nechaeva_obraztsy_dokumentov

Министерство образования Российской Федерации

______________________

Санкт-Петербургский государственный политехнический университет

Е. В. НЕЧАЕВА

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

I часть

Учебное пособие

Санкт-Петербург Издательство СПб ГПУ

2003

УДК 075. 8 ББК 65. 050.2 я73

Н 59

Нечаева Е.В. Документоведение и документационное обеспечение управления.I часть: Учеб. пособие. СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2003. 84с.

ISBN

Пособие соответствует государственному образовательному стандарту дисциплины «Документоведение и документационное обеспечение управления», направлений бакалаврской подготовки 521500 «Менеджмент», 521600 «Экономика».

Пособие знакомит студентов с необходимой терминологией, законодательными, правовыми актами и методическими разработками по вопросам документационного обеспечения управления, с основными требованиями к оформлению бланков документов и составлению организационно-распорядительной документации.

В пособии представлен краткий обзор изучаемых тем, контрольные вопросы и даны образцы основных документов, необходимых для закрепления теоретических знаний.

Предназначено для слушателей Высшей школы управления и финансов и студентов факультета экономики и менеджмента, изучающих дисциплину «Документоведение и документационное обеспечение управления» в рамках бакалаврской подготовки.

Ил. 35. Библиогр.: 31 назв.

Печатается по решению редакционно-издательского совета СанктПетербургского государственного политехнического университета.

ВВЕДЕНИЕ

«Искусство сочинять письма и бумаги имеет свою теорию, точно также как и все другие искусства» Руководство к сочинению писем и деловых бумаг

1847г.

Предметом изучения Документационного обеспечения управления (делопроизводства) является деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документом (ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Новые экономические отношения, изменившаяся система управления политической

исоциально-культурной жизни, появление негосударственных структур, появление новых форм и методов документирования определило возрастание роли документа в обществе, а также служб, осуществляющих документирование управленческой деятельности, обработку

ихранение документа.

Интенсивное развитие новых информационных технологий, появление современных способов и средств документирования заставило существенно изменить само понятие документа. В современных условиях документ – это часть сложной информационнодокументационной системы, это отражение управленческой, производственной и иной деятельности организации, это закрепление производственных, деловых отношений как внутри организации, так и за ее пределами. Поэтому к информационно-документационному обслуживанию (управлению) предъявляются определенные требования, выполнение которых возможно лишь при наличии широкого круга знаний и умений в данной области.

Курс «Документоведение и документационное обеспечение управления» включен в подготовку документоведов, историков, менеджеров, экономистов, юристов и других специалистов, готовящихся к работе в сфере управления.

Высокий уровень составления документа и эффективность делопроизводства в организации обеспечивает соблюдение действующих законодательных и правовых актов, соблюдение установленных норм и правил. Знание делопроизводства повышает эффективность управленческого труда, формирует и совершенствует информационную культуру, обеспечивает документную и правовую грамотность, без которой немыслим современный специалист с вузовским дипломом.

3

Раздел№1.

История развития системы государственного делопроизводства в дореволюционной России и в советских государственных учреждениях.

Тема № 1.

Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России XV-XVII

веков.

История развития системы российского делопроизводства всегда зависела от действующей политической и экономической системы управления. Государственное делопроизводство закрепляло систему управления и изменялось вместе с ней.

Становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства – по названию первых государственных учреждений – приказов.

К XVII веку насчитывалось до семидесяти приказов. Во главе приказа стоял приказный судья (из бояр), в его ведении состояли дьяки (от одного до трех), в ведении дьяков находились подъячии. Подъячии делились на три группы: старшие (с правом подписи на документе), средние (с правом составления документов) и младшие. Крупные приказы делились на «столы». Известно, что Нижегородская приказная изба в 1663 году состояла из четырех столов: денежный, судный, сыскной (поместный) и ямской.

