А) Классификаторы и коды

Компьютерная обработка бухгалтерских задач и составление различных аналитических и синтетических отчетов осуществляется на основании различных группировок информации и использовании общероссийских, отраслевых и локальных классификаторов, входящих в составEСКК (Единой системы классификации и кодирования).

Общероссийские классификаторы (ОК)применяются в бухгалтерском учете ограничено, в основномдля кодирования сводной бухгалтерской отчетностии реквизитов-признаков некоторых первичных документов. Некоторые ОК (например: ОКВЭД, ОКЕИ и др.) соответствуют международным классификаторам.

Примеры использования некоторых ок в бухгалтерском учете

ОКУД(ОК управленческой документации), каждому унифицированному документу соответствует свой код, например:

ОКУД	Наименование бухгалтерского документа
07 00 001	Бухгалтерский баланс (форма1)
03 15 003	Приходный ордер
03 15 007	Накладная на отпуск материалов на сторону
03 10 002	Расходный кассовый ордер

ОКПО(ОК предприятий и организаций), называется регистрационным номером; присваивается органами статистики при регистрации организации.

ОКВЭД– (ОК видов экономической деятельности) содержит пять признаков; соответствует международному классификатору.

ОКОПФ- код организационно-правовой формы, означает принадлежность к различным формам собственности.

ОКЕИ(ОК единиц измерения) например, для бухгалтерского баланса, составляемого в тыс.руб., означает «384».

Для оформления платежных документов используются дополнительные коды:

ИНН– идентификационный номер налогоплательщика, десятизначный, означает принадлежность предприятия к территории (региону), номер налоговой службы и порядковый номер налогоплательщика.

БИК– банковский идентификационный код, девятизначный, означает принадлежность предприятия к государству, территории; номер учреждения Банка России, в котором обслуживается коммерческий банк; номер регистрации кредитного учреждения в учреждении Банка России (РКЦ), номер корреспондентского счета банка.

Код лицевого счета– включает 11 признаков и от 20 до 25 знаков.

Отраслевые классификаторы- имеются в виду коды, единые для бухгалтерского учета во всех организациях и предприятиях: коды синтетических счетов и субсчетов, коды видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных ценностей, норм амортизационных отчислений, категорий работающих, категорий налогоплательщиков и др. Как, правило, отраслевые классификаторы представлены в типовых проектах компьютерной обработки учетных задач.

Локальные коды (индивидуальные)составляются на номенклатуры, характерные для конкретной организации; разрабатываются при внедрении программного продукта. Локальные коды могут бытькак едиными для всех подразделений предприятия, так и используемыми только в бухгалтерском учете.

Пример построения кода рабочего плана счетов (РПС).

Коды РПС строятся в результате добавления к основному синтетическому счету дополнительных разрядов, количество которых определяется конкретной машинной программой.

Наиболее простой вид двухуровневого РПС:

ХХ			ХХ…Х
Синтетический счет			Субсчет
2 знака			1-8 знаков

Например: 90 счет - продажи

90-1 – означает выручку

90-2 – означает себестоимость продаж

90-3 – налог на добавленную стоимость.

Трехуровневый РПС предусматривает добавление к основному синтетическому счету и субсчету кода аналитического учета.

Например:

ХХ			Х			ХХ…Х
Синтетический счет			субсчет			Аналитический счет

Значность аналитического кода разная в разных машинных программах. Количество группировочных признаков в нем также может быть разным. Например: в счете 90-1 (выручка) в качестве аналитического счета могут выступать: регион, клиент, товары:

90 1 15 128 0864

счет субсчет регион клиент товар

аналитический счет

Выделение группировочных признаков в РПС позволяет автоматически сформировать различные аналитические сводки. В системах ERPвводятся аналитические измерения, позволяющие организовать хранилище данных, используемое для осуществленияOLAP– технологий.

Технология работы бухгалтера с классификаторами и кодами заключается в следующем. При приобретении (установке) программы сначала необходимо откорректировать справочники, содержащиеся в программе (план-счетов, РПС, нормы амортизации, ставки налогов и т.п.). Далее следует составить локальные классификаторы и загрузить их в компьютер.Как правило, все справочники компьютерной программы ориентированы на определенные балансовые счета. Например, справочник материалов – на счет 10 (материалы); справочник поставщиков – на счет 60 (расчеты с поставщиками и подрядчиками) и т.п. Увязка бадансовых счетов и справочников обеспечивает программную реализацию выполнения автоматической проводки первичного учетного документа.

Классификаторы в бухгалтерской работе на практике, используются в основном, в двух случаях:

1. для заполнения справочников в программе, используемых в дальнейшем для автоматического составления первичных документов;

2. для ручного проставления кодов в первичных документах (при ручном способе их составления).

б) Учетная документация

Учетные документы строятся в соответствии с ГОСТом на унифицированную систему документации (УСД), изучаемую в курсе «Информационные системы в экономике».

