Правила организации выставок
Определение целей и задач.
Оформление заявки на участие в выставке (На сайте выставки в разделе "Участникам" или "Условия участия и документы" публикуются специальные формы, по которым, предварительно, заполнив их, заказывается та или иная услуга).
Подписание договора с организаторами выставки (В некоторых случаях Договор считается заключенным с момента получения Организатором Заявки на участие в выставке при условии, если Организатором был выставлен Экспоненту счет в соответствии с условиями оплаты, указанными в Заявке на участие в выставке).
Резервирование и оплата выставочной площади.
Схема стенда и расположение демонстрируемых образцов товара (Ваш выставочный стенд должен быть грамотно продуман. Демонстрируемые образцы, необходимо определить заранее. Выяснить их точное количество и наличие на складе. Затем составить список с точными габаритами и весом каждого выставочного образца).
Формирование ТЗ (Технического задания) на строительство выставочного стенда.
Сотрудничество с компанией-застройщиком (согласование сметы, утверждение дизайна) (С особым вниманием нужно отнестись к застройке стенда и оформлению выставочной площади. С этой работой справятся специально обученные люди, компании-застройщики, которые в своем штате имеют профессиональных дизайнеров и художников. В существующих условиях компании-застройщики предлагают различные решения по застройке выставочного стенда).
Организация транспортировки оборудования.
Заказ дополнительно оборудования на стенд (электричество, воздуховоды, мебель) (Дополнительное оборудование заказывается только в том случае, если вы выбрали стандартно оборудованную площадь. Оборудованная площадь представляет собой выставочный модуль, собранный из стеновых панелей, фризовая надпись, ковролин, светильник СПОТ, розетка 220 и корзина для бумаг. Все оборудование сдается во временное пользование. Отнеситесь серьезно к плану застройки вашего стенда - потому что организатор выставки вправе соорудить стенд по своему усмотрению, если экспонент не предоставил в указанный срок план стенда. Перепланировка выставочного стенда будет осуществляется за ваш счёт в размере 60% от стоимости оборудования на день оплаты).
Изготовление полиграфических и рекламных материалов.
Изготовление визиток и бэйджей для сотрудников компании.
Составление опросного листа для посетителей (Опросные листы, необходимы на каждой выставке, но многие менеджеры, как и посетители негативно относятся к заполнению всякого рода анкет и опросных листов. Тем не менее, они необходимы, поэтому используйте маленькие хитрости. Во-первых, вопросов должно быть немного, не более 5-6 вопросов. Во-вторых, не обязательно говорить собеседнику, что сейчас произойдет опрос. Пять вопросов, вы можете легко запомнить и просто "вклинивать их в общую беседу", предварительно попросив разрешения делать пометки в блокнот в ходе разговора, под предлогом ничего не забыть).
Организация работы персонала на выставке.
Работы по монтажу-демонтажу.
Контроль отгрузки.
Составление общего бюджета выставки.
Поствыставочная работа (Главная цель выставки - контакты. Что бы выжать максимум из тех средств и сил, которые вы вложили, необходимо в течение первой недели, после окончания выставки обработать все контакты. Этот этап один из самых главных).
Методика проведений культурно-массовых мероприятий.
Второй этап (планирование и программирование) PR-кампании. Древо целей.
Планирование и программирование. PR иногда определяют как стратегическую коммуникацию, поскольку она занята долговременными целями. Планирование — это всегда сложный процесс, на который постоянно не хватает времени. Мы всегда больше заняты сегодняшними заботами. Но выигрывает всегда тот, кто сам определяет свою стратегию, а не движется по течению.
В целом этот этап должен дать ответы на следующие вопросы:
— цель программы (к чему именно мы стремимся);
— целевая аудитория (кого именно следует охватить своим воздействием);
— требования (чего именно следует достичь с каждым из типов аудитории).
Такое планирование необходимо для того, чтобы при помощи изменения в общественном мнении достичь изменения в поведении.
Дерево целей – это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей экономической системы, программы, плана, в которой выделены генеральная цель («вершина дерева»); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней («ветви дерева»). Название «дерево целей» связано с тем, что схематически представленная совокупность распределенных по уровням целей напоминает по виду перевернутое дерево.
Понятие о корпоративной культуре, ее компоненты.
Корпоративная культура — это качественная реализация позитивного корпоративизма на основе системы ценностей и убеждений, разделяемых сообществом корпорации, которые определяютего поведение, характер деятельности, максимизацию корпоративного духа и менеджмента, с учетом социально-этической ответственности. Она становится атрибутом современной корпорации, обретает функциональную направленность, которая предопределяет, совпадение ценностей ее и работника, качественное улучшение их совместной жизнедеятельности. Корпоративная культура, обеспечивает:
1. Формирование морально-этических ценностей и установок жизнедеятельности корпорации, побуждающих потенциал интеллектуальной и духовной энергии человеческих ресурсов на эффективную реализацию ее миссии.
2. Упрочение связей (социальное партнерство) работников с руководством корпорации, чувства общности (солидарности) всех уровней работников вокруг ценностей, норм, традиций и повышение их ответственности за качество деятельности.
3. Организацию работы и распоряжение человеческими ресурсами таким образом, чтобы деятельность корпорации обеспечивала высокую мобильность, обогащение, социальную защиту тех, кто в ней работает.
4. Создание фирменного стиля, направленного на развитие культуры качества, процветание корпорации, стимулирования удовлетворенности трудом работников и повышение социального вклада в общество.
5. Завоевание благожелательного отношения со стороны общественности, находящейся вовне корпорации.
