Робота з діаграмами

Діаграми і графіки є одним з найефективніших і наочніших засобів представлення даних. Їх перевага полягає в можливості візуалізації значень «сухих» цифр. Дивлячись на цифри, людина тривалий час осмислює їх значення і аналізує співвідношення. Діаграма здатна відразу показати відносні параметри і розвиток тенденцій. Тому застосування діаграм різного типу в презентації всіляко вітається. До того ж, програма PowerPoint підтримує деякі спеціальні засоби для створення і анімації діаграм.

Безпосередньо на слайді діаграму створюють за допомогою зовнішнього додатку Microsoft Graph, запускаюча кнопка якого знаходиться на панелі інструментів PowerPoint. Такий спосіб зручний завдяки простому, інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу і доступу до численних інструментів редагування діаграми: До того ж, до діаграм у форматі Microsoft Graph може бути застосована персона анімація, що дозволяє виводити елементи діаграми по частинах.

Іншим способом розміщення діаграми на слайді є вставка об'єкт Діаграма Microsoft Excel. В цьому випадку редагування змісту можливе тільки засобами Excel. Проте такий об'єкт може автоматично відстежувати зміни у файлі-батькові (при їх скріпленні) і тим самим придбаває властивість автоматичного забезпечення актуальності. Це особливо важливо при груповій розробці проекту, коли узгодженість даних, використовуваних різним виконавцями, має ключове значення.

Редактор дозволяє додавати на слайди діаграми різних типів, які не засновані на електронних таблицях або числових значеннях. Ці діаграми використовуються для ілюстрації матеріалів викладених в презентаціях. До них відносяться: циклічна, радіальна, пірамідальна діаграми, діаграма Венна і цільова діаграма.

Додавання діаграми:

· Вибрати команду Вставка / Схематична діаграма або на панелі інструментів Малювання натиснути кнопку Додати діаграму або організаційну діаграму.

· Виділити один з типів діаграм і натиснути кнопку ОК. На слайді з'явиться вибрана діаграма, навколо якої відображається поле для малювання, обмежене недрукованими рамкою і маркерами розміру. Крім того, активізується плаваюча панель інструментів Діаграма.

Далі за допомогою команд панелі інструментів «Діаграма» можна замінити діаграму, обернути діаграму, додати текст у фігуру діаграми і додати фігуру в діаграму і т.д. Крім того, можна застосувати готовий стиль до діаграми, натиснувши кнопку Автоформат на панелі інструментів «Діаграма» і на певні ділянки діаграми, можна включити анімацію діаграми.

Діаграми на базі електронних таблиць

Додавання діаграм за допомогою Microsoft Graph:

1. Вибрати команду Вставка / Діаграми, на слайді відкриється діаграма, навколо якої відображається поле для малювання, обмежене недрукованими рамкою і маркерами розміру і з'явиться плаваюча електронна таблиця «Таблиця даних» з початковими даними.

2. Замінити початкові дані тими, що вимагаються, внаслідок чого буде змінена діаграма

3. Клацнути мишею поза недрукованою рамкою, на слайді відображатиметься діаграма, а плаваюча електронна таблиця буде видалена. Для активізації електронної таблиці і редагування діаграми треба двічі клацнути на діаграмі.

Вставка малюнків і графічних об'єктів:

· Вибрати команду Вставка / Малюнок. Далі можна вибрати: Картинки, З файлу, З сканера і т.д.

· На слайді відображатиметься вибраний малюнок або графічний об'єкт.

· Для форматування малюнка (автофігури) її необхідно виділити і вибрати команду Формат / Малюнок (автофігура), відкриється вікно діалогу Формат малюнка (автофігури).

Робота із звуком і відео

Якщо презентація призначена для уявлення в Інтернеті, автономного перегляду на комп'ютері і інших видів електронної публікації, її можна супроводжувати звуковим оформленням. Це можуть бути музика, мова, звукові ефекти. Звичайно звукові ефекти використовують як елементи для залучення уваги до окремих слайдів, а музика часто виступає самостійним елементом доповіді при представленні творчої теми.

Мову звичайно використовують для коментування презентації, орієнтованої на автономний перегляд. Разом з тим, запис мови можна застосовувати і для підготовки аудиторної доповіді. Наприклад, за допомогою звукозапису можна представити обіг відомої особи, привести цитату з мови історичного діяча.

Звукові ефекти вставляють для залучення уваги аудиторії або до слайду в цілому, або до його об'єктів. Наприклад, демонструючи фотографію автомобіля, доречно як звуковий фон використовувати звукозапис роботи його двигуна. Якщо треба привернути увагу до чергового слайду, можна вставити звук фанфар.

