Занятие №17-18 / Жилина О.А., Романова Н.Н. - Русский язык и культура речи. ч.2. Культура деловой речи - 2007

Московский государственный технический университет имени Н.Э. Баумана

О.А. Жилина, Н.Н. Романова

РУССКИЙ ЯЗЫК ИКУЛЬТУРА РЕЧИ

Часть 2. Культура деловой речи

Издательство МГТУ им. Н.Э. Баумана

Московский государственный технический университет имени Н.Э. Баумана

О.А. Жилина, Н.Н. Романова

РУССКИЙ ЯЗЫК И КУЛЬТУРА РЕЧИ

В трех частях

Часть 2. Культура деловой речи

Рекомендовано редсоветом МГТУ им. Н.Э. Баумана в качестве учебного пособия

М о с к в а Издательство МГТУ им. Н.Э. Баумана

2 0 0 7

УДК82.08

ББК 81.2Рус-5

Ж72

Рецензенты: О.В. Константинова, Т.И. Кузнецова

Жилина О.А., Романова Н.Н.

Ж72 Русскийязыкикультура речи: Учеб. пособие: В3 ч. – Ч. 2: Культура деловой речи. – М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2007. – 108 с.

ISBN 5-7038-2929-1 ISBN 5-7038-2931-3 (ч. 2)

Вторая часть пособия «Русский язык и культура речи» содержит теоретические материалы по культуре деловой речи, образцы оформления деловых документов и задания, способствующие приобретению навыков и умений составления разножанровой документации, а также правильномуиспользованиюязыковыхсредстввписьменной речи.

Для студентов III – IV курсов всех факультетов. Возможно использование отдельных материалов в работе с иностранными учащимися на продвинутом этапе обучения.

УДК 82.08

ББК81.2Рус-5

Учебное издание

Ольга Александровна Жилина Нина Навична Романова

Русский язык и культура речи

Часть 2. Культура деловой речи

Редактор Н.М. Маслова

Корректор Р.В. Царева Компьютерная верстка А.Ю. Ураловой

Подписано в печать 10.07.2006. Формат 60 84/16. Бумага офсетная.

Печ. л. 6,75. Усл. печ. л. 6,28. Уч.-изд. л. 5,95.

Тираж 1500 экз. Изд. № 83. Заказ

Издательство МГТУ им. Н.Э. Баумана 105005, Москва, 2-я Бауманская ул., 5

ВВЕДЕНИЕ

Настоящее издание является второй частью учебного пособия «Русский язык и культура речи». Рассмотренные в первой части общие сведения по указанной тематике проецируются во второй части на актуальные ситуации письменного делового общения в сферах учебной, профессиональной, производственной и административной деятельности.

Пособие состоит из трех разделов, в каждом из которых представлены теоретические сведения и образцы разножанровой документации.

Теоретическая база пособия содержит: характеристику конструктивных и языковых особенностей официально-делового стиля речи, его подстилей, жанров и видов; изложение основ современного делопроизводства, правил составления и оформления частных и служебных документов (согласно ГОСТ).

В первом разделе рассматриваются особенности официальноделового стиля: назначение, сфера функционирования, жанровые разновидности, своеобразие лексики; предлагаются общие правила составления и оформления служебных документов.

Во втором разделе особое внимание уделено логическим основам составления деловых бумаг. Гармоничное сочетание содержания и формы – необходимое качество грамотно написанного служебного документа, поэтому подготовка таких бумаг предполагает творческий подход к смысловой стороне текста при строгой регламентированности формы. Здесь даны образцы наиболее часто используемых видов организационно-распорядительных (приказ, решение, распоряжение) и информационно-справочных документов (протокол, выписка из протокола, акт, докладная и объяснительная записки) в соответствии с государственными стандартами.

Специальный подраздел посвящен деловой корреспонденции. Здесь определены основные структурные и стилистические особенности деловых писем, предложены логические схемы составления различных типов писем, стандартные синтаксические кон-

3

струкции и лексико-грамматические модели, используемые в типичных ситуациях делового общения.

В третьем разделе рассмотрены особенности оформления частной деловой документации, даны образцы резюме, автобиографии, заявления и доверенности.