В приказах одновременно велась работа по приему посетителей и по составлению документов. Здесь же осуществлялось и хранение всей документации. Она размещалась на столах, скамьях, а особо ценная – в сундуках (ларях).

Характерной особенностью приказного делопроизводства явилось то, что оно во многом опиралось на нормы обычного права, на традиции и обычаи, переносимые из поколения в поколение служилыми людьми. Вместе с тем в приказах уже складывался определенный порядок и технология прохождения документов в органах управления, а также нормы оформления документации.

Основными документами, регламентирующими приказное делопроизводство, стали

Судебник 1550 года и Уложение 1649 года.

Видовой состав этого периода не был особенно разнообразным. Это грамоты, приговоры, наказы, доклады, отписки, челобитные, грамотки, отпуск. Документы имели очень специфическую форму – столбцовую (свиток, который представлял собой совокупность документов по определенному вопросу, склеенных между собой в виде столбца). По существу столбцовая форма отражала все решения по данному вопросу от

4

начала до конца. Эти документы хранились свернутыми в рулон, а для особо важных изготовлялись специальные футляры. При столбцовой форме много времени уходило на поиск необходимых сведений, сама склейка была недостаточно прочной, все это приводило к быстрому износу документа. Эта форма была полностью отменена Петром I в 1700 году.

Наряду с этой формой применялась тетрадная форма документа – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались, переплетались по мере необходимости и из них составлялись книги, что явилось началом формирования документов в Дела, которое осуществляется в современном делопроизводстве. При любой форме документа (столбцовой или тетрадной) отдельные его части – вид, дата, автор, адресат, обращение – не выделялись, а составляли один сплошной текст. Подпись (припись) ставилась очень своеобразно: дьяк проставлял по одному слогу своей фамилии на каждой склейке свитка, чтобы буквы захватывали оба листа. Это было узаконено Судебником и предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В XV веке дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, а инструментом для написания служили гусиные перья (вплоть до второй половины XIX века), причем лучшими считались перья из левого крыла.

Приказное делопроизводство сыграло важную роль в становлении и укреплении централизованного русского государства. Оно отразило формы и методы управления, особенности структуры органов управления на первоначальном этапе своего развития.

Тема № 2.

Делопроизводство в учреждениях России XVIII века.

В результате реформ в области управления были упразднены приказы (1718-1720 гг.). Вместо них было создано 12 коллегий (Военная, Коллегия Иностранных дел, Коммерческая, Ревизионная, Юстиц-Коллегия и т.д.). По названию учреждений нового типа появилась государственная система делопроизводства, получившая название коллежской.

Основным законодательным актом этого периода явился Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 году, который поставил делопроизводство на твердую почву закона. Генеральный регламент явился первым документом в России, определяющим порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения. За основу была взята шведская модель делопроизводства. Регламент установил процедуру рассмотрения и решения вопроса (коллегиальную), ввел первые типовые сроки исполнения и систему многоступенчатой регистрации документов, установил правила использования

5

печатей и впервые ввел понятие архива. Теперь после исполнения документы обязательно сдавались на архивное хранение.

Значительно увеличилось количество видов документов, и появились совершенно новые названия: вексель, облигация, рапорт, журнал, протокол, корреспонденция, инструкция, указы, регламент, прошение, доношение (донос), известие. При каждой коллегии «состоял» прокурор, следивший за «порядком и законностью решения дел», а контроль за исполнением документов осуществляли фискалы. Много внимания было уделено учреждению нового типа – канцелярии. Ее центральной фигурой стал секретарь. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, экзекутор, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи, вахмистр, нарочные.

ВУказе «О форме суда» 1723 года была дана первая разработка «генеральных формуляров» некоторых документов.

Екатерина II завершила реформу учреждений и делопроизводства, законодательно закрепив сложившуюся иерархию в Законе 1775 года «Учреждения для управления

губерний Всероссийской империи».

