nechaeva_obraztsy_dokumentov

становятся едиными для федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления, для всех предприятий и организаций независимо от их организационноправовой формы и вида деятельности.

Для изготовления бланка используется формат А4, А5, при необходимостиА3 и А6. Установлены три вида бланка: бланк для писем, общий бланк и бланк конкретного вида. Бланки каждого вида могут иметь два варианта расположения реквизитов: угловое и продольное. При составлении любого документа на бланке или на стандартном листе, ГОСТом предусмотрено наличие полей: левого – не менее 20 мм, правого – не менее 10 мм, нижнего – не менее 20 мм, верхнего – не менее 20 мм. Наличие ограничительных отметок на бланке обеспечивает соблюдение границ фиксируемой информации на документе.

Тема № 3.

Требования к бланкам документов, к их изготовлению, учету, хранению и использованию.

Контроль за изготовлением, хранением и использованием бланков возлагается на службу документационного обеспечения организации.

Бланки документов целесообразно печатать в типографиях, что дает большую степень защиты их от подделки. Не запрещено создание бланков и на основе компьютерных шаблонов. Но установка на компьютере официального бланка фирмы резко повышает возможность его использования для подделки документов. Учет бланков является одной из мер по защите документов от подделки. Для этого бланки нумеруются в делопроизводственной службе организации и выдаются в ограниченном количестве.

Изготовление бланков с изображением Герба РФ и гербов субъектов РФ регламентируется Положением о Государственном гербе РФ от 30 ноября 1993 года № 2050 и Постановлением Правительства РФ «Об упорядочении изготовления,

использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» от 27 декабря 1995 года № 1268.

Анализ бланков организаций и фирм различных форм собственности позволяет сделать вывод о неоправданной многовариантности создания и оформления бланков.

При этом часто бланки коммерческих организаций имеют следующие ошибки:

1.Отсутствие организационно-правовой формы данной организации.

2.Указание только сокращенного наименования организации.

3.Произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующее

требованиям государственного стандарта.

21

4.Размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков международного стандарта, что нарушает национальный российский стандарт, нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

5.Недостаточная информативность при воспроизведении реквизита «Справочные

данные».

6.Воспроизведение эмблемы, не зарегистрированной в установленном порядке.

7.Пестрота и перенасыщенность бланка.

Бланк – это визитная карточка организации, и легкомысленное, непрофессиональное отношение к его оформлению наносит значительный ущерб фирме.

Тема № 4.

Состав реквизитов.

Составление и оформление документов регламентируется многими нормативными актами. Одним из самых важных является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные

системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Этот стандарт имеет большое значение прежде всего для унификации оформления документов как на бумажном, так и на электронном носителе. Стандарт создавался с учетом традиций отечественной практики оформления документов, он содержит оптимальный набор реквизитов, необходимых и достаточных для создания документа, и устанавливает рациональную и продуманную схему их расположения. Следует помнить, что стандарт распространяется на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

Итак, стандартом установлено 30 реквизитов, применяемых для оформления управленческой документации. Реквизит является законченным информационным элементом документа. Все реквизиты разделяются на постоянные и переменные, обязательные и дополнительные, графические и текстовые.

Совокупность реквизитов для конкретного вида документа с определением их расположения образует формуляр данного документа.

Основой для создания унифицированных систем документации или группы документов является формуляр-образец. Формуляр-образец содержит 30 реквизитов и устанавливает последовательность их расположения на документе.

22

Реквизиты имеют следующие наименования: 01 – Государственный герб Российской Федерации [Б] 02 – герб субъекта Российской Федерации [Б]

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) [Б] 04 – код организации [Б]

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица [Б] 06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/ КПП) [Б] 07 – код формы документа [Б]

08 – наименование организации [Б]

09 – справочные данные об организации [Б]

10 – наименование вида документа [Б]

11 – дата документа

12– регистрационный номер документа (индекс)

13– ссылка на регистрационный номер и дату

14– место составления или издания документа [Б]

15– адресат

16– гриф утверждения документа

17– резолюция

18– заголовок к тексту документа

19– отметка о контроле

20– текст документа [Б] (при трафаретной форме)

21– отметка о наличии приложения к тексту

22– подпись

23– гриф согласования документа

24– визы согласования документа

25– оттиск печати

26– отметка о заверении копии

27– отметка об исполнителе

28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29– отметка о поступлении документа в организацию

30- идентификатор электронной копии документа

23

Итак, стандартизировано применение и оформление 30 реквизитов. ГОСТ Р 6.30-2003 достаточно подробно излагает требования к их воспроизведению на документе. Соблюдение этих требований гарантирует правильность оформления документа и придание ему юридической силы. Поэтому стандарт должен стать предметом тщательного изучения. Его обязан знать каждый – и составители, и исполнители.

Следует иметь в виду, что закрепленный в ГОСТ Р 6.30-2003 перечень реквизитов относится к организационно-распорядительным документам, хотя с помощью этих реквизитов оформляются и документы других систем документации. В Российском действующем законодательстве нет единого перечня реквизитов для всех систем документации. Реквизиты бухгалтерских и других документов определяются дополнительными правилами, установленными для этих систем документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 не разграничивает реквизиты традиционных бумажных и машиночитаемых (электронных) документов. Это характерно и для правовых нормативных актов, определяющих правила оформления документов и других систем документации. Но следует учитывать, что продолжает действовать ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированная

система документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Основные положения». Этот стандарт устанавливает обязательные реквизиты машиночитаемых документов: код и наименование организации, код формы документа, кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа.

