1.3. Нормализация таблиц
Одни и те же данные могут группироваться в таблицы различными способами. Группировка полей в таблицах должна быть рациональной, что означает сведение к минимуму дублирования данных и упрощение процедуры их обработки и обновления. Нормализация таблиц – это формальный аппарат ограничений на формирование таблиц, который позволяет устранить дублирование данных, обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшает трудозатраты на ведение базы данных (ввод и корректировку данных). При практическом проектировании баз данных обычно выделяют три нормальные формы таблиц.
Таблица называется приведенной к первой нормальной форме, если все ее поля простые (далее неделимы). Преобразование таблицы к первой нормальной форме может привести к увеличению количества полей таблицы и изменению ключа. Таблица в первой нормальной форме не должна иметь повторяющихся записей и (или) групп полей. Например, таблица Студенты1 с полями Код, Фамилия, Имя, Отчество, Дата, Группа, которую будем обозначать:
Студенты1 = (Код*, Фамилия, Имя, Отчество, Дата, Группа)
находится в первой нормальной форме (звездочка обозначает ключевое поле).
Таблица находится во второй нормальной форме, если она находится в первой нормальной форме и каждое неключевое (описательное) поле функционально зависит от ключа.
Функциональная зависимость полей - это зависимость, при которой определенному значению ключевого поля соответствует только одно значение описательного поля. Например, указанная выше таблица Студенты1 находится как в первой, так и во второй нормальных формах, так как ключевому полю Код соответствует только одно значение каждого из описательных полей.
Таблица находится в третьей нормальной форме, если она находится во второй нормальной форме, и каждое неключевое поле нетранзитивно зависит от первичного ключа.
Транзитивная зависимость полей имеет место в том случае, если одно из двух описательных полей зависит от ключа, а другое описательное поле зависит от первого описательного поля. Например, таблица
Студенты2 = (Код*, Фамилия, Имя, Отчество, Дата, Группа, Староста)
не находится в третьей нормальной форме, так как описательное поле Староста зависит от описательного поля Группа. Поэтому таблица Студенты2 должна быть расщеплена на две связанные таблицы, каждая из которых находится в третьей нормальной форме:
Таблица1 = (Код*, Фамилия, Имя, Отчество, Дата, Группа),
Таблица2 = (Группа*, Староста).
2. Основные характеристики субд ms Access
M
На рис. 5 показана структура и взаимосвязи основных элементов СУБД MS Access.
Кратко охарактеризуем основные структурные элементы, приведенные на схеме.
Рис. 5. Схема структуры и взаимосвязи основных функциональных элементов СУБД MS Access.
Таблица является основным элементом всякой реляционной базы данных, в том числе и СУБД MS Access. Эти объекты предназначены для хранения данных. Внешний вид таблицы в MS Access не отличается от общепринятого, например:
|
Код |
Доллар США |
Немецкая марка |
Российский рубль |
Дата |
|
1779 |
43900 |
31500 |
3200 |
01.02.97 |
|
1780 |
43800 |
31200 |
3150 |
15.02.97 |
|
1781 |
44000 |
31000 |
3300 |
01.03.97 |
|
1782 |
44500 |
32000 |
3400 |
15.03.97 |
Рис. 6. Массив данных различного типа (таблица) СУБД MS Access.
Возможные источники данных для таблиц: 1) непосредственный ввод; 2) импорт из других баз данных (FoxPro, dBASE и др.) или электронных таблиц (Excel, Lotus).
Типы данных, используемых при заполнении таблиц СУБД MS Access, описаны в таблице.