Вцелом реформы XVIII века установили в России единообразную систему делопроизводства государственных учреждений и позволили сохранить многие архивные документы до наших дней.

Тема № 3.

Делопроизводство в учреждениях России XIX-XX веков.

Этот период развития делопроизводства называется министерским (исполнительным) по названию новых государственных учреждений – министерств, созданных в 1802 году.

Основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы, стало «Общее учреждение министерств» 1811 года. В основу был положен принцип единоначалия. В делопроизводстве министерств появились новые виды документов: экстракт (сбор необходимых сведений), представление, объяснение, жалоба, акт, отзыв, отчет. Отчеты являлись особо важной категорией документов и имели три вида: отчет в суммах (финансовый), отчет в делах (о деятельности учреждения), отчет в видах и предложениях (план улучшения работы министерств). Каждое министерство и их департаменты должны были иметь устав и положение. Самостоятельным участком работы в делопроизводстве стала ревизия дел, тем самым ужесточался контроль за ведением дел и сохранностью документов.

6

«Общее учреждение министерств» определило порядок функционирования министерств и системы делопроизводства вплоть до советского периода.

С 1832 года стали издаваться Своды законов Российской империи, в которых содержались подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений всех уровней , от верховной власти до уездных и губернских властей.

Именно в XIX веке появились первые бланки – листы с «бланковыми надписями», которые использовались только для переписки с другими учреждениями.

Особенностью этого периода стало появление литературы по делопроизводству, в том числе и работ теоретического характера. Регулярно стали издаваться письмовники – сборники образцов документов. Они предназначались самому широкому кругу чиновников

ичастных лиц, которым приходилось обращаться в государственные учреждения. Известны такие сборники как «Новейший деловой письмовник. Практический самоучитель и наставник» Г.Т.Бриллиантова (1889 г.), «Полный русский письмовник» Санова и Бельского (1887 г.). В 1856 году было опубликовано «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России» М.Н.Каткова. Оно дает яркое представление о порядке исполнения документов в государственных учреждениях царской России. Большое значение имеет работа Н.В.Варадинова «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному

иодноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (1857 г.).

Интересны также работы Ф.Наливкина «Руководство к сочинению писем и деловых бумаг» (1847г.), В.Вельдбрехта «Общие основания русского делопроизводства» (1854 г.), Л.Л.Камбека «Самоучитель к составлению и написанию всякого рода частных деловых бумаг и актов, и прочее» (1860 г.).

Тема № 4.

Становление советского делопроизводства (1917-1930 гг.).

Этот период развития делопроизводства характеризуется необходимостью законодательно закрепить деятельность совершенно новых государственных структур и упорядочить процесс формально ликвидированного прежнего делопроизводства. Поэтому в это время издаются следующие законодательные акты: Декрет «О порядке утверждения и

опубликования законов» (30 октября 1917 г.), Постановления «О форме бланков государственных учреждений» (2 марта 1918 г.) и «О точном и быстром исполнении

7

распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» (8 декабря

1918 г.).

Это «Положение о письмоводстве и делопроизводстве», при создании которого использовался аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства

1911 года.

Так начался период активного поиска оптимальных подходов к совершенствованию управления и документационного обеспечения. В 1922 году при наркомате Рабочекрестьянской инспекции (НК РКИ) был создал Отдел нормализации, в котором одна из секций занималась совершенствованием делопроизводственных служб партийного и государственного аппарата, а также совершенствованием делопроизводства в целом. Именно в 20-е годы были разработаны стандарты для составления служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и других документов. В 20-е годы получили свое развитие и системы специальной документации. Акцент был сделан на документирование таких функций, как планирование, учет и контроль. Статистическая документация становится единообразной по форме и включаемым показателям.

