Информационные системы и технологии
.pdf
Основные процессы преобразования информации
возможных исходов выделяется подмножество осущест- вимых альтернатив.
На втором этапе – принятие решения, можно обозна- чить следующие действия менеджера:
Определение множества желаемых альтернатив из мно- жества возможных исходов, так как на первом этапе под- готовки решения менеджер имеет определенную целе- вую ориентацию, которая складывалась под влиянием базовой информации. По мере актуализации появляют- ся новые ограничения для отсечения альтернатив, т.е. происходит сужение множества желаемых альтернатив. Таким образом, образуется первая компонента задачи принятия решения (множество желаемых альтернатив);
Выявление предпочтений или формирование критерия выбора альтернатив, т.е. правил оценки исходов и отбо- ра альтернатив. Итак, появляется вторая компонента решения задачи. Альтернативы оцениваются по многим признакам. По каждому признаку формируется свой профиль предпочтения (функция полезности) или кри- терий решения. Если решение принимается по одному критерию, то принято его называть простым, если ис- пользуется несколько профилей, то сложным;
Выборнаилучшейальтернативы, т.е. принятиерешения.
Заключительная стадия – реализация решения предпо- лагает:
Проверку и оценку принятого решения. На всех этапах принятия решения менеджером используются формальные и неформальные модели фильтрации данных, прогнозиро- вания и выбора альтернатив, поэтому он должен интерпре- тироватьиоценитьпринятоерешениепроблемы;
Формулирование директив исполнителям (исполни- тельному блоку). Если результаты проверки удовлетво- ряют всем требованиям менеджера, то принятое реше- ние в виде заданий передается исполнителю для его реализации.
31
Информационные системы
Процесс передачи сведений называется процессом комму- никации или связи. Между функциональными блоками (элемен- тами) системы управления имеются информационные связи: из- менения в одной части системы вызывают изменения в другой. Передача данных происходит по каналам связи, где какая-то часть информации теряется из-за помех, возникающих в каналах связи, дезинформацииинеправильнойеёинтерпретации.
Каналы связи могут быть условно разделены на:
1)естественные и искусственные;
2)пространственные и временно передающие. Естественные каналы связи предполагают передачу ин-
формации посредством разговорной речи или зрительного восприятия информации. Искусственные каналы – радио, те- левидение. Пространственные передающие каналы связи – телефон, факс, компьютерные сети. Основное назначение временно передающих каналов связи – сохранение информа- ции в течение некоторого промежутка времени.
Руководитель 50-90% рабочего времени тратит на ком- муникации, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Структура коммуника- ционной сети обусловлена структурой экономического объек- та, функциями и взаимодействием отдельных элементов сис- темы управления, поэтому обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии управления. В этой связи возникает актуальная проблема изу- чения информационных потоков.
Под информационным потоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении. Поток инфор- мации – целенаправленное движение информации от источни- ка до потребителя. Информационныйпотокхарактеризуется:
– адресностью – поток информации предполагает нали- чие основных элементов: отправитель (источник данных), со- общение, канал (средство передачи информации) и получа- тель (приемник сообщения);
32
Основные процессы преобразования информации
–режимом – передаваемая информация может подраз- деляться на поступающую потребителю принудительно в не- регламентируемые сроки или по запросу, или на поступаю- щую потребителю в регламентируемые сроки;
–объемом – количественная характеристика информа- ции, измеряемая в условных единицах.
Понятие потока следует рассматривать как совокупность элементов: схема потока информации и элемента потока ин- формации. Схема потока задается указанием отношений вхож- дения (например, функциональные отношения) относительно каждогоэлемента потока (документа, элемента документа).
Информационная связь в экономических объектах реали- зуется в процессе сбора и регистрации первичной информации, передачи, накопления, хранения, обработки и получения ре- зультатной информации для принятия управленческих реше- ний. Понимание сущности и роли экономической информации
вуправлении организацией дает возможность выявить и про- анализировать недостатки существующей информационной системы, правильнопоставитьпроблемуеё совершенствования.
Для устранения недостатков в организации информа- ционных потоков необходимо:
1.Устранить параллельные информационные потоки, имеющие одни и те же источники.
2.Привести информацию к сопоставимой форме.
3.Устранить многократную обработку одних и тех же сведений в разных органах управления.
4.Организовать равномерное продвижение информа- ции по каналам связи с целью устранения запаздывания и по- вышения её актуальности.
5.Устранить разнообразие документов, что затрудняет поиск необходимой информации.
6.Создать банки данных коллективного пользования.
7.Внедрить современные машинные носители инфор-
мации.
8.Минимизировать маршруты прохождения инфор-
мации.
