nechaeva_obraztsy_dokumentov

разработка программных продуктов для автоматизация всех процессов управления, включая документирование и работу с документами.

Контрольные вопросы

Характеристика делопроизводства в учреждениях русского государства XV-XVII вв.

1.Основные черты делопроизводства XVIII века в центральных и местных учреждениях России.

2.Характеристика делопроизводства в высших и центральных государственных учреждениях России XIX-начале ХХ века.

3.Становление и развитие советского делопроизводства до 1943 года.

4.Проблемы совершенствования делопроизводства в период с 1960 по 1991 гг. Их нормативная регламентация.

5.Служба делопроизводства в учреждениях дореволюционной России.

6.Технология обработки документов в учреждениях России (XVI-XVIII вв.).

7.Обзор отечественной литературы XIX века по вопросам делопроизводства.

8.Обзор отечественной литературы по вопросам делопроизводства в советский период.

11

Раздел № 2.

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ).

Нормативно-методическую базу ДОУ составляют:

1.Законодательные и правовые акты Российской Федерации в области информации

идокументации.

2.Государственные стандарты (ГОСТы) и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ).

3.Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда. 4.Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

5.Правовые акты по делопроизводству в данной конкретной организации. (Положение об отделе ДОУ, инструкция по ДОУ, номенклатура дел

,классификаторы , перечни и списки).

Базовым законом информационного законодательства является Федеральный Закон от 20 февраля 1995 года № 24-Ф3 «Об информации, информатизации и защите информации». Он устанавливает правовой режим работы с информационными ресурсами, а именно:

1.Порядок документирования информации.

2.Право собственности на отдельные документы и массивы документов.

3.Уровень доступа к информации.

4.Порядок правовой защиты документной информации.

Затем необходимо рассмотреть и другие законодательные акты, регламентирующие технологию создания и оформления документа, его обработку и хранение.

Итак, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-

правовых договоров изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации от 26

октября 1996 года.

Использование государственного языка в официальных документах регламентирует

Закон РФ от 25 октября 1991 года № 1807-1 «Об языках народов РФ».

Изображение герба на документах регламентировано Положением о Государственном гербе РФ (утверждено Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050).

Использование товарных знаков при оформлении документации определяется

Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 года № 3520-1.

12

Порядок применения печатей и штампов, их формы и размеры устанавливаются

Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 года № 1268 «Об упорядочении

изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ».

Законом РФ от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне»

установлены состав и степени секретности сведений, составляющих государственную тайну. Положения этого закона нашли свое развитие в Указе Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30 ноября

1995 года.

Федеральный Закон РФ от 23 сентября 1992 года № 3523-1 «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» регулирует использование современных информационных технологий, создание компьютерных программ и баз данных. В соответствии с данным Законом эти программы и базы данных относятся к объектам авторского права.

Федеральный Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 года № 85-Ф3 направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства и на защиту интересов РФ.

Федеральный закон РФ «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ

иархивах» направлен на совершенствование организации архивного дела в Российской Федерации , на предотвращение порчи и уничтожения документов , хищения и продажи , приобретения и вывоза архивных документов за границу. Данным законодательством регулируется организация, хранение и учет архивных документов, обеспечивается их сохранность, а также всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства.

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других нормативных документах по стандартизации. Правовые основы стандартизации устанавливает Закон РФ от 10 июня 1993 года № 5154-1 «О стандартизации». В развитие этого закона правительство РФ приняло Постановление от 12 февраля 1994 года «Об организации

работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции

иуслуг».

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории РФ, относятся:

13

1.Государственные стандарты РФ (ГОСТ) и применяемые в установленном порядке международные стандарты;

2.Правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

3.Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ);

4.Стандарты отраслей и предприятий;

5.Стандарты научно-технических обществ.

В соответствии с ГОСТ Р 1.0-92 стандарт – это нормативный документ, разработанный на основе согласия, характеризующегося отсутствием возражений по существенным вопросам и утвержденный признанным органом.