Треба мати на увазі, що передача звуку в Інтернеті пов'язана з певними труднощами, оскільки об'єми звукових файлів можуть бути вельми великі. Рекомендується застосовувати спеціальні формати звукових файлів, забезпечуючі високий ступінь стиснення з можливістю управління якістю, наприклад формат МРЗ.

Якщо вимагається передавати мову і звукові ефекти, цілком досить оцифровки з середньою якістю, щоб одержати файли невеликих розмірів. У разі передачі музики слід досвідченим шляхом підібрати найефективніше співвідношення між якістю звучання і розміром файлів.

Відеокліпи включають в презентацію звичайно в тому випадку, якщо вона демонструється на достатньо могутньому комп'ютері або в продуктивній локальній сет) Для публікації в Інтернеті відеокліпи використовувати не рекомендується, оскільки якість виходить настільки низькою, що погіршує сприйняття презентації. Щоб гарантувати вірне відтворення відеокліпів, краще застосовувати стандартні формати, наприклад файли .avi або файли .mov додатку QuickTime.

Колекція картинок в Microsoft Office 2003 містить малюнки, фотографії, звуки, відео і інші файли мультимедіа (звані кліпами), які можна вставляти і використовувати в презентаціях. Розглянемо алгоритм вставки відеокліпів на слайд, вставка картинок на слайд розглянута вище.

Вставка / Фільми і звук / Фільми з колекції картинок

Вставка відеокліпів:

· Вибрати команду Вставка / Фільми і звук / Фільми з колекції картинок. Далі на панелі Колекція кліпів у області задач можна вибрати кліп і проглянути його. Для цього необхідно навести покажчик миші на кліп, і клацнути на кнопці списку, що розкривається, з якого треба вибрати команду «Перегляд і властивості». Після проглядання кліпу клацніть на кнопці Закрити.

· Для додавання вибраного кліпу на слайд клацніть на кліпі на панелі Колекція кліпів мишею, він відображатиметься на слайді.

Вставка звуків

Додавання в слайд музики і звукових ефектів:

1. Відкрийте слайд, до якого вимагається додати музику або звукові ефекти.

2. У меню Вставка виберіть пункт Фільми і звук, а потім виконаєте одну з наступних дій:

Вставка звукового файлу

· Виберіть команду Звук з файлу, знайдіть теку, в якій міститься цей файл, і двічі клацніть потрібний файл.

Вставка звуку з Колекції картинок

· Виберіть команду Звук з колекції, знайдіть потрібний кліп і клацніть його для додавання на слайд.

Запис з компакт-диска

· Виберіть команду Запис з компакт-диска, знайдіть необхідний файл і двічі клацніть на ньому.

Записати звук

· Виберіть команду Записати звук, відкриється вікно діалогу Звукозапис, в якому треба клацнути на кнопці почати запис. Використовуючи мікрофон здійснити запис звуку. Після запису клацнути на кнопці "Зупинити запис"

Запис мовного супроводу

Для запису мовного супроводу запускається демонстрація презентації і записується мовний супровід для кожного слайду. Запис можна припинити і продовжити у будь-який момент.

· У звичному режимі в області Структура або Слайди виберіть значок або ескіз слайду, з якого вимагається почати запис мовного супроводу.

· У меню Показ слайдів виберіть команду Звукозапис. Відкриється вікно діалогу «Запис мовного супроводу»

· Натисніть кнопку Гучність мікрофону і у вікні «Перевірка мікрофону», що відкрилося, встановите рівень чутливості мікрофону. Після закінчення перевірки натисніть кнопку ОК, в результаті знов відкриється вікно «Запис мовного супроводу»

· У вікні «Запис мовного супроводу» клацніть на кнопці ОК, відкриється вікно діалогу «Перезапис мовного супроводу», в якому необхідно виконати запис з першого слайду або з поточного слайду.

· У режимі показу слайдів надиктуйте текст мовного супроводу в мікрофон. Для продовження клацніть слайд. Надиктуйте текст для цього слайду, перейдіть до наступного т.д. Запис мовного супроводу можна припинити і продовжити.

· Мовний супровід буде автоматично записаний і на екрані відобразиться запит про збереження значень часу показу слайдів.

· Для збереження значень часу показу слайдів натисніть кнопку "Так". Слайди відображатимуться в режимі сортувальника слайдів, і під кожним слайдом буде відображений час його показу

Анімація

Анімація - це додавання до тексту або об'єкту спеціального відео- або звукового ефекту. Ефекти анімації можуть застосовуватися до таких елементів на слайді як: текст, малюнки, графіки, діаграми і інших об'єктів. Ефекти анімації тексту, як правило, можна застосувати до букв, слів і абзаців.

У PowerPoint для додавання анімації застосовуються наступні команди: ефекти анімації і настройка анімації. Готові ефекти анімації можуть застосовуватися до всіх елементів виділених слайдів або всіх слайдів презентації. Настройка анімації може застосовуватися до окремих елементів на слайді.

