Автоматизированный контроль исполнения

Автоматизированный контроль исполнения в EXCEL

Этап ведения контроля

внесение в карточку отметок о передаче документа из одного структурного подразделения в другое, от одного исполнителя другому;

устное или письменное напоминание исполнителю о приближении срока окончания работы над документом;

внесение записи о состоянии исполнения в соответствующую зону карточки;

выдача оперативной поисковой и справочной информации о контролируемых документах по запросам руководителей.

Этап снятия документов с контроля

принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения службе КД;

внесение отметки об исполнении документа в экземпляры учетной карточки;

перестановка карточки из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел) вместо хранившегося там экземпляра карточки,

подшивка контролируемого документа, имеющего отметку об исполнении, и всех относящихся к нему материалов в дело.

Этап анализа исполнительской дисциплины

сбор необходимой информации по традиционной или электронной картотеке (разделу);

рукописное или автоматическое составление итоговых перечней документов, количественных сводок и справок по результатам контрольной работы за определенный промежуток времени;

распечатка (печатание) итоговых документов контроля;

передача итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководителю;

выработка и осуществление мер, стимулирующих высокий уровень исполнительской дисциплины.

Итоговые документы по результатам контроля

список всех заданий, подлежащих предупредительному контролю;

список зданий, подлежащих промежуточному контролю;

список заданий, не исполненных в срок;

список исполненных заданий;

состояние исполнения всех неисполненных заданий.