Ввод данных, редактирование и форматирование таблиц

Wordобеспечивает широкие возможности для редактирования и форматирования таблиц. Создав в документе таблицуWord, можно совершать следующие операции:

• вводить, копировать или вставлять текст и данные в ячейки;

• перемещать текст и данные между ячейками и таблицами;

• вставлять или удалять ячейки, строки и столбцы;

• объединять ячейки как по горизонтали, так и по вертикали;

• оформлять таблицу и отдельные ячейки границами;

• вводить в ячейки таблицы цвет и стандартные заливки;

• изменять поля ячеек и интервалы между ячейками;

• помещать в ячейки таблицы рисунки и автофигуры;

• выполнять вычисления с помощью формул и функций, как в электронных таблицах;

• сортировать данные в ячейках и т.п.

Для выполнения этих операций используются команды меню ТАБЛИЦА, контекстные меню и панель инструментовТаблицы и границы, кнопки которой не только дублируют команды менюТАБЛИЦА, но и позволяют реализовать другие дополнительные возможности, упрощающие работу с таблицами.

Если таблица занимает несколько страниц документа, целесообразно первую строку таблицы объявить Заголовком (с помощью команды меню ТАБЛИЦА Заголовки). После этого первая строка таблицы будет воспроизводиться на всех страницах в качестве заголовка. При изменении ячеек первой строки изменятся и заголовки таблицы на всех последующих страницах.

Работа с таблицейWordкак с базой данных

Обычные таблицы Word, содержащие в верхней строке названия столбцов, а в левом столбце названия строк, могут рассматриваться как простейшие реляционные базы данных (табличная организация данных называется также реляционной, каждая запись в таблице содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту).

Названия столбцов в верхней строке являются полями базы данных, а все последующие строки – записями базы данных.

В таблицах Word, содержащих однотипные записи, можно выполнять некоторые операции, характерные для работы с базами данных, например сортировку записей.

Строки таблицы (записи) можно отсортировать по возрастанию или убыванию, от старшего к младшему ключу сортировки и т.д. Для этого используют кнопки на панели инструментовТаблицы и границыили команды менюТАБЛИЦА  Сортировка. В диалоговом окнеСортировкауказывают требуемые параметры – тип и порядок сортировки.

Таблицы Wordмогут также использоваться для выполнения операциислияниядокументов. Слияние документов – операция, предусматривающая включение в документ информации из базы данных (таблицы). Операция слияния документов используется для быстрого создания типовых писем, контрактов, приглашений, поздравлений, надпечаток конвертов и т.д.

С таблицами Wordможно работать в режимеформы данных, при котором каждая строка таблицы отображается как отдельная запись данных, а текст каждого заголовка столбца становится соответствующим полем этой записи. Такой режим используется для упрощения ввода и изменения данных, особенно в больших таблицах.

Для представления таблицы в виде формы данных нужно установить курсор внутри таблицы и щелкнуть по кнопке Форма данныхна панели инструментовБазы данных.