Включенные в приложение задания позволяют закрепить навыки использования лексико-грамматических и стилистических средств языка в различных видах и жанрах деловых документов. Сформированность коммуникативно-речевой компетенции студентов в сфере профессионального делового общения оценивается исходя из результатов выполнения текущих заданий и рубежной контрольной работы.

Учебный материал пособия апробирован преподавателями кафедры русского языка МГТУ им. Н.Э. Баумана. В процессе его подготовки авторы использовали данные современных лингвистических исследований и нормативные документы в области деловой коммуникации. Пособие адресовано в первую очередь российским студентам III–IV курсов всех факультетов университета. Материал отдельных тематических блоков может быть использован также в работе с иностранными учащимися на продвинутом этапе обучения.

4

1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ КАК ПОДСИСТЕМА ЯЗЫКА

1.1.Назначение, сфера функционирования, конструктивные

иязыковые особенности жанров официально-делового стиля

Официально-деловой стиль – это стиль служебных актов, приказов, объявлений, заявлений, докладных записок, деловых писем и переговоров, т. е. необходимых инструментов обслуживания общественных отношений. В настоящее время деловое общение является наиболее распространенным видом социального общения. Оно охватывает сферу коммерческих и административно-правовых, эко- номико-правовых и дипломатических отношений.

«Язык официальный, – писал известный швейцарский языковед начала ХХ в. Шарль Балли, – резко отличается от общеупотребительной речи и обладает ярко выраженной социальной окраской, он владеет совокупностью речевых фактов, служащих для того, чтобы в точных и безличных формулах выражать обстоятельства, которые накладывает на человека жизнь в обществе, начиная с нотариальных актов и полицейских уложений и кончая статьями кодекса и конституции…»

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст служебного письма, наличие навыков работы с документами – важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения. Хорошее знание языка становится обязательным компонентом общепрофессиональной подготовки не только менеджеров и руководителей разных уровней, но и инженеров, работающих в условиях рыночной экономики. Культуру речи, в том числе деловой, можно рассматривать как фактор, оказывающий определенное влияние на эффективность деятельности человека в различных областях. Высокий уровень речевой культуры способствует достижению успеха в любой сфере: науке, промышленности, торговле, искусстве и др.

Качество деловых отношений в немалой степени зависит от того, как люди общаются на совещаниях, конференциях, в ходе пе-

5

реговоров, в процессе переписки, от того, как оформляются приказы, распоряжения и т. п.

В официально-деловом стиле можно выделить следующие подстили:

•законодательный (государственные законы, указы, постановления);

•дипломатический (правительственные сообщения, заявления, коммюнике);

•административно-канцелярский (частная и должностная документация, деловая переписка, протоколы совещаний и переговоров, контракты).

Официально-деловой стиль – самый строгий и консервативный. Для него характерны краткость и максимальная точность изложения мысли. Его основные конструктивные особенности:

•формально-логический, стандартизованный способ изложения;

•императивность, четкость целевой установки;

•структуризациявысказываний, ихстрогаяаргументированность;

•лаконизм формы при информационной насыщенности содержания;

•точность, конкретность формулировок, определений, оценок;

•объективность, эмоциональная нейтральность.

Языковые особенности официально-делового стиля:

•насыщенность терминологией и фразеологией деловой сферы общения, канцеляризмами, аббревиатурами, существительными, обозначающими субъекта-деятеля;

•частое употребление отглагольных существительных, субстантивированных прилагательных и причастий (в роли существительных), сложных слов, сложных (отыменных) предлогов;

•использование клишированных речевых моделей, «цепочки» существительных в род. падеже, глагольно-инфинитивных словосочетаний без личного местоимения;

•употребление сложных синтаксических конструкций, прямого порядка слов, номинативных предложений, пассивного залога, причастных оборотов и предложно-падежных словосочетаний вместо придаточныхпредложений, конструкцийсоднороднымичленами.

Любой функциональный стиль, в том числе и официальноделовой, находит выражение в совокупности жанров. Большинство ученых выделяют жанровую принадлежность текста как основной фактор, влияющий на его стилевые характеристики. Официальноделовой стиль присущ языку законов, постановлений, соглашений, деловых писем и т. д. Известно около 700 видов документов, в том

6

числе акт, анкета, автобиография, визитная карточка, диплом, доверенность, договор, заявление, инструкция, нота, паспорт, удостоверение, устав, характеристика и пр.

