4.4. Технология обработкиучетных задач

Основные черты современной автоматизированной информационной технологии в бухгалтерском учете: доступ бухгалтера к вычислительной технике, децентрализованная обработка учетных задач на ПК на рабочем месте бухгалтера, изготовление документации персональным компьютером, комплексная интегрированная обработка бухгалтерских задач во взаимосвязи с другими функциональными модулями, электронная почта, Интернет.

На одном АРМе может обрабатываться либо один комплекс учетных задач, либовесь комплекс. В системахERPвозможна обработка одного комплекса на разных АРМах (менеджера и др.). Несмотря на использование различныхкомпьютерных систем бухгалтерского учета, осуществление технологического процесса имеет много общего и включает выполнение следующих этапов: подготовительный, начальный и основной, но выполняемых с разной степени сложности.

Этапы осуществляются в соответствии с «меню» программы, где каждый модуль программы предназначен для выполнения определенных действий. Следует иметь в виду, что состав меню не одинаков в разных программах.

Особое внимание необходимо уделить технике вводу данных первичных документов в машину. В современных технологиях возможны три варианта:

Первый – на экране возникает точная копия первичного документа (экранная форма документа).

Второй – на экране появляется стандартный макет, который используется для ввода различных первичных документов с одинаковым составом реквизитов.

Третий – (и наиболее часто встречающийся) для каждой формы первичного документа разрабатывается в программе свой макет ввода.

Ознакомимся с операциями, выполняемыми бухгалтером при обработке учетных задач на подготовительном, начальном и основном этапах.

Так, на подготовительном этапе бухгалтер заполняет справочники, вводит начальные остатки по счетам, настраивает программу на отчетный период.

Начальный этап – ввод данных первичных документов в ПК (или автоматическое формирование документа компьютером). Программа ввода обеспечивает автоматический ввод постоянных признаков в документ; выполняет автоматические бухгалтерские проводки; дублирование и исправление документа; запись проводок в журнал проводок, а документа – в журнал (регистр) документов.

Основной этап связан с составлением различных отчетов, сводок, группировок их печатью. Отчетные данные могут непосредственно (или через промежуточные программы) выгружаться для передачи в контролирующие органы через систему Интернет.

Особенности сетевой обработки учетных задач

Сетевая технология – перспективное направление компьютерной обработки бухгалтерских задач; применяется в основном на средних и крупных предприятиях; в корпоративных системах ERP; требует организации ЛВС распределенного банка данных. Технологический процесс осуществляется в режиме «Клиент-сервер».

Технологический процесс основан на создании в сервере централизованной базы данных предприятия; нескольких независимых баз данных, размещенных в разных каталогах. Каждый бухгалтер (клиент, рабочая станция) имеет права доступа только и определенным базовым массивам, размещенным на сервере. Доступ к ним организуются по-разному в программных продуктах. Рассмотрим, как это осуществляется в сетевой версии одной из программ.

Регламентация доступа пользователя к базе данных, размещенной на сервере, определяется «картой пользователя», открываемой администратором системы, где указывается: имя пользователя, пароль, полномочия, доступ к базовым массивам. Карты хранятся в машине. При запуске системы пользователь вводит свое имя и пароль. Система находит его карту, определяет полномочия и права доступа к определенным базовым массивам (БМ), которые используются для обработки конкретного комплекса учетных задач на рабочей станции (АРМ бухгалтера участка учета). Например, при обработке банковских операций, АРМ банка необходимы массивы: плана счетов, типовых операций, справочников контрагентов, данных состояния счета «51». Схема взаимодействия пользователей с сервером отражена на рис. 4.2

Сервер

База данных

БМ1