Функции базы данных

Используются для анализа данных (и вычислений) из списков или баз данных.

Список– это совокупность данных, связанных однотипностью информации.

При выполнении таких операций, таких как поиск, сортировка или подведение итогов, список автоматически обрабатывается как база данных (БД).

Каждая строка в БД является записью, а столбцы – полями. Заголовки столбцов БД (верхняя строка) являютсяименами полей.

При создании БД (списка):

1. На листе не следует помещать более одного списка.

2. Между списком и другими данными листа нужно оставлять хотя бы одну пустую строку и один пустой столбец.

3. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов.

4. Данные в полях одного столбца должны быть одного типа.

Функции БД в общем виде записываются так:

Имя­_функции (база_данных; поле; критерий)

База_данных– это интервал ячеек, содержащий исходные данные. Этот интервал должен включать строку с именами полей.

Поле– это имя столбца, по которому производятся вычисления.

Аргумент «поле» может быть задан как текст, например «№ группы», или как номер поля: 1 – для первого поля, 2 – для второго поля, или как ссылка на ячейку, в которой находится имя поля.

Критерий– это адрес диапазона, содержащего условия.

Правила создания критерия:

1. Критерий состоит из 2-х и более ячеек.

2. В первой ячейке находится имя поля, а в последующие заносятся условие.

3. Условие может быть текстом, числом, датой или логическим выражением.

4. Критерии могут быть простыми (содержат одно условие) и сложными (два и более условий).

5. Критерий может содержать возвращенное формулой значение. В этом случае первая ячейка не заполняется, но при указании диапазона ссылка на нее обязательно дается.

Примеры критериев:

Простой критерий

Фамилия

Иванов

При задании такого критерия будут обрабатываться все записи, соответствующие условию, т.е. с фамилией Иванов.

Сложный критерий

Фамилия	№ группы
Иванов	9541

Данный критерий соответствует логическому условию И, следовательно оба условия должны выполняться одновременно, в этом случае запись будет обрабатываться.

№ группы

9221

9222

Критерий соответствует логическому условию ИЛИ. Т.е. если выполняется хотя бы одно из условий, запись будет обработана.

=ИЛИ(D2=9221;D2=9222)

Критерий, содержащий в условии формулу, аналогичен критерию ИЛИ, рассмотренному ранее.

Использование критериев будет далее рассмотрено на примере.

Наиболее часто используемые функции в данной категории:

БДСУММ– суммирует числа в полях столбца записей базы данных, удовлетворяющих условию.

БИЗВЛЕЧЬ– извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному критерию.

БСЧЁТ– подсчитывает количество числовых ячеек в выборке из заданной базы данных по заданному критерию.

БСЧЁТА– подсчитывает количество непустых ячеек в выборке из заданной базы данных по заданному критерию.

ДМАКС– возвращает максимальное значение среди выделенных фрагментов базы данных.

ДМИН– возвращает минимальное значение среди выделенных фрагментов базы данных.

ДСРЗНАЧ– возвращает среднее значение выбранных фрагментов базы данных.

Пример.

Рассмотрим использование функции БДСУММ. Например, необходимо подсчитать общую сумму выплат сотрудникам второго подразделения, для данных, представленных в таблице 3. Если бы требовалось, определить сумму выплат для всех сотрудников, мы воспользовались бы функцией СУММ из категории математические.

Таблица 3 – Таблица данных

Ф.И.О.	№ подразделения	Оклад	Подоходный налог	К выдаче
Антонов С. Т.	1	31 000,00р.	4 030,00р.	26 970,00р.
Сергеев М. Ю.	2	17 500,00р.	2 275,00р.	15 225,00р.
Платонов В. Л.	2	23 000,00р.	2 990,00р.	20 010,00р.
Иванов П.С.	2	19 800,00р.	2 574,00р.	17 226,00р.
Васильева Г. Д.	3	34 500,00р.	4 485,00р.	30 015,00р.
Афанасьева И.С	1	18 000,00р.	2 340,00р.	15 660,00р.
Яковлев П. Ю.	1	29 000,00р.	3 770,00р.	25 230,00р.
Иванов К. Г.	2	18 500,00р.	2 405,00р.	16 095,00р.

Но в нашем примере нужно суммировать только значения выплат для сотрудников второго подразделения, поэтому используем функцию БДСУММ. Сначала в ячейках А15:А16 создадим критерий (рис 2.).

Рисунок 2 – Задание критерия

Затем, установив курсор в любую свободную ячейку списка, выполним задание (с помощью мастера составим формулу), рис. 3:

Рисунок 3 – Диалоговое окно мастера функции БДСУММ

Результат выполнения задачи (рис. 4):

Рисунок 4 – Результат, полученный при использовании функции БДСУММ