Запросы действия

К запросам действия относятся запросы на: обновление, добавление, удаление, создание таблицы.

Общая технология создания запроса действия:

1. Создать запрос на выборку, где в качестве условий внести выражения, отбирающие данные, предназначенные для обновления, удаления, добавления или формирования новой таблицы.

2. Выбрать тип запроса в пункте меню Запрос. Для запроса на обновление заполнить строку «Обновление», то есть задать выражения, которые будут заноситься в таблицу вместо старых. Для запроса на добавление или формирование новой таблицы в открывшемся окне ввести имя таблицы, в которую будут добавляться данные, или имя создаваемой таблицы.

2.4. Работа с формами

С точки зрения удобства и частоты применения, формы являются наиболее важными объектами в приложениях MS Access. Именно с формами пользователи работают при каждом запуске созданного приложения. Общая структура формы отражена на рис. 7.

У формы могут быть присоединенные (связанные с полями таблицы или запроса) и свободные (не связанные с полями таблицы или запроса) элементы управления.

Создание формы

Для создания формы нужно выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных выбрать вкладку Формы.

2. Нажать кнопку Создать.

3. В диалоговом окне «Новая форма» выбрать режим создания формы и, если необходимо, источник данных (таблицу или запрос).

4. Если выбран любой режим создания формы, кроме режима конструктора, следовать инструкциям, появляющимся в диалоговых окнах.

Создание формы с помощью конструктора

В диалоговом окне «Новая форма» выбрать режим создания формы «Конструктор» и указать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Новая форма состоит только из области данных, представляющей собой прямоугольник с сеткой. Для удаления сетки нужно выполнить команду Вид/ Сетка. Для добавления в форму заголовков и примечаний используется команда Вид / Заголовок / примечание формы.

При создании формы используются следующие инструменты.

• Панель элементов (для вывода на экран панели элементов в режиме конструктора форм выбрать команду Вид / Панель элементов или нажать кнопку Панель элементов на панели инструментов).

• Окно списка полей (для его активизации используется команда основного меню Вид / Список полей или кнопка Список полей на панели инструментов).

• Окно свойств формы или элементов управления формы (для открытия окна свойств выделить интересующий объект - заголовок, область данных, примечание, поле, подчиненную форму, надпись или др. - и выбрать команду меню Вид / Свойства или кнопку Свойства на панели инструментов).

Остановимся подробнее на описании указанных инструментов создания форм.

Панель элементов - это своеобразный «командный центр» создания формы. Она содержит кнопки всех элементов управления, которые можно использовать при создании формы. Для помещения в форму конкретного элемента управления нужно: 1) нажать соответствующую кнопку на панели элементов; 2) поместить указатель мыши там, где будет находиться левый верхний угол элемента управления; 3) нажать кнопку мыши и протащить указатель до места, где должен быть правый нижний угол элемента; 4) отпустить кнопку мыши.

Ниже приводится описание основных кнопок Панели элементов. Такое подробное описание необходимо для ознакомления с основными элементами управления - элементарными объектами, из которых строятся формы.

Основные кнопки Панели элементов

Выбор объектов. Служит для установления возможности выделения, изменения размера, перемещения и редактирования элемента управления. По умолчанию «нажата».

Мастера. Если кнопка «нажата», то мастер помогает задать основные свойства создаваемых элементов в диалоговом режиме. Автоматизированы процессы создания групп, полей со списком, командных кнопок и подчиненных форм.

Надпись. Используется для создания элемента управления Надпись, содержащего постоянный текст.

Поле. Служит для создания элемента управления Поле, используемого для отображения текста, дат, времени. Можно связать элемент управления Поле с одним из полей базовой таблицы или запроса. В этом случае при изменении значения элемента управления будет обновляться значение соответствующего поля в базовой таблице или запросе. Применяется также для вычисления значений некоторых выражений.

Группа переключателей. Служит для создания группы элементов управления, содержащих несколько выключателей, переключателей или флажков.

Выключатель. Служит для создания элемента управления Выключатель, принимающего (в зависимости от того «нажат» или нет) значение Вкл/Выкл, Истина/Ложь, Да/Нет. Если выключатель связан с полем базового запроса или таблицы, то, щелкнув по нему, можно изменить значение поля на противоположное.

Переключатель. Служит для создания элемента управления Переключатель (радио-кнопка). Далее - аналогично кнопке Выключатель.

Флажок. Служит для создания элемента управления Флажок. Далее- аналогично кнопке Выключатель.

Поле со списком. Используется для создания элемента управления, который можно использовать как объединение двух элементов: поле и список. Список можно задать несколькими способами: 1) явно, вводя список (через точку с запятой) значений в строке свойства Источник записей; 2) используя в качестве источника таблицу или запрос. Значение, выбранное в списке, отображается в поле. Для раскрытия списка нужно нажать кнопку со стрелкой вниз, находящуюся в правой части поля. При выборе нового значения в списке изменяется значение элемента управления. Если поле со списком связано с полем базовой таблицы или запроса, то значение этого поля изменяется при выборе в списке нового значения. Список может содержать несколько столбцов. Значением элемента управления может быть значение любого столбца.