33
Информационные системы
2.2.Информационный процесс как преобразование «информация – данные»
Автоматизированные информационные процессы опе- рируют машинным представлением информации – данными и, как информационная технология в целом, могут быть представлены тремя уровнями: концептуальным, логиче- ским и физическим. Однако прежде чем превратиться в дан- ные, информация должна быть сначала собрана, соответст- вующим образом подготовлена и только после этого введена в компьютер, представ в виде данных на машинных носите- лях информации.
Процесс перевода информации в данные в организаци- онно-экономических системах управления лишь частично ав- томатизирован, т.к. осведомляющая о состоянии объекта управления информация семантически сложна и разнообраз- на. Процесс преобразования информации в данные в таких системах может быть представлен на следующей схеме:
Объект управления
Поток осведомляющей информации
Сбор информации
Подготовка и контроль
Ввод информации
Данные
34
Основные процессы преобразования информации
Сбор информации состоит в том, что поток осведом- ляющей информации, поступающей от объекта управления, воспринимается человеком и переводится в документальную форму (записывается на бумажный носитель информации). Составляющими этого потока могут быть показания приборов технических систем, накладные, акты, ордера, ведомости, журналы, описи и т.п. Для перевода потока осведомляющей информации в автоматизированный контур информацион- ной технологии необходимо собранную информацию пере- дать в места её ввода в компьютер, так как часто пункты полу- чения первичной информации от них пространственно уда- лены. Передача осуществляется, как правило, традиционно, с помощью курьера, телефона.
Собранная информация для ввода должна быть предва- рительно подготовлена, поскольку модель предметной облас- ти, заложенная в компьютер, накладывает свои ограничения на состав и организацию вводимой информации. В современ- ных информационных системах ввод информации осуществ- ляется по запросам программы, отображаемым на экране дис- плея, и часто дальнейший ввод приостанавливается, если опе- ратором проигнорирован какой-либо важный запрос. Очень важными на этапах подготовки информации и ввода являют- ся процедуры контроля.
Контроль подготовленной и вводимой информации на- правлен на предупреждение, выявление и устранение оши- бок, которые неизбежны в первую очередь из-за так называе- мого «человеческого фактора». Человек устает, его внимание может ослабнуть, кто-то может его отвлечь – в результате воз- никают ошибки. Ошибки при сборе и подготовке информа- ции могут быть и преднамеренными. Любые ошибки приво- дят к искажению вводимой информации, к её недостоверно- сти, а значит, к неверным результатам обработки и в конечном итоге к ошибкам в управлении системой. При кон- троле собранной и подготовленной информации применяют совокупность приемов, как ручных, так и формализованных, направленных на обнаружение ошибок. Вообще процедуры контроля полноты и достоверности информации и данных
35
Информационные системы
используются при реализации информационных процессов повсеместно и могут быть подразделены на визуальные, логи- ческие и арифметические. Визуальный метод широко исполь- зуется на этапе сбора и подготовки информации и является ручным. Логический и арифметический, являясь автоматизи- рованными методами, применяются на последующих этапах преобразования данных.
При визуальном методе производится зрительный про- смотр документа в целях проверки полноты, актуальности, подписей ответственных лиц, юридической законности и т.д.
Логический метод контроля предполагает сопоставление фактических данных с нормативными, или с данными пре- дыдущих периодов обработки, проверку логической непро- тиворечивости функционально-зависимых показателей и их групп и т.д.
Арифметический метод контроля включает подсчет кон- трольных сумм по строкам и столбцам документов, имеющих табличную форму, контроль по формулам, признакам делимо- сти или четности, балансовые методы, повторный вводи т.п. Для предотвращения случайного или намеренного искажения ин- формации служат организационные и специальные мероприя- тия. Это четкое распределение прав и обязанностей лиц, ответ- ственных за сбор, подготовку, передачу и ввод информации. Это
иавтоматическое протоколирование ввода, и обеспечение санк- ционированного доступа в компьютернуюсистему.
Внастоящее время компьютеры всё шире применяются на рабочих местах служащих, ответственных за сбор, подго- товку и предварительный контроль первичной информации. В этом случае используются автоматизированные подготовка
иконтроль собранной информации, и, таким образом, фазы подготовки и ввода объединяются.
Ввод информации при создании информационной тех- нологии в организационно-экономической системе в конеч- ном итоге всё ещё остается ручным – пользователь в подав- ляющем большинстве случаев «набирает» информацию на клавиатуре, визуально контролируя правильность вводимых символов по отображению на экране дисплея. Каждое нажа-
36
Основные процессы преобразования информации
тие клавиши – это преобразование символа, изображенного на ней, в электрический двоичный код, т.е. в данное. Этап ввода – заключительный этап процесса преобразования ис- ходной информации в данные. Конечно, сейчас есть, помимо клавиатуры, и другие устройства ввода, позволяющие убыст- рить и упростить этот трудоёмкий и изобилующий ошибками этап, например, сканеры или устройства речевого ввода. Од- нако указанные устройства ещё далеки от совершенства и достаточно дороги.