При жанровой классификации речевых произведений адми- нистративно-канцелярского подстиля (равно как и для других подстилей) официально-делового стиля следует учитывать два основных момента: предметно-тематический признак, с которым связаны цель и ситуация общения, и характер, определяющий композиционно-структурные особенности текста.

Исходя из сказанного, выделяем в текстах административноканцелярского подстиля четыре основные жанровые разновидности: 1) жанр организационно-распорядительных документов (устав, положение, должностная инструкция, приказ, решение, распоряжение, поручение и т. п.); 2) жанр информационно-справочных документов (протокол, акт, справка, доверенность, заявление и т. п.); 3) жанр деловой переписки (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма); 4) жанр договорных документов (договор, контракт, соглашение и т. п.).

Административно-канцелярский подстиль – это набор жанровых типов, объединенных сходной ситуацией и целью высказывания и обладающих общими лингвостилистическими чертами.

1.2. Письменная деловая коммуникация. Виды служебных документов и общие правила их составления и оформления

Основная задача составителя документа – предельно точно отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном документе должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки фактов и ситуации в целом.

Работа с документом – это, прежде всего, работа с текстом. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию и не должен противоречить ранее изданным документам по этому вопросу.

Характерные особенности деловых бумаг:

7

•точность, не допускающая возможности иных толкований;

•детализация;

•стереотипность, стандартность;

•долженствующе-предписывающий характер изложения. Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых

текстах, и общая регламентация формы документов определяют другую важнейшую особенность деловой речи – высокую частотность отдельных языковых форм в определенных фрагментах текстов документов. Простейший пример – абсолютное преобладание форм им. падежа в документах, текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Основные стилистические особенности деловой документации:

•как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснении в тексте (обычно в скобках);

•при использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается их искажение или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.;

•фразеологическая устойчивость, наполнение готовыми языковыми формулами, что ограничивает возможности лексической сочетаемости слов, например: служебное письмо составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор объявляется, порицание выносится, оклад устанавливается и т. д.;

•преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Из односоставных активно употребляются номинативные, безличные, а в некоторых видах документов (приказах, служебных пись-

мах) – определенно-личные: В целях... необходимо выделить... ; В случае... следует сократить... ; Приказываю... ; Обращаем Ваше внимание... ;

•из сложных предложений более распространены сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа «выполни-

ли договорные условия, что позволяет…»;

•широкое употребление конструкций с отыменными предло-

гами (В порядке надзора...; В связи с отказом...) позволяет избе-

гать частого употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными;

8

•использование причастных оборотов и обособленных дополнений с мотивирующими отыменными предлогами; деепричастные обороты обычно представляют собой устойчивые конструк-

ции (исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...) ;

•частое использование страдательных конструкций (предо-

ставляется возможность...; комиссией было обнаружено…) и

безличных форм, хотя, как правило, в целом документ составляется от 3-го лица;

•использование нетипичных для других языковых стилей словообразований, например форм множественного числа у отвлеченных существительных: число продаж (в значении «число актов продажи»); мирные инициативы нашей страны; различные применения прибора и т. п.;

•использование во многих случаях предложений с большим количеством слов, что обусловлено распространенностью конструкций.

Большое количество слов в предложениях объясняется необходимостью максимально точно выразить мысль. Очень часты, например, предложения с последовательным подчинением однотипных падежных форм, т. е. «нанизыванием падежей» (обычно форм род. падежа), например: Направляем Вам акт проверки причины протекания полов душевых помещений бытовок заготовительного цеха завода. Высока частотность предложений с однородными членами, к числу которых относятся сложные перечисления, имеющие рубрицированное построение. Пример: Собрание постановляет: 1) определить... а)... б)... в)...;

2)организовать... а)... б)... в)...; 3) назначить... Каждая рубрика может быть любой сложности, скажем, включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т. д. Рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

Особого внимания требует стандартизация деловой речи, в которой используется огромное количество проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск формулировок, когда нужно охарактеризовать стандартные ситуации. Стандарт обеспечивает высокую степень точности отражения регулярно повторяющихся ситуаций. При помощи языковых выражений-заготовок, которые располагаются в строго определенной последовательности, строится текст делового документа.

9