Тема № 5.

Язык и стиль текста документа.

Работа с документом – это прежде всего работа с текстом. Если работнику не удается справиться с языковыми и стилистическими проблемами, то документ утрачивает способность выступать в качестве полноценного средства передачи необходимой информации, он теряет свою основную функцию, функцию управления.

Языком делового общения является официально-деловой стиль. Основными чертами официально-делового стиля является нейтральный тон изложения, точность и ясность, лаконичность и краткость. При этом представленная информация должна быть актуальной и достоверной, убедительной и достаточной для того, чтобы обладать определенной ценностью и высокой эффективностью для решения управленческих задач.

При работе с текстом составитель должен знать и соблюдать определенные правила: 1. Употребление в тексте специальной терминологической лексики.

25

2.Использование неологизмов и заимствованных слов.

3.Использование слов с «универсальным» значение.

4.Употребление сокращений

5.Правильность выбора необходимого предлога.

6.Недопустимость включения в текст документа архаизмов и историзмов.

7.Недопустимость использования слов профессионального жаргона, тавтологии и плеоназмов.

Чтобы грамотно составить текст документа, нужно владеть способами текстовой унификации: это знание и употребление устойчивых языковых оборотов; это ограничение сочетаемости слов; это расщепление сказуемого и т.д.

Важное значение имеет унификация структуры текста документа. В настоящее время унифицированные тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, трафарета, связного текста или в виде соединения вышеназванных форм.

Контрольные вопросы

1.Понятие «делопроизводства», «документационного обеспечения управления», «управление документацией».

2.Средства и способы документирования.

3.Понятие информации, документа и их развитие.

4.Общие и специальные функции документа.

5.Классификация документов.

6.Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.

7.Формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец.

8.Понятие унификации и стандартизации документов.

9.ГОСТ Р 6.30-2003. Его содержание и значение.

10.Понятие бланка. Виды бланков. Требования к оформлению бланков.

11.Требования к учету, изготовлению и хранению бланков.

12.Реквизит «наименование организации», требование к его составу и воспроизведению

13.Реквизит «справочные данные об организации», его состав.

14.Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.

15.Дата в документе. Требования к оформлению. Дата как составная часть других

реквизитов.

26

16.Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.

17.Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Условия его проставления на документе.

18.Порядок согласования документов. Оформление внутреннего и внешнего согласования.

19.Порядок утверждения документов. Виды утверждения.

20.Порядок подписания документов.

21.Печать как реквизит документа. Виды документов, на которых проставляется печать.

22.Отметки на документе, их значение и оформление.

23.Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.

24.Реквизиты, придающие документу юридическую силу.

25.Общие требования к тексту документа.

26.Унификация текста документа.

27.Способы представления информации унифицированных текстов документов.

28.Лингвистические особенности текстов служебных документов.

27

Тема № 6.

Составление документов.

6.1.Распорядительная документация.

Основное назначение распорядительных документов – это регулирование деятельности организации, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач и получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организации.

Решения, фиксируемые в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры управления, характера и содержания, средств и способов осуществления основной деятельности организации и являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками данной организации.

К таким документам относятся приказ, распоряжение, указание, постановление, решение. Каждый документ имеет свой набор обязательных реквизитов, необходимых для его составления.

Для составления приказа, распоряжения и указания такими реквизитами являются: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок, текст, согласование, подпись.

Для постановления и решения – герб (для постановлений), наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок, текст, подпись.

Дадим определения распорядительным документам.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, с целью разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично, с целью разрешения оперативных вопросов в рамках действующего должностного лица.

Указание – это правовой акт, издаваемый единолично, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ с целью разрешения наиболее важных государственных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.

28

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм с целью разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

6.2. Организационно-правовая документация

С разработки именно этих документов начинается создание организации, установление ее структуры, определение штатной численности и состава должностей, организация труда работников организации. К этим документам относятся устав организации и положения, штатное расписание и регламент, должностные инструкции и инструкции по отдельным видам деятельности, правила, договор. Организационноправовые документы содержат положения, обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Эти документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. Разрабатываются руководителем организации или руководителями структурных подразделений с привлечением других квалифицированных специалистов. Текст этих документов обладает большой информационной емкостью и составляется на основе типовых форм данных документов.

Обязательными реквизитами являются наименование организации (структурного подразделения), вид документа, регистрационный номер, заголовок, текст, подпись, гриф утверждения, согласование (для инструкций и штатного расписания).

Итак, дадим определения вышеуказанным документам.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения, общества.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый с целью регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные

29

стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб и должностных лиц.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

6.3. Информационно-справочная и информационно-аналитическая документация

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационноправовым и распорядительным документам. Они содержат объективную и достоверную информацию о фактическом положении дел в системе управления организации. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.

Информационно-справочную составляют следующие виды документов: протокол, докладные и объяснительные записки, предложение (как разновидность докладной записки), пояснительная записка, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Обязательными реквизитами для этого документа являются: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления (только на бланке), заголовок, текст, подпись. Для составления протокола используются три формы: полная, сокращенная и краткая.

Теперь рассмотрим разновидности служебной записки.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий изложение вопроса с выводами и предложениями составителя.

Предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки и содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации по требованию вышестоящего должностного лица.

Пояснительная записка – это документ, поясняющий и разъясняющий отдельные положения основного документа (план, отчет, положение и т.д.).

Реквизитами, необходимыми для составления записок, являются наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления (только на бланке), адресат, заголовок, текст, подпись.

30