Для решения задач с использованием информационных технологий, помимо ввода осведомляющей информации об объекте управления, необходимо также подготавливать и вво- дить информацию о структуре и содержании предметной об- ласти (т.е. модель объекта управления), а также информацию о последовательности и содержании процедур технологических преобразований для решения поставленных задач, т.е. алгорит- мическую модель. Суть подготовки информации такого рода состоит в написании программ и описании структур данных на специальных языках программирования. Этап разработки и ввода программ в настоящее время преимущественно автомати- зирован благодаря использованию современных систем про- граммирования. С их помощью существенно облегчается про- цесс создания программ, их отладка и ввод. Тем не менее сам процесс моделирования, т.е. разработки моделей предметной области решаемых задач и их алгоритмической реализации, ос- тается творческим и на этапе разработки информационных тех- нологий всвоейосновепрактически неавтоматизируем.
Таким образом, после сбора, подготовки, контроля и ввода исходная информация (документы, модели, программы) пре- вращаются в данные, представленные машинными кодами, ко- торые хранятся на машинных носителях и обрабатываются тех- ническимисредствамиинформационной технологии.
Как отмечалось выше, информационный процесс может быть представлен тремя уровнями: концептуальным, логиче- ским и физическим. Концептуальный уровень определяет со- держательный аспект информационной технологии или про-
37
Информационные системы
цесса, логический – отображается формализованным (мо- дельным) описанием, а физический уровень раскрывает про- граммно-аппаратную реализацию информационных процес- сов и технологии.
2.3.Уровни представления информационных процессов
При производстве информационного продукта исходный информационный ресурс в соответствии с поставленной зада- чей подвергается в определенной последовательности различ- ным преобразованиям. Динамика этих преобразований отобра- жается в протекающих при этом информационных процессах. В результате информация может ихменить и содержание, и фор- му представления, причем какв пространстве, так ивовремени.
Фазы преобразования информации в информационной технологии достаточно многочисленны, и простое их пере- числение может привести к потере ощущения целостности технологической системы. Однако если провести структури- зацию технологии, выделив такие крупные структуры, как процессы и процедуры, то концептуальная модель базового информационного процесса может быть представлена на сле- дующей схеме (рис. 2.3.1).
На этой схеме в левой части даны блоки информацион- ных процессов, в правой – блоки процедур. Блок в виде пря- моугольника изображает процесс или процедуру, в которых преобладают ручные или традиционные операции. Овальная форма блоков соответствует автоматическим операциям, про- изводимым с помощью технических средств (компьютеров и средств передачи данных). В верхней части схемы информа- ционные процессы и процедуры осуществляют преобразова- ние информации, имеющей ярко выраженное смысловое со- держание. Синтаксический аспект информации находится здесь на втором плане. В этом случае говорят о преобразова- нии собственно информации. В нижней части схемы произ-
38
Основные процессы преобразования информации
водится преобразование данных, т.е. информации, представ- ленной в компьютерном виде. И на этом уровне представле- ния преобладает синтаксический аспект информации.
Рис. 2.3.1. Концептуальная модель базового
информационного процесса
Логический уровень информационного процесса пред- ставляется комплексом взаимосвязанных моделей, формали- зующих информационные процессы при технологических преобразованиях информации и данных. Формализованное (в виде моделей) представление информационного процесса позволяет связать все его параметры, а это означает возмож- ность реализации управления информационными процесса- ми и процедурами.
На рис. 2.3.2. приведены состав и взаимосвязи моделей базового информационного процесса. В зависимости от об- ласти применения и назначения модели информационных процессов конкретизируются, а некоторые могут и отсутство- вать. Например, в настоящее время из-за того, что на потреби-
39
Информационные системы
тельском рынке информационных технологий нет относи- тельно недорогих, надежных и простых в эксплуатации ин- теллектуальных информационных систем, процесс представ- ления знаний в структуре организуемой информационной технологии может отсутствовать. Если, к примеру, информа- ционная технология проектируется на не объединенных в сеть АРМ, процесс обмена данными и соответственно его мо- дели будут отсутствовать. Однако наибольший эффект ин- формационная технология дает тогда, когда в её составе ис- пользуется весь набор информационных процессов.
Рис. 2.3.2. Состав и взаимосвязи моделей базового
информационного процесса
40