Корпоративная культура через содержание своих элементов выражает ощущение общего стиля организации и обеспечивает ее гибкость, процветание и стабильность. Каждая организация (корпорация) имеет свою культуру в зависимости от специфики работы, но назначение ее одно: сплочение трудового коллектива вокруг общих ценностей-норм и достижение корпоративной миссии на основе позитивного (демократического) корпоративизма.
Преимущества и недостатки PR-деятельности собственного PR-отдела и внешней PR-фирмы.
Секрет фирмы
Если вы оказались перед выбором, создавать ли собственное PR-подразделение компании или обратиться к услугам стороннего PR-агентства, то вам стоит учесть важный момент доверия специалистам. Собственные пиарщики, как правило, находятся в курсе текущей ситуации в компании, а представителям PR-агентства нужно будет в начале работы предоставить необходимые данные. Зачастую заказчики предоставляют приглашенным специалистам дозированную информацию, не допуская их во «внутреннюю кухню» организации, что вызывает неправильное восприятие целей компании. Помните, что и ваши собственные сотрудники, и внешние эксперты нуждаются в честных проверенных данных, чтобы сформировать стратегию продвижения со знанием истории и традиций компании и учетом её индивидуальных потребностей.
Локальные или временные задачи PR-отдел компании в режиме «нон-стоп» решает поставленные руководством задачи по продвижению. Он находится в курсе текущего положения дел, поэтому чаще всего ему доверяют вопросы глобального характера, к примеру, общее улучшение имиджа в глазах общественности, повышение осведомленности о компании среди целевой аудитории и т.д. В России сторонние PR-агентства, как правило, привлекаются для достижения краткосрочных целей, таких как PR-поддержка при запуске нового продукта или решение антикризисных вопросов.
Игра по правилам
PR-специалист работает в тесном контакте с руководством компании, поэтому его деятельность легко контролировать. При сотрудничестве с агентством все необходимые мероприятия необходимо прописывать в договоре.
Возможность высказать собственное видение проблемы
Так как PR-специалист в компании обычно находится в подчинении руководителя организации, он иногда начинает отходить от объективной оценки происходящего в компании. Сотрудники PR-агентства «со стороны» могут дать более честную и объективную оценку происходящего, так как являются здесь независимыми экспертами.
Конкретные антикризисные задачи
Разработка антикризисной стратегии крайне важна для компании. Изменить ход ситуации в лучшую сторону могут как собственные специалисты, так и агентство. Но ваши PR-специалисты должны обладать большим опытом в этом вопросе, чтобы не навредить еще больше. Сотрудники PR-агентства часто сталкиваются с ситуациями преодоления негативного информационного поля вокруг компании, поэтому у них зачастую уже есть ряд наработанных инструментов в борьбе с кризисными явлениями.
Оперативное реагирование на изменения
Собственный PR-отдел, сотрудники которого обладают все информацией о жизни компании, может оперативно отреагировать в случае необходимого вмешательства. PR-агентству, как правило, нужно время, чтобы вникнуть в дела компании.
Экономия
Немаловажно, что далеко не каждая, особенно небольшая компания позволит содержать собственный PR-отдел. Агентство на аутсорсинге всегда можно нанять для решения краткосрочных задач. Оплата за работу агентства непосредственно связана с объемом предоставляемых услуг.
Собственные связи в мире бизнеса и политики
PR-специалисты компании, как правило, «варятся» внутри компании и не всегда могут похвастаться необходимыми связями и контактами для успешного закрытия проектов. В составе агентства же работают опытные специалисты, знающие рынок и обладающие необходимыми связями, которые могут помочь в решении текущих дел и налаживании деловых контактов.
Новый взгляд
Нередко происходит так, что специалисты внутреннего PR-подразделения теряют свежий взгляд на некоторые вещи и перестают генерировать действительно креативные идеи, дающие эффективный результат в публичном продвижении компании. Надежным вариантом в таком случае выступает помощь профильного PR- или рекламного агентства. Их сотрудники обычно дают объективную оценку происходящего, подкрепленную профессиональным опытом и креативным подходом.
Ангажированность
PR-агентства, заключая договор с каждым клиентом, стараются по максимуму эффективно выполнить взятые на себя обязательства. Многие из них ценят свою репутацию, качественно и в установленные сроки выполняют свою работу. Поэтому вы можете быть уверены в успехе проводимых мероприятий. Собственные PR-специалисты решают много текущих вопросов, и их ресурсов может попросту не хватить на разовые проекты.
Понятие об антикризисном PR.
Кризис — это событие, по вине которого компания попадает в центр недоброжелательного внимания СМИ и других внешних целевых аудиторий, которые по той или иной причине вполне законно интересуются действиями организации.
Управление проблемами — это способность понять, мобилизовать, координировать и подчинять все функции планирования стратегии и тактики достижению единственной цели — активному участию в разработке политики по отношению к общественности, от которой зависит судьба организации.
Процесс управления проблемами охватывает пять последовательных шагов:
1) идентификация проблем, на которые организации следует обратить особое внимание;
2) анализ и определение пределов каждой проблемы с точки зрения ее воздействия на группы общественности;
3) выявление и демонстрация альтернативных вариантов стратегии;
4) реализация программы действий, нацеленной на усиление позиций организации и оказание влияния на восприятие проблемы;
5) оценка результатов выполнения программы с точки зрения достижения цели организации.
Этапы управления проблемами:
— определение проблемы с помощью разных методов исследования;
— оценка возможных последствий проблемы;
— определение приоритетов;
— ревизия уязвимых мест;
— составление плана реагирования на проблему;
— составление плана преодоления кризиса в случае перерастания проблемы в кризис.
Антикризисные планы могут сосредоточиваться в специальном Руководстве по преодолению кризисов.