Последующий (итоговый, сплошной) контроль
Проводится периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально).
Представляет собой аналитическое
обобщение исполнительской дисциплины
структурных подразделений и по исполнителям.
При отсутствии предупредительного контроля решает только одну задачу — констатацию
факта выполнения или невыполнения того или иного решения.
Вопрос 2: «Организация контроля конфиденциальных документов»
В основе рациональной организации контроля исполнения документов:
определение категорий документов, подлежащих контролю;
установление сроков исполнения КД;
построение технологического процесса контроля исполнения, (прямой и обратной связи с исполнителями контролируемых документов).
Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные КД, требующие:
принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий;
составления ответного или иного КД;
внесения изменений в нормативные, инструктивные, плановые и другие документы.
Особенности контроля отдельных документов
Предметом контроля в
распорядительных, плановых, решениях коллегиальных органов
являются не сами документы, а содержащиеся в них задания.
Контролируется процесс ознакомления руководителей и специалистов с КД, предназначенными для использования в работе (приказами, инструкциями и др.)
или присланными во временное пользование, для согласования.
Сроки исполнения документов
Любой контролируемый документ всегда должен иметь срок исполнения.
Срок исполнения типовой /
индивидуальный.
Типовой срок указывается в перечне КД, подлежащих обязательному контролю.
Типовой срок исполнения КД – 10 - 15 дней.
Для КД, не указанных в перечне, сроки исполнения не превышают 10 дней.
Индивидуальный срок исполнения КД
определяется руководителем и фиксируется в резолюции.
В распорядительных документах и документах
коллегиальных органов индивидуальный срок исполнения указывается отдельно в каждом
пункте — по заданиям и поручениям.
Срок исполнения — это конечная дата работы над
документом.
Срок исчисляется в календарных днях.
Срок исполнения всегда должен быть реальным и учитывать время, необходимое для выполнения технических операций с документами, степень загруженности исполнителя, территориальную отдаленность.
Вопрос 3: «Технология контроля исполнения КД и поручений»
ОСНОВНОЕ ТРЕБОВАНИЕ:
В любой момент руководители и
сотрудники службы КД имеют
полную и достоверную информацию о ходе исполнения каждого контролируемого КД без обращения к самому КД или исполнителю.
Этапы технологического процесса контроля исполнения КД
|
|
|
|
|
|
Анализ |
Постановка |
|
Ведение |
|
Снятие |
|
|
документов |
|
контроля |
|
документов |
|
исполнитель |
|
|
|
||||
на контроль |
|
|
|
с контроля |
|
ской |
|
|
|
|
|
|
дисциплины |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Постановка КД на контроль включает следующий типовой комплекс процедур:
выявление документов, требующих контроля исполнения;
запись исходных сведений о документе в традиционную или электронную карточку;
включение карточки в рабочий (предварительный) массив картотеки контролируемых документов;
контроль срока нахождения документов на рассмотрении руководства учреждения;
внесение в карточку документа резолюции руководителя или отметки службы КД о направлении документа в структурное подразделение и передача документа;
перемещение карточки документа из рабочего в основной массив картотеки службы КД.
Автоматизированная технология контроля исполнения
Автоматизированная технология контроля исполнения - ввод исходной информации о контролируемом КД.
Осуществляется одновременно с автоматизированным учетом КД, или после рассмотрения КД руководителем и принятия им решения о необходимости контроля исполнения КД.