Основные требования к составлению документов определяются ГОСТами на унифицированные системы документации (УСД).

Деятельность любой организации не ограничивается созданием одного документа, а отражается в составлении совокупности документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, таким образом образующих систему документации.

Унифицированные системы документации разрабатываются на основе:

1.Единообразия построения форм документов;

2.Регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

3.Единства применяемой терминологии и условных обозначений;

4.Определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида создания унифицированной формы документа (УФД).

В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с Постановлением Госстандарта от 30.12.93 № 299 действует восемь унифицированных систем документации. Все УСД включают в себя комплекты образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Документы, вошедшие в УСД, обладают унифицированной формой, обязательной для применения всеми государственными органами управления, а также всеми организациями независимо от формы собственности.

Требования к УСД изложены в серии стандартов и других документах по стандартизации (ГОСТ 6.10.3-83; ГОСТ 6.10.4-84; ГОСТ 6.10.5-87; ГОСТ 6.10.6-87; ГОСТ 6.10.7-90; ГОСТ Р6.30-97; ПР 50-733-93 и др.).

Создание документов в автоматизированных системах осуществляется на основе правил, изложенных в комплексе стандартов на информационные технологии (ГОСТ

14

34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90; ГОСТ 6.10.4-84; ГОСТ Р34.10-94; ГОСТ Р34.11-94).

С1971 года началась работа по созданию классификаторов технико-экономической

исоциальной информации, составивших Единую систему классификации и кодирования

технико-экономической и социальной информации (ЕС КК ТЭСИ).

Требования к ЕС КК ТЭСИ определены нормативными документами по стандартизации: ПР 50-733-93; ПР 50-734-93; ПР 50-735-93 и др. Классификаторы обеспечивают обработку данных в автоматизированных информационных системах. Классификации и кодированию подлежат:

1.Социальные и экономические объекты и их свойства;

2.Информация, используемая в деятельности органов власти и управления;

3.Данные, используемые в унифицированных формах документов.

Итак, в нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению документации; проведению унификации и применению унифицированных систем документации (УСД); созданию и использованию классификаторов ТЭСИ; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой в области работы с документами.

К нормативным документам по организации управленческого труда относятся:

1.Нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организаций. М.: ВНИИДАД, 1992.

2.Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и ДОУ. М.: Минтруда, 1993.

3.Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ. М.: Минтруда, 1995.

Эти документы являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству управленческим аппаратом, расчета численности работников, объемов выполняемых ими задач и создания благоприятных условий труда.

В них определены:

1.Нормативы времени, предназначенные для работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации;

2.Нормативы для расчета численности работников документационных служб;

15

3. Нормативы по совершенствованию ДОУ (составление планов работ, расчет трудозатрат, анализ производительности труда, контроль за организацией документооборота в структурных подразделениях и т.д.).

Здесь же даны затраты времени на работу архивов организации.

Важным межотраслевым документов, регламентирующим организацию документационного обеспечения управления является «Государственная система

документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГС ДОУ) 1991

года.

ГС ДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основные цели и задачи ГС ДОУ:

1.Упорядочение документооборота.

2.Сокращение количества документов.

3.Повышение качества документирования.

4.Создание условий для эффективного применения современных технических и информационных средств при сборе, обработке и анализе информации.

5.Совершенствование работы аппарата управления в целом.

Контрольные вопросы

1.Основные законодательные и правовые акты РФ в области информации и документации.

2.Основные положения Федерального закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации».

3.Основные положения Федерального закона РФ «О стандартизации».

4.Основные положения Федерального закона РФ «О государственной тайне».

5.Структура и назначение унифицированных систем документации.

6.Унифицированная форма документа (унификация состава и формы).

7.Структура и назначение общероссийских классификаторов техникоэкономической и социальной информации.

8.Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

16

9.Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

10.Основные законодательные и правовые акты РФ по архивному хранению документов.

17

Раздел № 3.

Документирование управленческой деятельности.

Тема № 1.

