1.4. Информационные потребности пользователя

Основные требования, которые предъявлились к системе:

• Быстрый поиск по базам. Возможность найти быстро информации по определенной организации или контактному лицу.

• Графическое отображение результатов менеджмента

• Выдача напоминаний сотрудникам о работах, которые они должны выполнить к определенной дате

• Обеспечить наглядный контроль за прохождением работ по темам, а также контроль за выполнением сотрудниками своих обязанностей

• Возможность получить информацию о всех рассылках, которые проводились для заданной организации

• Защита от несанкционнированного доступа к программе

• Простота работы с программой

• Возможность проводить рассылку по Интернету и создание шаблонных писем.

1.5. Требования к системе

Исходя из поставленной задачи и проведенных предварительных НИР были сформулированы требования к разрабатываемой системе.

1.5.1. Состав выполняемых функций

Создаваемая система должна обеспечивать автоматизацию основных этапов работ, проводимых в 000 «Эксперт», в том числе:

• систематизацию всех поступающих данных по направлениям работ (таких, как работа с авторами-заявителями, работа с товарными знаками, подготовка рекламных кампаний, работа с письмами и проч. - их перечень уточняется на этапе эскизного проектирования системы);

• ведение баз данных по клиентам. Центрам информационного обеспечения работ, рекламным агентствам, выставкам и проч. - их перечень уточняется на этапе эскизного проектирования системы;

• автоматизированный доступ к базам данных по товарным знакам;

• использование типовых маршрутов обработки данных по каждому из направлений (с возможностью простой коррекции этих маршрутов для конкретных приложений);

• автоматизацию делопроизводства с получением необходимых отчетов по датам, этапам и проч. (их перечень уточняется на этапе эскизного проектирования системы);

• адресную рассылку информации заранее определенному кругу адресатов;

• организацию контроля и прохождения работ по их направлениям;

• автоматическую выдачу напоминаний, корректирующих ускорений и т.п.;

• автоматизацию работ по представлению информации о деятельности фирмы в сети Интернет.

1.5. 2. Требования к надежности

Для обеспечения надежности должны использоваться:

• отработанные стандартные технологии для работы с базами данных;

• регулярное сохранение копий текущих данных в электронном виде;

• сохранение необходимых копий документов и промежуточных данных в виде распечаток;

• максимальное использование выверенных справочных данных, представленных в электронном виде.

1.5.3. Требования к информационной и программной совместимости

Требуется обеспечить возможность дальнейшего наращивания функций системы (открытость для развития и методика подключения новых задач).

1.6. Структура входных и выходных данных

Рис. 1.2. Структура входных и выходных данных

Используя рис.1.2, я объясню, что является входными и выходными данными программы.

На начальном этапе происходит поиск потенциальных клиентов на выставках, с помощью Интернет, прессы и т.д. Входными данными в данном случае будут каталоги с выставок, визитки, информация о клиентах, ответивших на рекламу “Эксперта в прессе”. Таким образом, формируется база потенциальных клиентов. Потом по этим базам производятся рекламные рассылки, составляется статистика эффективности маркетинга. Некоторые из потенциальных клиентов попадают в разряд постоянных. Информация о них также систематизировано хранится в базах данных и при необходимости выводится на дисплей. Также на экран можно вывести информацию о напоминаниях и корректирующих ускорениях для работ с клиентами. Рассылка используется для уведомлениях клиентов об изменениях в законодательстве.