nechaeva_obraztsy_dokumentov

Отдельные разновидности информационно-справочных документов относятся к переписке, которая используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами. Одним из таких документов является служебное (деловое) письмо. Это средство письменного официального общения между организациями, должностными и частными лицами, выделяемое в связи с особым способом передачи информации – пересылкой по почте.

Для составления письма необходимы следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные, ОКПО, ОГРН, ИНН/ КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату (при переписке), адресат, заголовок, текст, подпись, отметка об исполнителе.

В настоящее время для переписки используются следующие виды писем:

1.Письмо-просьба (письмо-запрос, инициативное письмо).

2.Письмо-ответ (положительный или отрицательный).

3.Письмо-подтверждение.

4.Письмо-напоминание.

5.Сопроводительное письмо.

6.Договорное письмо.

7.Гарантийное письмо.

8.Благодарственное письмо.

9.Письмо-приглашение.

10.Оферта (коммерческое письмо-предложение).

11.Рекламация (письмо-претензия).

Телеграмма – документ, выделяемый в связи с особым способом передачи информациипо телеграфной сети. Телеграмма оформляется на телеграфном бланке установленной формы.

Телекс – документ, выделяемый в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети (по телетайпу). Телексы отличаются от телеграмм использованием латинского шрифта. Для записи русских букв латинскими используется перекодировочная таблица.

Факсограмма – это копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе, поэтому чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. Не существует каких-либо

31

специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу. Они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа.

Телефонограмма – документ, выделяемый в связи с особым способом передачи информации – по каналам телефонной связи, и записывается получателем. Для записи телефонограммы можно использовать специальный бланк или регистрационный журнал для телефонограмм. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи. После записи следует проверить правильность телефонограммы повторным чтением.

Электронный документ – документ, созданный при помощи электронновычислительной техники и содержащий реквизиты, необходимые для признания его юридической силы. Используется для передачи как внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Информационно-аналитическую документацию составляют акты, справки, сводки, заключение, отзыв, перечень, список.

Акт – документ, составляемый для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:

1.Акты приема-передачи (материальных ценностей, документов, дел);

2.Акты обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда, результатов деятельности);

3.Акты испытаний (образцов, систем, технологий);

4.Акты ревизии, инвентаризации;

5.Акты расследования аварий, несчастных случаев;

6.Акты ликвидации организаций т.д.

К обязательным реквизитам акта относятся: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления (на бланке), заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

Справка – документ, составляемый с целью описания фактов деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Основные реквизиты справки – это наименование организации, справочные данные (на бланке), ОКПО, ОГРН, ИНН/ КПП, вид документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

32

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.). В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует заключению.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ и составленный с целью распространения на них определенных норм и требований (перечень документов, на которых проставляется печать; перечень документов, подлежащих обязательному утверждению; перечень нерегистрируемых документов и т.д.). Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируется соответствующими инструкциями, указаниями и методическими документами.

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Списки составляются с целью регистрации или информирования.

6.4. Документация по личному составу (по персоналу)

Это заявление, представление, трудовой договор (контракт), личные дела, личные карточки, трудовые книжки.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Оформляется, как правило, на стандартном листе бумаги А4,на котором проставляются следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дата, адресат, текст, подпись.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Обязательными реквизитами представления являются: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок, текст, подпись.

Трудовой договор – документ, представляющий собой письменное соглашение сторон (работодатель – работник) о добровольном принятии на себя конкретных обязанностей на определенных условиях. Оформление договора производится при приеме

33

на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий. Основанием для оформления договора является письменное заявление работника, которое рассматривается администрацией организации в установленном порядке. Оформляется договор на бланке установленного образца.

Личное дело – это совокупность документов, сгруппированных в соответствии с установленными правилами и содержащие необходимые персональные сведения о сотруднике. Личное дело формируется со дня издания приказа о приеме на работу сотрудником Отдела кадров (или специально уполномоченным лицом). В личное дело подшиваются следующие документы: заявление сотрудника, первый экземпляр трудового договора, фотографии, анкета, автобиография, характеристика-рекомендация с предыдущего места работы (учебы и т.п.), данные медицинского обследования, копии документов о среднем и специальном (высшем) образовании, а также документы, подтверждающие профессиональную переподготовку.

Личная карточка – документ персонального учета сотрудников организации. Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы по форме установленного образца (Т2) на основании данных из документов, имеющихся в распоряжении кадрового органа.

Трудовая книжка – документ, регистрирующий этапы трудовой деятельности сотрудника. Оформление трудовой книжки производится работником кадровой службы в присутствии принятого на работу в срок не более 5 рабочих дней со дня издания приказа. Для оформления трудовых книжек используются сброшюрованные трафаретные бланки.

6.5. Плановая документация

Планирование деятельности – важнейшая функция управления. Плановые документы имеют следующие виды и разновидности: план, перспективный план, генеральный план, программа, программа конференции, программа проведения недели науки (схема, график). Особенность плановых документов заключается в том, что они составляются на какой-то определенный срок (неделя, месяц, квартал, год и т.д.).

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Планы, как правило, составляются в виде таблицы.

Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления (только на бланке), заголовок, текст, подпись, гриф утверждения.

34

Программа – документ, содержащий обоснование и основные направления деятельности отрасли, организации, фирмы, общества, коллегиального органа.

Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления (только на бланке), заголовок, текст, подпись, согласование, гриф утверждения.

6.6. Отчетная документация

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, о выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемых руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Обязательные реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления (только на бланке), заголовок, текст, подпись, гриф утверждения.

Контрольные вопросы

1.Состав и особенности организационно-правовой документации.

2.Состав и особенности распорядительной документации.

3.Порядок составления распорядительных документов на основе единоначалия.

4.Составление и окончательное оформление приказа, распоряжения, указания.

5.Порядок составления распорядительных документов на основе коллегиальной деятельности.

6.Состав и особенности информационно-справочной и информационно-аналитической документации.

7.Порядок составления и окончательное оформление протокола.

8.Порядок оставления и окончательное оформление акта.

9.Составление и окончательное оформление служебного письма. Виды служебных писем.

10.Структура и разновидности служебных записок и справок.

11.Состав и особенности документов по личному составу.

12.Составление плановой и отчетной документации.

35

Образец общего бланка

с угловым расположением реквизитов.

Бланк для писем недействителен

____

37

Образец бланка конкретного вида с угловым расположением реквизитов.

.

______

38

Образец бланка конкретного вида с продольным расположением реквизитов.

Эмблема

Общество с ограниченной ответственностью «Рассвет»

.

39

Образец бланка письма данной организации с угловым расположением реквизитов

Науки пр., 24

СПб, 124215 Тел. 215-16-11Факс 215-15-18

E-mail: mail@ ofis.ru http:// www. ofis.ru

ОКПО 23417654,ОГРН 1234564352687, ИНН/КПП 1234356754/674365243

_________№________

На №_____от________

.

40