В бухгалтерском учете документация строится на основе единых нормативных положений Министерства Финансов РФ и органов статистики. В соответствии с постановлением «Об утверждении порядка поэтапного введения в организациях, независимо от форм собственности, унифицированных форм учетных первичных документов» с 1 января 1999 г. действует единая документация по расчетно-финансовым операциям, учету основных средств и НМА, учету труда и его оплаты, учету материалов. С 1 января 2001 г. введены единые правила ведения журналов учета и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж.

Первичный учетный документ – письменное распоряжение, отражающее факт совершения хозяйственных операций.

В бухгалтерском учете действуют следующие виды документов:

• типовые межотраслевые;

• типовые отраслевые;

• индивидуальные;

• единачя документация для малых предприятий.

Основной формой вывода бухгалтерской информации являются различные сводки, группировки, которые подразделяются на внутренние, используемые для принятия управленческих решений внутри предприятия и организации и внешние, предоставляемые различным организациям.

Составление внутренней отчетности предусмотрено всеми компьютерными программами по бухгалтерскому учету. Это стандартные отчеты, содержащие бухгалтерские итоги за определенный период по синтетическим и аналитическим счетам (оборотно-сальдовые ведомости по счетам, главная книга, журналы-ордера по счету и др.). Кроме того, это специализированные данные по каждому участку бухгалтерского учета (кассовая книга, платежная ведомость и др.).

Внешняя отчетность – это бухгалтерская, налоговая, статистическая и др. отчетность, предоставляемая в различные организации: налоговую службу, пенсионный фонд, органам статистики, фонду медицинского страхования, вышестоящим организациям и др. Состав форм, отчетности, как правило, единый для всех организаций. Составление бухгалтерской и налоговой отчетности предусмотрено компьютерными системами бухгалтерского учета. Начиная с 1996 г. предоставление отчетности в эти организации, включая пенсионный фонд, осуществляется на магнитных носителях (дискетах) с дублированием отчетности на бумажных носителях.

Начиная с 2000 г. наступает новый этап в представлении бухгалтерской и налоговй отчетности через Интернет в соответствии с нормативной базой:

1. Федеральный закон от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи»;

2. Федеральный закон от 27.07.2006 г. «Об обязательном представлении отчетности в электронном виде для всех хозяйствующих субъектов численностью работающих более 250 человек (с 1 января 2007 г.), а с 1 января 2008 г. – более 100 человек.

При передаче отчетности в электронном виде через Интернет решаются проблемы установки электронных форматов, каналов связи, технологии передачи информации, защиты информации и электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

Примеры программных продуктов, обеспечивающих передачу отчетности через систему Интернет:

• такском-Спринтер (TAXCOM) – Санкт-Петербург;

• контур-Экстерн (СКБ «Контур») г. Екатеринбург.

Некоторые автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета конвертируют формы бухгалтерской и налоговой отчетности для отправки в контролирующие органы через Интернет, однако эта проблема до конца не решена.

В 2006 г. передачей отчетности через Интернет пользовались сотни тысяч организаций и можно говорить о стабильности этой технологии в России.

в) база данных

Основу внутримашинного ИО составляет база данных, хранилище данных. Теоретические основы базы данных изучаются в курсе «Информационные системы в экономике».

База данных

Надо четко представлять, что все современные программные продукты основаны на организации базы данных, состоящей из различных взаимосвязанных информационных файлов. Особое внимание надо уделить местам хранения файлов: локально на одном компьютере, централизованно или путем построения распределенных баз данных, т.к. это связано с организацией технологии обработки учетных задач. В каждой программе имеютсяусловно-постоянные массивы,переменные, промежуточные, выходные и архивные.

Необходимо усвоить назначение переменных и условно-постоянных файлов в ходе обработки учетных задач на ПК. Например, при учете материалов переменные файлы формируются за счет ввода данных первичных документов (накладных, требований). Условно-постоянные – это всевозможные справочники, хранящиеся в памяти ПК постоянно (справочнник материалов, нормативно-расценочные данные, справочники поставщиков и др.). При составлении отчетных сводок (например, ведомости поступления материалов) происходит интеграция различных файлов, в результате чего формируются отчетные сводки.

Хранилище данных(ХД)

Использование базы данных для целей анализа данных и построения на их основе систем поддержки и принятия решений ограничено. Поэтому появилась новая технология организации баз данных – технология хранилищ данных. ХД содержит агрегированные данные, вычисляемые по конкретным объектам за длительный период. На основе ХД создаются подмножества данных, содержащих множество признаков: дата, сфера деятельности, субъект управления, вид ресурса.

Источником ХД служат данные, в основном бухгалтерского учета. Эти данные, собранные из разных источников, интегрируются в ХД и являются основой OLAP– анализа, с целью поддержки принятия стратегических решений в системахERP.