Работа с файлами документов

Схема работы с документами в текстовом процессоре MS Word достаточно очевидна: необходимо открыть существующий документ или создать новый, а после работы с ним сохранить документ на диске в виде файла. Рассмотрим основные приемы работы с файлами документов.

Создание нового документа

1. После запуска программы MS Word на экране автоматически появляется чистое рабочее окно, в котором сразу же можно приступать к созданию нового документа. По умолчанию этому документу присваивается имя Документ 1. Имя присутствует в строке заголовка до тех пор, пока документ не будет сохранен в файле под другим именем.

2. Создать новый документ можно также с помощью меню Файл-Создать. В открывающемся диалоговом окне выберите закладку Общие, а в ней элемент Новый документ.

3. Наконец, можно создать новый документ, щелкнув на кнопке Создать .

Открытие существующего документа

Для открытия уже существующего на диске документа можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Выберите команду меню Файл-Открыть... .

2. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+О>.

3. Щелкните на кнопке Открыть стандартной панели инструментов.

При этом на экране появится окно Открытие документа. Укажите папку, в которой хранится документ, и дважды щелкните на имени нужного файла. Выбранный документ появится в окне программы.

Если вы недавно работали с документом, то его имя можно найти в списке последних документов меню Файл. Для открытия документа из списка по нему нужно просто щелкнуть мышкой.

Сохранение документа на диске

Необходимо регулярно сохранять файл, с которым вы работаете, чтобы в случае сбоя в питании или по другим причинам не произошло больших потерь в работе над документом. Для сохранения файла выполните одно из следующих действий:

1. Выберите команду меню Файл-Сохранить.

2. Щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов .

3. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+S>.

Важно!

Если вы выполняете команду сохранения документа в первый раз после его создания, то в диалоговом окне Сохранение документа нужно указать папку, где будет храниться документ, а также имя файла документа.

Имя документа должно быть содержательным, в нем нельзя использовать более 255 символов, а также знаки /, \, <, >, *, ?, " и некоторые другие.

Сохранение копии файла документа

Иногда возникают ситуации, когда уже существующий документ необходимо сохранить в другой папке или на другом диске, либо когда необходимо создать копию документа в той же папке, где хранится исходный. В этих случаях:

1. Выберите команду меню Файл-Сохранить как...

1. В открывшемся окне Сохранение документа введите новое имя файла в поле Имя файла и/или укажите новое место хранения документа в поле Папка.

2. Щелкните на кнопке Сохранить.

Автоматическое сохранение

Если вы забываете регулярно сохранять свои документы, то Word 2000 может делать это автоматически. Для задания автоматического сохранения выполните следующие действия:

1. Выберите команду меню Сервис-Параметры...

2. Откройте закладку Сохранение.

1. Установите флажок Автосохранение каждые и укажите число минут, т.е. интервал времени, через который происходит автоматическое сохранение документа.

3. Нажмите кнопку ОК.

Сохранение документа как Web-страницы

Word позволяет сохранить документ, как Web-страницу. Таким образом, вы можете создавать и редактировать Web-страницы с помощью текстового процессора Word, а затем превращать их в настоящие Web-страницы и размещать их в Internet.

1. Выберите команду Файл-Сохранить как Web-страницу.

2. Щелкните на кнопке Изменить. Появится диалоговое окно Задание заголовка страницы.

3. Введите необходимый заголовок Web-страницы и щелкните на кнопке ОК.

4. Щелкните на кнопке Сохранить.