Робота з ілюстраціями

Під ілюстрацією ми розуміємо графічне зображення, створене в зовнішніх по відношенню к-PowerPoint додатках. Виразні, правильно підібрані ілюстрації здатні істотно поліпшити привабливість презентації будь-якого стилю.

В деяких випадках ілюстрації можуть виконувати ключову роль, стати основною темою доповіді. Наприклад, без якісного ілюстративного ряду неможливо підготувати презентації, пов'язані з архітектурою, будівництвом, туристичними послугами. Прості ілюстрації можна узяти з бібліотек готових елементів (кліпартов), що входять в пакет поставки Microsoft Office. Існують бібліотеки зображень самої різної тематики, поширювані на CD-R0М. Багато хто з них відрізняється хорошою якістю і цілком може бути використані в презентації. Важливим джерелом ілюстрацій є Інтернет, хоча у кожному конкретному випадку слід з'ясувати у їх публікатора, як йде справі правами на їх використовування.

Разом з тим, справжні професіонали вважають за краще створювати власні ілюстрації в таких програмах, як Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, CorelDraw Painter і інших. Хоча така робота відрізняється трудомісткістю, індивідуальна підбір ілюстрацій дозволяє добитися високої якості презентацій, що буде по гідності оцінене аудиторією.

У готових зображень, узятих з вільно поширюваних колекцій, її недолік, пов'язаний з тим, що вони широко відомі. Слухачі можуть подумати, що доповідач або готував матеріали в поспіху, або порахував, що даної теми цього досить. Особливо негативну реакцію такий підхід викличе в середовищі професіоналів комп'ютерної графіки, рекламного дизайну, середовищі масової інформації. Якщо презентація розрахована на аудиторію, розбираються в комп'ютерах і графіку, особливо при відкритій публікації її в Інтерні слід найсерйознішим чином підійти до питання створення ілюстрацій, а використовування готових колекцій.

Використовування деяких форматів графічних файлів в PowerPoint має свої особливості і спеціалізовані області застосування. Ці особливості треба чітко представляти, щоб не вийшло так, що при публікації в Інтернеті неможливо проглянути ілюстрацію через її величезний розмір, а при друці на принтері неможливо одержати якісне відтиснення через низький дозвіл зображення. У PowerPoint допустимо використовувати графічні файли наступних форматів.

• .BMP (BitMap) — формат зберігання растрових зображень, орієнтований

на операційну систему Windows. Такі зображення зручно переносити

через буфер обміну. Рекомендується використовувати для знімків екрану, значків і інших елементів Windows.

• .CDR (CorelDraw) — формат зберігання векторних зображень програми

CorelDraw. Програма PowerPoint підтримує імпорт файлів .cdr, .cdt, .cmxі .pat версій 3.0,4.0,5.0 і 6.0. На файли накладаються наступні обмеження: текстури Object і PostScript замінюються суцільною сірою заливкою; градієнтна заливка розпадається на одноколірні смуги; текст абзаців в декількох блоках не імпортується. Рекомендується використовувати для векторної графіки, розрахованої на друкарський пристрій.

• .CGM (Computer Graphics Metafile) — універсальний формат зберігання векторних зображень, прийнятий для систем автоматизованого проектування. Використовується для представлення креслень.

• ,EMF (Enhanced MetaFile) — розширений метафайл Windows. Може бути

вставлений через буфер обміну. Використовувати не рекомендується.

• .EPS (Encapsulated PostScript) — формат зберігання векторних і растрових зображень, розроблений компанією Adobe Systems. Файли .eps з упровадженими

попередніми образами форматів TIFF і WMF (метафайл Windows) можуть

відображатися на екрані. Рекомендується використовувати при друці презентації,

але тільки на принтерах, сумісних із стандартом PostScript.

• .FPX (FlashPix) — є загальним форматом обміну даними, використовуваним

багатьма цифровими фотокамерами. Рекомендується використовувати для електронної публікації презентації.

• .GIF (Graphics Interchange Format) — засіб зберігання стислих зображень з

фіксованою (256) кількістю кольорів. Остання версія формату GIF89a

дозволяє виконувати чересстрочную завантаження зображень, створювати малюнки

з прозорим фоном і вбудованою анімацією. Може бути вставлений через

буфер обміну. Рекомендується застосовувати при публікації в Інтернеті.

• JPG (Joint Photographic experts Group) — засіб зберігання растрових зображень з можливістю управління ступенем стиснення. Чим вище ступінь стиснення, тим нижче якість малюнка. Може бути вставлений через буфер обміну.

Рекомендується використовувати тільки для електронної публікації, зокрема

в Інтернеті.

• .PCD (PhotoCD) — формат зберігання графічних зображень високої якості. Файл має внутрішню структуру, що дозволяє зберігати зображення з фіксованими величинами дозволів. За умовчанням в PowerPoint імпортується зображення з дозволом 768x512. Рекомендується використовувати для друку презентації на 35-мм слайдах або вивідних пристрої високої якості.

