают слово «ВЫСТУПИЛИ» и после двоеточия со следующей строки с абзаца указывают фамилию и инициалы каждого выступившего (в им. падеже) и после тире делается запись его выступления. Вопросы к выступающему и ответы на них выделяются в тексте протокола, т. е. каждая фамилия печатается с новой строки.

Текст решения, принятого по обсуждавшемуся вопросу, составляет третью часть протокола. Эта часть начинается со слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»), которое также печатается с новой строки.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают его председатель и секретарь.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к одному из вопросов повестки дня. В выписке воспроизводятся все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по кото-

35

рому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же делает заверительную надпись, которая состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Образцы оформления полного протокола

1.

Наименование министерства или ведомства

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Название структурного подразделения

ПРОТОКОЛ

Дата____ №_____

Город

Вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа

Председатель И.О. Фамилия Секретарь И.О. Фамилия Присутствовали:

(И.О. и Фамилии членов коллегиального органа в алфавитном порядке, через один интервал, через запятую.

Наименования должностей, И.О. и Фамилии (вместе с наименованием должности указывается название организации) присутствовавших в алфавитном порядке. (Если количество членов коллегиального органа более 15 человек, указывается их общее количество – ... человек; регистрационный лист прилагается.)

Повестка дня:

(1. Какой вопрос слушается. Доклад (отчет, сообщение), наименование должности, И.О. и Фамилия в род. падеже.

2. Оформляется так же, как пункт 1).

36

1. СЛУШАЛИ:

(И.О. Фамилия – Запись доклада или фраза: «Текст доклада прилагается».)

ВЫСТУПИЛИ:

(И.О. Фамилия – Запись выступления или фраза «Текст выступления прилагается». При необходимости после фамилии можно в скобках указать наименование должности.

И.О. Фамилия – Запись).

ПОСТАНОВИЛИ:

(Постановляющая часть пишется по схеме: действие – исполнитель – срок. Постановляющая часть может быть объединена с констатирующей частью. Если постановление содержит однородные вопросы, то делить постановляющую часть на пункты не надо. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо. Указывается: И.О. Фамилия. Наименование должности пишется не всегда.)

2. СЛУШАЛИ:

(Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ.)

Торгово-промышленная палата РФ Управление информации

ПРОТОКОЛ

12.02.2005 г. № 12

Москва

совещания редакции информационного обеспечения выставок

Председатель – В.В. Кириллов Секретарь – О.Н. Цветкова

37

Присутствовали: Авдеева Р.Н., Барулин А.М., Воробьев В.Н., Мордвинов Р.Д., Николаев Н.Н., Попова Т.Е., Соловьев В.С., Федорова Г.И., Черных Л.И.

Повестка дня:

1.Об итогах работы редакции по популяризации деятельности управления на российских выставках за рубежом в 2004 г.

Доклад ответственного редактора В.В. Кириллова.

2.Об участии редакции в подготовке информационно-справоч- ных компьютерных программ для оснащения российских выставок за рубежом.

Доклад старшего редактора А.М. Барулина.

1. СЛУШАЛИ:

В.В. Кириллов: Работа редакции на российских выставках за рубежом проводилась в соответствии с утвержденным планом. Характерная особенность выставок 2004 г. – повышенный интерес посетителей, и особенно деловых кругов, к состоянию экономики России. Прежде всего популярностью пользовалась литература по правовым вопросам, экономические обзоры, статистические материалы. В организации работы различных выставок отмечались одни и те же недостатки: плохая или запаздывающая реклама, несвоевременное поступление литературы, некачественный видеоматериал.

ВЫСТУПИЛИ:

Л.И. Черных предложил изменить план обеспечения литературой и организовать ее доставку по графику, предусмотренному при проведении больших национальных выставок.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.Вынести вопрос о подготовке и финансировании новых видеоматериалов для демонстрации на зарубежных экспозициях на президиум Торгово-промышленной палаты РФ.

1.2.Утвердить отчет об итогах информационно-пропаган- дистской работы редакции на российских выставках за рубежом в

2004 г.

Отчет прилагается.

2. СЛУШАЛИ:

38

А.М. Барулин: Редакция работает над созданием компьютерных программ совместно с фирмой «Алгоритм» на основе договора. В настоящее время фирма занята отработкой программ, и к концу 2005 г. они должны быть переданы в редакцию. Программы рассчитаны на автоматизированный поиск информации по правовым вопросам, они охватывают вопросы действующей законодательной и нормативной базы для создания и функционирования частных предприятий в России, а также вопросы инвестиций.

ВЫСТУПИЛИ:

В.В. Кириллов: Необходимо ускорить сроки разработки программ.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1.Сообщение А.М. Барулина принять к сведению.

2.2.Редакции приступить к разработке следующих программ для использования в работе выставок.

Приложение: Отчет об итогах информационно-пропагандис- тской работы редакции на 20 л. в 1 экз.

Образец оформления краткого протокола

Министерство информационных технологий и связи РФ Научно-производственное объединение «Гарант»

ПРОТОКОЛ

15.12.2005 г. № 1

Москва

общего собрания членов инициативной группы по созданию ТОО «Аналитик»

Председатель – А.М. Котов Секретарь – О.М. Ильина

39