Список. Используется для создания элемента управления Список, содержащего перечень возможных значений. Можно задать список: 1) явно, введя набор значений (через точку с запятой) в строке свойства Источник записей; 2) неявно, используя значения из таблицы или запроса. Список всегда раскрыт, а выделенное значение присваивается элементу управления. Если список связан с полем базовый таблицы или запроса, можно изменить значение этого поля путем выбора нового значения в списке. Список может содержать несколько столбцов. При этом значением элемента управления может быть значение любого столбца.

Кнопка. Служит для создания элемента управления Командная кнопка, с помощью которой можно запустить макрос или процедуру VBA.

Рисунок. Служит для помещения в форму статического рисунка, не являющегося объектом OLE. Когда используется этот элемент, вызывается диалоговое окно «Вставить изображение», чтобы найти файл с рисунком. Иногда требуется изменить свойство «Установка размеров», чтобы правильно отобразить рисунок.

Свободная рамка объекта. Служит для включения в форму объекта из другого поддерживающего технологию OLE приложения. Объект становится частью формы, но не хранится в базе данных.

Присоединенная рамка объекта. Служит для включения в форму объекта OLE, хранящегося в базовой таблице (изменяется с каждой записью). Этот элемент может демонстрировать сохраняющиеся в базе данных рисунки, диаграммы и другие объекты OLE. Для добавления нового объекта в поле для записей нужно находиться в режиме таблицы и вставить объект из буфера обмена или выбрать пункт Объект меню Вставка.

Разрыв страницы. Позволяет вставить разрыв страницы в многостраничной форме или отчете. Все, что находится ниже него, печатается на следующей странице.

Набор вкладок. Создает эффект диалогового окна с вкладками на форме.

Подчиненная форма / отчет. Служит для включения в текущую форму некоторой другой формы, называемой подчиненной. С помощью подчиненной формы можно вывести данные таблицы или запроса, связанные с текущими данными основной формы. Важными свойствами элемента «Подчиненная форма» являются «Объект-источник» (имя подчиненной формы или отчета) и «Подчиненные поля» (имя поля на подчиненной форме или отчете), значения которых совпадают с основным полем главной формы, определяемым свойством «Основные поля».

Линия. Служит для включения в форму прямых линий, помогающих сделать ее более выразительной. Чтобы нарисовать прямую линию, нужно удерживать нажатой клавишу Shift при движении курсора мыши. Для изменения толщины линии применяется кнопка Толщина линии / границы.

Прямоугольник. Служит для включения в форму прямоугольника и улучшения ее внешнего вида. Если нужно сгруппировать элементы, используется элемент «Группа переключателей».

Дополнительные элементы. Вызывает меню зарегистрированных элементов управления, называемых также элементами управления ActiveX. Примером такого элемента является элемент управления «Календарь», показывающий дату с подсветкой поля.

Окно Список полей

Размещение в форме присоединенных элементов управления упрощается при использовании списка полей. Для открытия окна «Список полей» нужно выполнить команду меню Вид / Список полей или нажать кнопку Список полей на панели инструментов. В этом окне приведены названия базовой таблицы или запроса и полей, принадлежащих данной таблице или запросу.

Для создания присоединенного элемента управления с помощью окна «Список полей» нужно: 1) выбрать тип элемента управления, нажав соответствующую кнопку на панели элементов; 2) перетащить поле из списка в нужное место.

Окно свойств

Свойства формы, разделов формы, элементов управления устанавливаются с помощью Окна свойств. Форма имеет более 70, а большинство элементов управления - более 30 различных свойств. Все свойства в Окне свойств разбиваются на категории, содержание которых видно при выборе соответствующих вкладок: Макет, Данные, События, Другие. Чтобы увидеть все свойства сразу, нужно выбрать вкладку Все.

Если некоторое свойство имеет список допустимых значений, то при его выборе справа в ячейке появляется кнопка со стрелкой вниз. Если выбрано свойство, для которого можно использовать построитель - встроенное средство автоматизации задания свойств, то рядом с ячейкой этого свойства появляется кнопка с многоточием. При нажатии этой кнопки на экран выводится окно соответствующего построителя, позволяющее задавать значения свойств, в которых используется сложное выражение, определение запроса, макроса или процедуры VBA (в качестве отклика на событие).

Примеры свойств (для формы):

• Макет: Полосы прокрутки, Область выделения, Поле номера записи.

• Данные: Источник записей, Разрешить изменения, Блокировка данных.

• События: Открытие, Закрытие.

• Другие: Всплывающие подсказки.