• . РСТ (Macintosh PICT) — формат малюнків операційної системи комп'ютерів

Apple Macintosh. Копіюючи файли Macintosh PICT на комп'ютер, що працюєпід управлінням операційної системи Windows, необхідно привласнюватиїм імена з розширенням .pet, щоб в PowerPoint вони пізнавалися як графікаPICT/

• .PCX (PC PaintBrush) — застарілий формат зберігання растрових зображеньрозроблений фірмою Z-Soft. Число кольорів обмежене (256). В даний час використовується рідко. Не рекомендується застосовувати в презентаціях.

• .PNG (Portable Network Graphics) — формат зберігання зображень, орієнтованих на публікацію в Інтернеті. Підтримується глибина кольору до 24 біт. Може бути вставлений через буфер обміну. Рекомендується використовувати

електронних публікацій.

• .TIF (Tagged Image File format) — засіб зберігання растрових зображень

високої якості. Діапазон глибини кольору до 32 біт. Рекомендується прийняти при висновку презентації на друкарський пристрій.

• .WMF (Windows MetaFile) — формат зберігання векторних зображень oоперационной системи Windows. Може бути вставлений через буфер обміну. Використовувати не рекомендується.

• .WPG (WordPerfect Graphics) — формат зберігання зображень програми

WordPerfect. Програма PowerPoint підтримує файли версій 1.0, l.Oe і

що відповідає версіям WordPerfect 6.x і ранішим. У файлах, імекш

упроваджені зображення Encapsulated PostScript, втрачаються дані. Використовувати не рекомендується.

Перераховані вище формати графічних файлів підтримуються або напряму (їх можна вставляти через буфер обміну і обробляти в PowerPoint), або через власні фільтри імпорту PowerPoint. Проте допустимо використовувати графіку інших форматів, якщо батьківський додаток відповідає специфікації OLE. Так, наприклад, на слайди можна вставляти файли ізображе високої якості програми Adobe Photoshop (розширення імені .psd). У э випадку вони можуть редагуватися засобами батьківської програми.

Ефекти анімації:

· Якщо схему анімації вимагається додати тільки до певних слайдів, виберіть потрібні слайди в області Слайди.

· У меню Показ слайдів виберіть команду Ефекти анімації.

· У області задач Дизайн слайду виберіть із списку Застосувати до виділених слайдів необхідний ефект анімації.

· Якщо ефект анімації вимагається застосувати до всіх слайдів, натисніть кнопку Застосувати до всіх слайдів.

Настройка анімації

· У звичному режимі відкрийте слайд, до тексту або об'єктів якого вимагається застосувати анімацію.

· Виберіть об'єкт для анімації.

· У меню Показ слайдів виберіть команду Настройка анімації.

· У області задач Настройка анімації натисніть кнопку Додати ефект і виберіть потрібний ефект з розділів, що з'явилися: Вхід, Виділення, Вихід, Шляхи переміщення.

Робота з ефектами анімації

Нагадаємо, що під анімацією в PowerPoint розуміється порядок появи об'єкту на слайді, його уявлення і, при необхідності, утаєння. Анімація є властивістю, яка може бути привласнене будь-якому об'єкту презентації, окрім фону. Параметри анімації настроюються індивідуально для кожного об'єму на слайді. Згруповані об'єкти сприймаються і анімуються як об ціле.

Існують деякі види об'єктів, до яких може бути застосована ексклюзивна анімація, неможлива для об'єктів іншого типу. У текстовому об'єкті можуть окремо анімуватися абзаци, слова і навіть окремі букви. Але характер ефекту анімації застосовний тільки до текстового об'єкту цілком. Тобто не можна, наприклад, одному абзацу призначити Виліт зліва, а іншому — Виліт зверху. Важливою особливістю є можливість анімації тексту, імпортованого з інших додатків.

Іншим об'єктом з ексклюзивними властивостями анімації виступають діаграми. Елементи діаграми можна анімувати окремо, по категоріях. Слід мати на увазі, що діаграми (наприклад, з програми Excel), що імпортуються, сприймаються, як звичні об'єкти, і анімуються тільки цілком.

Особливим ефектом анімації служить так звана Дія після анімації, тобто характер перетворення об'єкту після закінчення анімації. Наприклад, об'єкт можна приховати або перефарбувати в інший колір.

Ухвалюючи рішення про анімацію об'єкту, важливо дотримувати міру і художній смак. Анімація повинна служити залученню уваги слухачів, але не його відверненню або розсіюванню. Тому на одному слайді не рекомендується анімувати більш одного-двох об'єктів, інакше ефекти оформлення можуть відвернути увагу від змісту презентації.