Занятие №17-18 / Жилина О.А., Романова Н.Н. - Русский язык и культура речи. ч.2. Культура деловой речи - 2007

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Важно правильно использовать эти предлоги с именами существительными (в основном, в род. и дат. падежах).

Срод. падежом употребляются: в отношении, в сторону, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, вследствие, ввиду,

всилу, в сопровождении, впредь до, за счет, касательно, насчет, независимо от, относительно, по мере, по линии, по причине, при посредстве, со стороны.

Сдат. падежом употребляются: благодаря, согласно, вопреки, в отношении к, сообразно, наперекор, по.

Следует также помнить, что в деловой письменной речи предлог «по» в предложных сочетаниях с временным значением пишется раздельно с существительными, стоящими в предл. падеже:

по прибытии, по окончании, по возвращении, по приезде, по истичении, (например, по истечении срока действия договора, по прибытии высоких гостей).

Стандартные фразы часто выражены глагольными конструкциями. Глаголы обозначают действия, с помощью которых автор документа реализует свои цели и намерения. Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы и текста документа в целом. Это особое речевое действие, носящее официальный декларативный характер.

Эти глаголы-действия употребляются чаще в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже – в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что от 3-го лица речевые действия передаются описательно: ОАО «Алмаз» просит...; СП «Феникс» представляет... От 1-го лица речевое действие выска-

зывается непосредственно: на основании... приказываю...; оплату гарантируем...; извещаем о прибытии груза... Причем с помощью формы 1-го лица в деловых письмах выражается позиция юридического лица, т. е. организации, в других деловых бумагах – позиция должностного лица или коллегиального органа.

Некоторые устойчивые глагольно-именные словосочетания:

делать, обосновывать вывод и т. д.; заключать договор, сделку, контракт; анализировать, подводить итоги; аргументировать, высказывать мнение; иметь, составлять представление;

нести обязанности (кого? чьи? какие?), ответственность (за что? перед кем? в соответствии с чем? какую?), расходы (за что? какие?);

10

носить название (чего? какое?), отпечаток (чего? какой?), характер (чего? какой?);

оказывать влияние (на кого? на что? какое?), давление (на кого? на что? чем? какое?), услугу (кому? чему? чем? в чем? для чего? какую?);

предпринимать действия (против чего? против кого? для чего? где? какие?), усилия (по чему? для чего? к чему? какие?), шаги (по чему? винтересахкого? вчем? длячего? какие?);

принимать во внимание (что?), за правило (за какое? что делать?), к исполнению (что? к какому?);

проводить аналогию между (чем и чем? какую?), курс (на что? чего? какой?), линию(начто? вчем? кого? чего? чью? какую?).

В деловых документах также стандартизированы следующие словосочетания:

контроль осуществляется, возлагается; цена устанавливается, снижается, поднимается; задолженность погашается;

рекламация (претензия) предъявляется, удовлетворяется; платеж (оплата) производится; счетвыставляется, оплачивается, открывается, закрывается;

вопрос поднимается, решается, рассматривается, обсуждается;

скидки предоставляются, предусматриваются; возможность предоставляется; кредит выделяется, предоставляется, выплачивается.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным; деятельность – успешной; вклад – значительным, весомым, ценным; позиции – конструктивными, прочными; доводы – вескими, убедительными; необходимость – настоятельной, острой; скидки – значительными (незначительными); рентабельность – высокой (низкой); разногласия – существенными (несущественными, непреодолимыми); расчеты – предварительными (окончательными); спектр (например, услуг) – широким(узким).

Многие термины в современных деловых бумагах представле-

ны словосочетаниями: оптовая цена, розничная цена, технические характеристики, комиссионный сбор, регистрационный взнос, платежное поручение, бюджетное финансирование, объекты социального назначения, квартальный отчет, техника безопасности, юридическое лицо, сертификат качества и т. д.

Регламентированные (стандартизированные) словосочетания могут быть и простыми, и сложными, многочленными: порядок обращения взыскания на имущество, право пользования земель-

11

ным участком, в соответствии с условиями контракта, по мере отгрузки и получения товара и т. п.