В 1923 году на базе Отдела нормализации организуется Секция административной техники, которая продолжает работу своего предшественника. В это же время создаются две новые крупные организации: Оргстрой – 1 января 1925 года, а в феврале 1926 года – Государственный институт техники и управления (ИТУ), в котором впоследствии был создан Кабинет стандартизации. В 1928 году ИТУ совместно с архивной службой издают

«Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в

которых даются рекомендации по составлению перечней документов и дел с определением сроков их хранения. Здесь же устанавливаются правила хранения и уничтожения документов. В 1931 году был издан проект «Общих правил документации и документооборота». Предполагалось ввести общие правила в качестве типовых и единых для всех учреждений. В проекте была сделана попытка обобщения опыта, накопленного к тому времени различными ведомствами и организациями, для внедрения единых Правил технологии делопроизводства во всех учреждениях. К сожалению, эти Правила не были доработаны и утверждены из-за закрытия ИТУ в 1932 году и упразднения НК РКИ СССР.

8

Тема № 5.

Развитие советского делопроизводства в 1930-90 гг.

В30-е годы формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства.

Врезультате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов делопроизводства (ИТУ, НК РКИ), но это не означает, что работы в этой области прекратились. На этом фоне более активно стали себя проявлять органы управления архивным делом, а также отдельные крупные ведомства.

В1941 году собирается первое межотраслевое совещание, в проект программы которого были включены следующие вопросы документационного обеспечения управления:

1.Создание организационно-методического центра делопроизводства для руководителей.

2.Разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства.

3.Механизация труда сотрудников служб делопроизводства.

4.Проведение унификации и стандартизации управленческой документации.

5.Установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства.

6.Создание Всесоюзного научно-исследовательского института для разработки

проблем документационного обеспечения.

Однако Великая Отечественная война помешала реализации этой серьезной и важной программы. В военные годы была предпринята еще одна попытка создания единого нормативного документа. В 1943 году К.Г.Митяевым был подготовлен проект

«Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов текущего делопроизводства в народных комиссариатах и других учреждениях, организациях и предприятиях Союза ССР». Но данный проект не был принят, тем самым создание основного документа по делопроизводству было отложено еще на 20 лет. И только в 1960 году в Москве участники Всесоюзного совещания по вопросам механизации инженерно-технических работников и работников административноуправленческого аппарата в своих решениях повторили рекомендации межотраслевого совещания 1941 года, тем самым подтвердив актуальность проблем, назревших в сфере

9

делопроизводства. Принятые решения активизировали работу ученых и практиков управления.

В60-е годы усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. Этому способствовало «Положение о государственном архивном фонде Союза ССР» 1958 года, которое, вместо функции «наблюдения», предоставило архивным органам право контроля за документальной частью текущего делопроизводства.

Сэтого момента архивные органы активно встают во главе рационализации делопроизводства.

В1963 году ГАУ издает «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР»,

которые стали единственным руководящим материалом, способствующим упорядочению деятельности служб делопроизводства и архивов. В этом же 1963 году принято

Постановление Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в

СССР».

В1966 году в рамках Архивной службы был учрежден Всесоюзный научноисследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была поручена разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

И в 1973 году ЕГСД была одобрена Госкомитетом СМ СССР и рекомендована министерствам, ведомствам и организациям для использования.

В1988 году появилась новая, дополненная редакция ЕГСД под другим названием –

«Государственная система документационного обеспечения управления» (ГС ДОУ),

которая с 1991 года до настоящего времени является основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. На ее основе в 1993 году создана

Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств Российской Федерации.

Явлением в развитии делопроизводства 70-80-х годов стало издание государственных стандартов на документацию; кодирование информации, которое получило свое отражение в общесоюзных классификаторах; разработка унифицированных форм документов (УФД) и систем документации (УСД).

Внедрение новых информационных технологий в государственном масштабе связывалось в 80-е годы с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматической системы (ОГАС) для сбора и обработки информации, для учета планирования и управления народным хозяйством. Идеи ОГАС частично были реализованы в народном хозяйстве, а с 90-х годов началась

10