Понятие делопроизводства. Понятие документа. Функции и роль документа в управленческой деятельности.

.

Делопроизводство, как любая научная дисциплина, имеет свою терминологию, свою терминосистему. Она включает термины, обозначающие все, что связано с процессами создания документов, их передачи, систематизации, поиска, хранения и использования.

Стабильность и нормализацию терминоупотребления обеспечивают терминологические словари и стандарты, устанавливающие строго однозначную систему понятий и способствующие упорядочению терминологии делопроизводства.

Всфере документационного обеспечения разработан и действует ГОСТ Р51141-98

«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Терминология, представленная в стандарте, обязательна для применения всеми организациями и предприятиями в их практической работе с документами, в учебной и научной деятельности.

Внастоящее время сфера деятельности, связанная с документами, имеет два обозначения – это делопроизводство (со II половины XVIII века) и документационное обеспечение управления (ДОУ с 1991 года).

ДОУ состоит из двух частей, неразрывно связанных между собой. Это документирование управленческой деятельности и организация работы с документами. Результатом документирования является документ. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого вида документа. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование, возможность обращения к информации через много лет после

еесоздания.

Документы всегда выполняли и выполняют ряд важнейших функций. К общим функциям относятся:

1. Информационная (документ как источник и носитель информации). 18

2.Социальная (документ характеризует социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан).

3.Коммуникативная (документ как средство общения и обмена информацией).

4.Культурная (документ как памятник культуры, отражение ее особенностей, обычаев и традиций).

Специальными функциями являются:

1.Управленческая (документ как средство организации, регулирования и контроля управления).

2.Правовая (документ как юридическая основа финансово-хозяйственной и управленческой деятельности).

3.Историческая (документ как источник знаний о событиях, фактах и деятелях различных эпох).

Документы , в зависимости от обслуживаемой ими сферы деятельности, подразделяются на организационно-распорядительные, научные, технические, технологические, финансовые и др. Организационно-распорядительные документы (ОРД) являются основой документной информации любой организации и составляют объект делопроизводства.

Эти документы разделяются на следующие основные системы документации: распорядительная, организационно-правовая, информационно-справочная,

информационно-аналитическая, документация по персоналу, плановая, отчетная. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Организационно-распорядительная документация разделяется на следующие группы:

1.Распорядительная документация – это приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

2.Организационно-правовая документация – это устав, положение, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции, регламент, штатное расписание, правила, договор.

3.Информационно-справочная документация – это протокол, служебная записка, служебное письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронный документ.

4.Информационно-аналитическая документация – это акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.

19

5.Документация по персоналу (по личному составу) – личное заявление, представление, трудовой договор (контракт), личные карточки, личные дела, трудовая книжка.

6.Плановая документация – план, программа.

7.Отчетная документация – отчет.

Документы также классифицируются:

1.По средствам и способам документирования информации;

2.По содержанию – простые и сложные;

3.По месту исполнения – внешние и внутренние;

4.По срокам исполнения – срочные, несрочные, бессрочные;

5.По происхождению – служебные и личные;

6.По степени гласности – секретные и несекретные;

7.По форме – типовые и индивидуальные;

прямого и непрямого действия; 8. По назначению – подлинник, копия, дубликат, выписка.

Тема № 2.

Бланки. Виды бланков.

Официальные документы как правило создаются на бланках данных организаций. Бланки широко используются в делопроизводстве российских учреждений с XIX века. Первоначально они были рукописными и составлялись «для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских работников». Теперь бланки изготавливаются при помощи современных печатающих устройств.

Разрабатывая бланк, необходимо помнить, что он является своеобразной маркой данной организации, по нему судят о степени солидности и престижности организации, о профессионализме ее сотрудников.

Бланк придает информации официальный характер. Его применение значительно ускоряет процесс создания документа, сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

Согласно терминологическому стандарту, бланк – это «стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа». Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов. С введением в действие этого ГОСТа требования к бланкам

20