Количество регламентированных словосочетаний колеблется весьма ощутимо; трафаретный регламентированный текст, сплошь состоит из таких словосочетаний, а в нерегламентированном процент таких словосочетаний значительно ниже процента свободных словосочетаний. Их знание и правильное использование – задача не столь простая, как может показаться. Так, по аналогии со словосочетанием «широкий спектр услуг» некорректно употребляют словосочетание «широкий спектр товаров». Адекватное во втором случае слово «выбор» заменяется словом «спектр» без учета его значения и особенностей лексической сочетаемости. В словосоче-

таниях «спектр решений», «спектр мнений», «спектр услуг» опор-

ное слово сочетается с отвлеченными существительными, оставаясь синонимичным слову «диапазон». Очевидно, поэтому с существительными, имеющими предметное значение (или абстрактнопредметное), слово «спектр» сочетаться не может. Между тем в деловых бумагах можно встретить: «спектр мебели», «спектр из-

делий», «спектр аксессуаров» и т. п. (правильно: ассортимент мебели, изделий, аксессуаров; выбор мебели, изделий, аксессуаров).

Помимо стандартизованных выражений составитель деловых бумаг может использовать готовые шаблоны.

Шаблоном (клише, трафаретом) называется документ, со-

держащий заранее подготовленный типовой текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Такие тексты для типовых управленческих ситуаций, подготовленные один раз и записанные на компьютеры всех сотрудников, которые занимаются составлением документов, значительно ускоряют процесс их подготовки и дают возможность сосредоточиться на содержании.

При наличии качественного принтера в шаблоны можно включать бланк учреждения, что позволяет не заказывать большой тираж бланков в типографии, а сразу распечатывать документ на бланке.

При подготовке на компьютере типовых писем, предназначенных для массовой рассылки, использование шаблона позволяет, составив письмо с предусмотренным в нем местом для адресата и сообщения и соединив его со списком адресатов, организовать печать писем со стандартным содержанием (например, уведомление

12

о собрании акционеров, приглашение принять участие в конференции и т. п.). Таким образом, каждый адресат получит письмо, обращенное именно к нему.

Другое средство, облегчающее и ускоряющее процесс подготовки документов, – быстро вызываемый набор типовых фраз и выражений, хранящийсявкомпьютере(АвтотекствпрограммеWord).

У составителей деловых документов могут возникнуть трудности при написании названий организаций и учреждений. В частности, это касается вопроса о том, какие слова писать с прописной буквы, а какие со строчной. В этой связи полезно знать следующее.

1.С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших государственных органов страны и важнейших международных организаций и органов. Например: Федеральное Собрание РФ, Государственная Дума РФ, Конституционный Суд РФ, Организация Объединенных Наций, Совет Безопасности ООН, Генеральная Ассамблея ООН.

2.С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций. Например:

Министерство промышленности и энергетики РФ; Федерация независимых профсоюзов России, Центральный банк России, Европейский банк реконструкции и развития.

3.С прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий. Например:

Российская академия наук, Музыкальное училище им. Гнесиных, Политехнический музей, Первый московский часовой завод.

4.Если перед названием стоит определение, дополнительно индивидуализирующее его, то оба слова пишутся с прописной бу-

квы. Например: Государственная Третьяковская галерея (ср.: Третьяковская галерея); Государственный академический Большой театр России (ср.: Большой театр).

Языковые средства, используемые в деловой речи, достаточно многообразны и отлично приспособлены для передачи весьма специфической производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Существуют общие правила составления и оформления служебных документов.

Слово «документ» (от лат. documentum – образец, свидетельство, доказательство) имеет следующие значения:

13

1)материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве;

2)информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности.

Понятие «служебный документ» относится к сфере админи- стративно-управленческой деятельности. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: директивные и распорядительные, административ- но-организационные, информационно-справочные, личные, служебные и коммерческие письма, финансовые и учетные документы. С документами работают все организации и огромное число частных лиц.

Существует около 60 видов управленческих документов. Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различаются пять типов записи текстов: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.), трафарет (справки, контракты, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости, статистические данные и пр.), анкета (личный листок по учету кадров, регистрационные карточки и пр.), тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).

Состав документов, фиксирующих деятельность учреждений, не зависит от ее уровня и характера. Соответственно, и правила оформления документов должны быть едиными как для государственных, так и для негосударственных организаций и предприятий (акционерных обществ, кооперативов, частных фирм и пр.).

Основным средством составления, редактирования документов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации в настоящее время является компьютер, который изменил офисную работу так же радикально, как телефон и пишущая машинка веком раньше.

14

2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Логические основы составления деловых бумаг

Любое высказывание должно строиться на основе последовательного и доказательного мышления, поэтому необходимо знать

иприменять основные законы логики.