|
Тип данных |
Содержимое поля
|
Размер |
|
1. Текстовый |
Значение по умолчанию. Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов |
Число символов, не превышающее 255. MS Access не сохраняет пустые символы в неиспользуемой части поля |
|
2. Поле Мемо |
Длинный текст или комбинация текста и чисел |
До 65535 символов |
|
3. Числовой |
Числовые данные, исполь-зуемые для проведения расчетов |
1, 2, 4, 8 байт |
|
4. Дата / время |
Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно |
8 байт |
|
5. Денежный |
Денежные значения и числовые данные, исполь-зуемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части |
8 байт |
|
6. Счетчик |
Уникальные последова-тельно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа Счетчик обновлять нельзя |
4 байта |
|
7. Логический |
Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (Да / Нет, Истина / Ложь, Вкл / Выкл) |
1 бит |
|
8. Поле объекта OLE |
Объект (например, элек-тронная таблица MS Excel, документ MS Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу MS Access |
До 1 Гбайт (ограни-чивается объемом диска) |
|
9. Гиперссылка |
Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей:
Для вставки адреса гипер-ссылки в поле или в эле-мент управления, нужно выбрать из меню Вставка команду Гиперссылка |
Каждая из трех частей в типе Гиперссылка может содержать до 2048 символов |
|
10. Мастер подстановок |
Создает поле, в котором предлагается выбор значе-ний из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значе-ний или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля |
Тот же размер, что и у ключевого поля, исполь-зуемого в подстановке (обычно 4 байт) |
Запросы служат источниками для построения других запросов, форм и отчетов. Запросы позволяют изменять и анализировать данные. Наиболее распространенный тип запроса - запрос на выборку - представляет собой набор правил, по которым отбираются данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результаты выполнения запроса на выборку представляются в виде таблицы. Например, по условию [Дата]<#01.03.97# будут выведены Запись 1 и Запись 2 из таблицы на рис. 6:
|
Код |
Доллар США |
Немецкая марка |
Российский рубль |
Дата |
|
1779 |
43900 |
31500 |
3200 |
01.02.97 |
|
1780 |
43800 |
31200 |
3150 |
15.02.97 |
Формы - основное средство обработки, анализа и преобразования данных. Формы используются для:
ввода данных в таблицу;
отображения отобранных данных в заданном виде на экране и при выводе на печать;
в качестве панели управления для открытия других форм, отчетов, таблиц, запросов;
в качестве окна диалога.
Источниками данных для форм служат: таблицы; запросы; данные, заложенные в макете формы. По внешнему виду формы делятся на табличные, ленточные, простые. В простой форме видны поля, относящиеся только к одной записи. Табличная и ленточная формы выводят сразу несколько записей. Ленточная форма обладает более разнообразными возможностями отображения данных по сравнению с табличной.
Все сведения в форме или отчете содержатся в элементах управления. Элементы управления — это объекты формы или отчета, которые служат для вывода данных на экран, выполнения макрокоманд или оформления формы или отчета. Примеры основных элементов управления формы показаны на рис. 7.
Кнопка
Поле
Поле
со списком
Подчинен-ная
форма
Рис. 7. Форма и ее основные элементы управления.
Отчеты - это средство для организации вывода данных на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в нужном виде. Возможен предварительный просмотр отчета перед выводом на печать. Источниками данных для отчетов служат таблицы, запросы, данные, заложенные в макет. Основные элементы управления отчетом такие же, что и у формы.
Макросы - это набор стандартных инструкций (макрокоманд), позволяющих управлять элементами базы данных. Примеры макрокоманд: открыть/закрыть таблицу; открыть/закрыть форму; открыть/закрыть запрос; печать; предварительный просмотр; выход и т.д.
Макросы имеют имена и вызываются к выполнению при наступлении событий. Например, макрос Autoexec - это набор инструкций, обрабатываемый при открытии базы данных.
Макросы являются простым и эффективным способом автоматизации приложения.
События - любые изменения состояния объектов MS Access. События возникают при выполнении действий, например, при открытии/закрытии формы, нажатии на кнопку.
Модули - это объекты, содержащие программы, написанные на языке Visual Basic for Applications (VBA). Модули позволяют разбить некоторый процесс на несколько небольших процедур и найти ошибки, которые нельзя было бы найти при использовании макросов.
В MS Access встречаются два вида модулей: 1) независимые объекты, содержащие функции, вызываемые из любого места приложения; 2) непосредственно “привязанные” к отдельным формам или объектам для реакции на те или иные происходящие в них изменения (события).
Модули, в отличие от макросов, применяются при разработке более сложных приложений.
Меню применяются для управления объектами баз данных. Типы меню: строка меню; панель инструментов; контекстное меню. Меню могут быть общими либо привязанными к форме или отчету. По внешнему виду меню представляют собой набор кнопок, расположенных в строку или на панели. MS Access позволяет создавать свои собственные и изменять стандартные меню.