Лабораторная работа № 3.4. Форматирование больших документов

Цель работы: научиться устанавливать поля, создавать колонтитулы, сноски, вставлять номера страниц; научиться использовать встроенные стили и создавать собственные; создавать автоматическое оглавление.

1. Методические указания

Форматирование страниц включает: изменение размеров полей, вертикальное выравнивание на странице, вставку разрыва страницы, вставку разделов и абзацев, нумерацию страниц, установку колонтитулов и т.д.

В режиме разметки страницы установки форматирования, как правило, действуют на весь документ. Однако Word позволяет распространять установки форматирования страницы и на отдельные части документа, которые называются разделами.

Деление документа на разделы. Разрыв раздела отмечает ту точку, начиная с которой применяется иное форматирование. Текст, который следует за разрывом раздела, может начинаться непосредственно на той же странице, на следующей странице или на следующей нечетной или четной странице. Чтобы вставить разрыв раздела нужно:

1. поместить точку вставки в то место, где должен начинаться новый раздел;

2. выбрать Вставка  Разрыв;

3. установить переключатель в группе Новый раздел в нужное положение;

4. нажать кнопку ОК.

Чтобы удалить разрыв раздела поместите курсор перед/после разрыва раздела и нажмите клавишу Delete/Backspace.

Создание колонтитулов¹³. В колонтитул обычно вставляется текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который должен быть напечатан внизу или вверху каждой страницы документа.

Чтобы начать работу с колонтитулом, выберите в меню Вид  Колонтитулы (дополнительно см. соответствующий раздел справки Microsoft Word).

При удалении колонтитула соответствующие колонтитулы автоматически удаляются со всех страниц документа. Чтобы удалить колонтитулы лишь для части документа, следует разбить документ на разделы, а затем создать для части документа новый колонтитул.

Вставка номеров страниц. Большинство легче читать и использовать, когда страницы перенумерованы. Word позволяет легко вставлять номера страниц в верхний или нижний колонтитулы. Поэтому при работе с номерами страниц используются те же приемы, что и для работы с колонтитулами. Чтобы вставить номера страниц выберите команду Вставка  Номера страниц, в раскрывшемся диалоговом окне установите нужные параметры.

Вставка сноски¹⁴. В Microsoft Word производится автоматическая нумерация сносок: сквозная по всему документу или отдельно для каждого раздела. При перемещении, копировании или удалении автоматически нумеруемых сносок оставшиеся знаки сносок автоматически нумеруются заново.

Чтобы вставить сноску нужно:

1. установить курсор в то место, куда нужно вставить знак сноски;

2. выбрать команду Вставка  Ссылка Сноска;

3. выбрать сноски или концевые сноски (по умолчанию обычные сноски помещаются внизу страницы, а концевые – в конце документа. Расположение сносок можно изменить, выбрав нужный вариант в поле сноски или концевые сноски);

4. выбрать нужный формат в поле Формат номера (для получения справочных сведений о параметре необходимо нажать кнопку со знаком вопроса, а затем щелкнуть необходимый параметр);

5. нажать кнопку Вставить;

6. в документ будет вставлен номер сноски, а курсор окажется рядом с ним;

7. ввести текст сноски.

К сноскам, которые будут вставлены позже, будет автоматически применен нужный формат.

Как правило, форматирование выполняется при помощи стилей. Стиль – это совокупность параметров форматирования, которой дано имя. Применение стиля к некоторому тексту означает, что для этого текста устанавливаются сразу все параметры форматирования, входящие в стиль. Word 2002 представляет 4 типа стилей: стили символов, стили абзацев, стили списков стили таблиц. С помощью области задач Стили и форматирование можно создать, просмотреть и применить стили. Непосредственное форматирование, применяемое к тексту, также хранится в данной области и может быть применено еще раз. Для изменения стиля текста к нему можно применить существующий стиль, называемый также встроенным стилем. Если стиль с требуемыми параметрами отсутствует, создайте новый стиль, а затем примените его.

Изменение стиля. Если требуется быстро изменить внешний вид текста, отформатированного с помощью одного из стилей, достаточно переопределить этот стиль. Чтобы изменить стиль необходимо:

1. если область задач Стили и форматирование не открыта, нажать кнопку Стили и форматирование на панели инструментов Форматирование;

2. щелкнуть стиль, который требуется изменить правой кнопкой мыши, а затем выбрать команду Изменить;

3. выбрать нужные параметры;

4. для просмотра дополнительных параметров нажать кнопку Формат, а затем выбрать атрибут, например Шрифт или Нумерация, который требуется изменить;

5. после изменения атрибута нажать кнопку OK, а затем изменить таким же образом остальные атрибуты.

Существует также возможность автоматического обновления стилей, когда Microsoft Word отслеживает изменение форматирования текста, в котором содержится некоторый стиль, а затем обновляет данный стиль и соответствующим образом изменяет формат всех элементов текста, оформленных этим стилем. Автоматическое обновление стилей рекомендуется выполнять опытным пользователям, которые уже работали со стилями.

Просмотр и применение других стилей из библиотеки стилей. Для просмотра вида документа при применении к нему стилей из другого шаблона можно использовать библиотеку стилей. При необходимости стили можно применять непосредственно из данной библиотеки. Кроме того, можно просмотреть образцы документов, в которых показано применение стилей из выбранного шаблона, или просмотреть список стилей из данного шаблона:

1. выбрать команду Формат  Тема;

2. нажать кнопку Библиотека стилей;

3. в списке Шаблон выбрать шаблон, содержащий нужные стили;

4. если нажать кнопку OK, то все выделенные стили из шаблона копируются в документ.

Создание нового стиля:

1. если область задач Стили и форматирование не открыта, нужно нажать кнопку Стили и форматирование на панели инструментов Форматирование;

2. в области задач Стили и форматирование нажать кнопку Создать стиль;

3. в поле Имя ввести имя стиля;

4. в списке Стиль выбрать нужное – Знака, Абзаца, Таблицы или Списка;

5. выбрать нужные параметры или нажать кнопку Формат для просмотра дополнительных параметров.

Для получения справочных сведений о параметре следует воспользоваться инструментом Контекстная справка.

1. Создание оглавления. Наиболее простым способом создания оглавления является использование встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков.

Если уровни структуры или встроенные заголовки не используются, нужно выполнить следующие действия.

1. зайти в меню Вид  Панели инструментов  Структура; 

2. выделить первый заголовок, который необходимо поместить в оглавление;

3. на панели инструментов Структура выбрать уровень структуры, который требуется сопоставить с выбранным абзацем;

4. для каждого заголовка, который требуется включить в оглавление, повторить шаги 2 и 3;

5. щелкнуть место вставки оглавления;

6. в меню Вставка  Ссылка  Оглавление и указатели;

7. открыть вкладку Оглавление;

8. чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выбрать нужный вариант в поле Форматы;

9. выбрать другие параметры оглавления.

Если встроенные форматы уровней структуры или стили заголовков уже используются, необходимо выполнить следующие действия:

2. установить курсор в место вставки оглавления;

3. зайти в меню Вставка Ссылка Оглавление и указатели  Оглавление;

4. чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выбрать нужный вариант в поле Форматы;

выбрать другие параметры оглавления.