1.В соответствии с законом тождества предмет мысли в пределах одного рассуждения, одного доказательства, одной теории должен оставаться неизменным. Закон тождества требует, чтобы в процессе рассуждения одно знание о предмете не подменялось другим. Соблюдение закона тождества помогает избежать неопределенности, неконкретности рассуждений. Нередко неточные формулировки, нечеткость оценок и выводов становятся причиной такой логической ошибки, как «подмена тезиса». Начав рассуждать об одном, говорящий, рассуждая, незаметно для себя переключается на что-то другое. Например: «Холдинг – это новая пер-

спективная форма взаимодействия. Сотрудники нашей компании всегда стремятся к совершенствованию уже имеющихся форм сотрудничества и созданию новых. Так, недавно мы выступили с инициативой разработать новое программное обеспечение, установка которого позволит реально увеличить прибыли…» Таким образом, руководитель компании пишет не о преимуществах новой формы сотрудничества, а об успехах своей компании, т. е. переходит от первоначально выбранного предмета обсуждения к другому.

2.Согласно закону противоречия не могут быть одновременно истинными два высказывания, одно из которых что-либо утверждает о предмете, а другое отрицает то же самое о том же предмете в то же самое время. Например: По результатам про-

верки самых высоких показателей в работе среди отделов добился отдел медицинского оборудования. Не менее высокие показатели и у отдела электроники. В первом предложении говорится, что самых высоких показателей добился один отдел.

15

Во втором, что таких же высоких результатов добились сотрудники другого отдела. Налицо противоречие: лучших результатов может добиться только один отдел. Следовательно, из двух приведенных утверждений одно истинно, а другое, в соответствии с законом противоречия, ложно.

3. Основной смысл закона исключенного третьего: если име-

ются два суждения о предмете противоречащих друг другу, то одно из них обязательно истинно, а другое ложно, и нет и не может быть ничего среднего, т. е. такого третьего суждения, которое могло бы быть также истинным в отношении того же предмета в то же время. Например: 1. Все медицинские компании города убыточны. 2. Медицинские компании «Дента-1» и «Дерма-люкс» высокорен-

табельны. Эти два утверждения исключают друг друга. С одним из них по смыслу совпадает одно из следующих двух суждений:

1.Позиции медицинских компаний в городе очень неустойчивы.

2.Позиции медицинских компаний упрочились.

Закон исключенного третьего предъявляет очень важное требование к рассуждениям: каждый раз, когда сталкиваются действительно противоречащие, взаимоисключающие суждения, чтобы разрешить противоречие, нужно сначала определить, какое из этих суждений истинно, а какое ложно, и не искать истину в каком-то третьем суждении. Например, необходимо узнать, проводилось ли собрание в студенческой группе. Ответ может быть лишь один: либо «да», либо

«нет». Суждения: группа работает хорошо; все в группе успевают; проводятся встречи с инженерами-практиками и др., – не имеют отношениякделуинемогутбытьответомнаданныйвопрос.

4. Закон достаточного основания формулируется так: для то-

го, чтобы признать суждение о предмете истинным, должны быть достаточные основания. Истинность выдвигаемых положений нужно доказать. Согласно закону достаточного основания, наши мысли в любом рассуждении должны быть внутренне связаны, обосновывать одна другую, т. е. высказывания должны быть последовательными и аргументированными. Причем обосновывать свои суждения должен тот, кто утверждает или отрицает что-либо. Приведем пример.

Уважаемый… !

Мы прочитали помещенное Вами в газете объявление о продаже Вашего торгового предприятия. Наша компания, специализирующаяся на торговле нежилыми помещениями, хотела бы предложить Вам свои услуги.

16

У нас хорошие связи со многими посредниками по всей стране. Наши контакты, а также организуемая нами реклама позволяют находить покупателей, готовых приобрести предприятие, подобное Вашему. Такие покупатели могут жить в другой части страны, а возможно, даже в других странах и не выписывают {название газеты}, в которой Вы поместили свое объявление. Существует также много людей, предпочитающих осуществлять покупку через посредника.

Наша единственная работа – это продажа предприятий, подобных Вашему.

При составлении служебных документов необходимо знать основные требования, предъявляемые к доказательству как особой системеумозаключений, путемкоторыхвыводитсяновоеположение.

В процессе доказательства истинность какого-либо утверждения обосновывается суждениями, безусловно истинными или представляющимися бесспорными. В доказательстве всегда можно выделить тезис, т. е. положение, которое доказывается, обосновывается, и аргументы, т. е. суждения, которые должны подтвердить выдвигаемое положение. Например: Условия, в которых проходи-

ли состязания по марафонскому бегу, были ужасными (тезис): лил непрерывный дождь (аргумент), шквальные порывы ветра буквально сбивали бегунов с ног (аргумент), температура воздуха не превышала семи градусов тепла (аргумент).

