Сортировка данных

Для использования некоторых операций автоматической обработки данных часто бывает необходимо заранее расположить данные в таблице (списке) в строго определенной последовательности – выполнить сортировку исходных данных. Сортировка осуществляется «на месте» - непосредственно в электронной таблице.

В таблице можно сортировать как строки, так и столбцы. Строки можно отсортировать по значениям ячеек одного столбца или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9, от А до Я) или в убывающем порядке (от 9 до 1, от Я до А). По умолчанию Excelсортирует данные в алфавитном порядке. Для сортировки в другом порядке, например чтобы расположить месяцы и дни недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком, следует использовать пользовательский порядок сортировки.

Сортировать можно как текстовые, так и числовые данные. Если в сортируемом столбце содержатся и текст, и числовые данные, то после сортировки числовые значения будут расположены перед текстом. Для сортировки данных (по возрастанию) используется определенный порядок:

• числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа;

• текст сортируется в следующем порядке: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ‘ – (пробел) ! “ # $ & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZА Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я;

• логическое выражение ЛОЖЬ предшествует значению ИСТИНА;

• все ошибочные значения равны;

• пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

При сортировке по убыванию все перечисленные порядки заменяются на обратные, только пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

Сортировка данных в электронных таблицах производится с помощью команд меню ДАННЫЕСортировка. В диалоговом окнеСортировкадиапазонауказывают требуемые параметры – тип и порядок сортировки. Порядок сортировки записей можно указывать по возрастанию или убыванию значений одного, двух или трех столбцов (ключей сортировки). По умолчанию список сортируется по строкам. Можно задать режим сортировки по столбцам. Этот режим задается в диалоговом окнеПараметры сортировки, которое открывается при щелчке по кнопкеПараметры. В этом же окне можно задать собственный (пользовательский) порядок сортировки и установить переключатель для учета регистра.

Для того, чтобы иметь возможность вернуть исходный порядок расположения данных в таблице, перед началом сортировки следует создать поле сортировки– обычный столбец с номерами, соответствующими каждой строке исходной таблицы.

Фильтрация (выборка) данных из списка

Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка.

В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки. Отобранные записи можно форматировать или удалять, копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, а также использовать для последующих вычислений или построения диаграмм.

Фильтрация данных в электронных таблицах может выполняться двумя способами: с помощью автофильтраилирасширенного фильтра.