Согласно законам логики доказательства должны строиться с учетом следующих важных требований.

1.Тезис и аргументы должны быть суждениями ясными, точно сформулированными. Любая ошибка в выборе слова, возможность двоякого толкования фразы, нечеткий стиль изложения – все это может ослабить позиции того, кто пытается что-то доказать.

2.В ходе доказательства тезис должен оставаться неизменным, т. е. должно доказываться лишь одно положение. Если это правило не выполняется, тезис остается недоказанным.

3.Тезис и аргументы не должны быть внутренне противоречивыми, не должны противоречить и ранее сформулированным положениям.

4.В качестве аргументов следует использовать положения, истинность которых не вызывает сомнения. Все доводы должны быть суждениями, доказанными самостоятельно и проверенными на практике. Недопустимо, например, искать основания для подтверждения мысли в ней же самой. Неправильно: Сотрудники на-

17

шей фирмы столкнулись с нарушениями графика поставки, так как четкая доставка товара в соответствии с договоренностью не была выполнена. То, что доставка товара не была выполнена в соответствии с договоренностью, и есть нарушение графика поставки (такого рода ошибка известна в логике под названием «круга» или «порочного круга»).

5. Доказательство должно быть полным, достаточным. Нарушение этого правила часто заключается в том, что в ходе доказательства используются аргументы, логически не связанные с тезисом и, естественно, не доказывающие его истинности (эта ошибка обозначается формулой «не вытекает» или «не следует»).

Часто в процессе доказательства используются аргументы, справедливые лишь при определенных условиях, в определенное время, их же приводят как верные при любых обстоятельствах. Например, неудачно построено доказательство в следующем рас-

суждении: Проверка предложенной М.М. Свирским новой компьютерной программы для бухгалтерии предприятия позволила сократить непроизводительные затраты. Во-первых, программа Свирского оригинальна, технически грамотна и в дальнейшем может быть усовершенствована. Во-вторых, предлагаемые им изменения свидетельствуют о повышении интереса программистов к бухгалтерскому учету.

Впроцессерассужденияавторомдопущены следующиеошибки:

1)неправильно сформулирован тезис, поскольку проверка программы не может сократить непроизводительные затраты;

2)тезис внутренне противоречив, так как только практическое использование новой программы может показать ее преимущества;

3)ни первый, ни второй аргументы не доказывают истинности тезиса о том, что, поскольку новая программа оригинальна, техни-

чески грамотна, может быть усовершенствована и свидетельствует о повышении интереса программистов к бухгалтерскому учету, то, следовательно, она способна улучшить работу бухгалтерии. Положения, приведенные в качестве аргументов, не доказывают и то, что новая программа лучше используемых.

Ликвидировав перечисленные логические ошибки, можно выстроить, например, такое рассуждение: Внедрение предложенной Свирским М.М. новой компьютерной программы для бухгалтерии предприятия позволит сократить непроизводительные затраты. Это обусловлено тем, что программа может действовать значительно быстрее применяемых в настоящее время, так как разработана с учетом специфики именно нашего предприятия. Она

18

удобна, понятна и легко может быть освоена всеми сотрудниками бухгалтерии.

2.2.Основы делопроизводства. Государственные стандарты

иреквизиты документов

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста. К элементам содержания относятся структурные части основного текста, а к элементам оформления документа – его реквизиты. Докладная или служебная записка, акт, протокол, контракт, деловое письмо имеют только им присущие специально разработанные в государственных стандартах формы.

Соответствие нормативным актам Российской Федерации придает юридическую силу документам, способствует их оперативному исполнению, сокращает затраты труда и средств на составление и оформление документов. Каждый работающий в сфере управления обязан знать и соблюдать соответствующие правила, зафиксированные в государственных нормативных документах:

•ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения;

•ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организацион- но-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

•Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). М.,1990.

Документы могут быть составлены на естественном языке (рукописные, машинописные, в том числе телеграммы, телефонограммы) и на искусственном (с использованием таких носителей, как перфокарты, перфоленты, магнитные диски, кристаллы и т. д.). Носителями информации являются бумага, дискета, фотопленка, магнитофонная запись и т. п.

Независимо от носителя информации документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственного стандарта, чтобы иметь юридическую силу. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов.

Реквизит (от лат. requisitum – требуемое, необходимое) – это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты: наименование организации – автора документа, название вида до-

19