Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы работы в Microsoft Word и Microsoft Excel. Практикум.pdf
Рис. 1.10. Создание надписи на конверте
Рис. 1.11. Общий вид оформления конверта
21
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 2
ДОКУМЕНТ «ТЕКСТ»
1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ
Подготовить документ, состоящий из трех страниц. Текст будет содержать многоуровневые заголовки, маркированные списки и ряд новых для вас
объектов: колонтитулы, сноски, схему и оглавление.
2. НАБОР ТЕКСТА
Многостраничный текст, как правило, имеет нумерованные заголовки
с разными уровнями значимости. В предложенном тексте мы будем использовать заголовки пока двух уровней. Для их применения перед вводом первого
заголовка установим стиль оформления и уровень во вкладке Главная, в пункте
меню Абзац → Многоуровневый
(см. рис. 2.1). На поле печати будет проставлен номер вводимого заголовка. Стиль оформления заголовка можно установить и из позиции инструментов Стили. После ввода заголовка нужно
нажать клавишу Enter. Курсор перейдет на первую позицию обычного текста.
Установите поля и абзацный отступ согласно рекомендациям Практической
работы № 1 Текст для набора выделен курсивом, комментарии в рамках.
Рис. 2.1. Нумерации заголовков
22
1. Регламентация современного делопроизводства в России
Разработанная система делопроизводства в фирме, на предприятии
описывается во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурном подразделении, должностных инструкциях, правилах работы с документами
и т.п. Тщательно разработанная система делопроизводства, освещающая
все вопросы работы с документами, служит залогом успешного и эффективного функционирования как государственного учреждения, так и коммерческого предприятия.
На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие
правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:
Далее следует маркированный список. Перед его вводом необходимо во
вкладке Главная, в позиции Абзац выбрать вид маркера (начального символа
списка) или воспользоваться ранее установленным видом щелчком на инстру-
менте . Для завершения ввода списка достаточно нажать клавишу
Backspace или дважды Enter
- обеспечение юридической силы документа;
- организацию длительного хранения документов и последующего их
использования;
- рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее
совершенствование.
Основополагающими документами для современного делопроизвод-
1
ства являются Федеральный закон
и Государственный стандарт2. Поми-
мо федеральных законов и стандартов, существует еще и Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.
27.07.2006 № 149-ФЗ // СЗ РФ. 2006. № 31. Ч. I. Ст. 3448.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов = System of standards
on information, librarianship and publishing. Organizational and administrative documentation. Requirements for
presentation of records : национальный стандарт Российской Федерации : издание официальное : утвержден
и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст : введен взамен ГОСТ Р 6.30-2003 : дата введения 2018-07-01 / разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства. М.: Стандартинформ, 2019.
1
См.: Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от
2
См.: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
23
Введенный абзац имеет сноски (ссылка на источник или комментарий внизу поля страницы) на нормативные документы: Федеральный закон и Государ-
ственный стандарт. Для их установки после слов «закон» и «стандарт» необ-
ходимо во вкладке Ссылки выбрать Вставить сноску, в открывшемся внизу
страницы поле (рядом с номером сноски) ввести текст сноски (см. внизу страницы)
Перед вводом следующего заголовка необходимо указать его
уровень щелчком в поле Стиль
2. Типовая технология работы с документами
Разделяют централизованный документооборот и документооборот
уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационнораспорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня
структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации.
В крупных организациях обычно существует отдельное структурное
подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного
документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются,
например, на секретаря руководителя организации. Для определенности
далее структурное подразделение, ответственное за обеспечение централизованного документооборота, будет именоваться канцелярией.
С точки зрения работников канцелярии выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:
Настройте самостоятельно ввод нумерованного списка
1. входящие документы, поступившие в канцелярию из внешних орга-
низаций;
2. исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных
подразделений для отправки во внешние организации;
3. внутренние документы, поступившие в канцелярию из структур-
ных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри
предприятия.
24
Перед вводом следующего заголовка необходимо указать его
уровень (2) щелчком в поле Стиль
2.1. Обработка входящих документов
Для обработки входящих документов регламентированы следующие
основные процедуры (рис. 2.2):
Настройте ввод и измените символ маркированного списка
экспедиционная обработка;
регистрация;
рассмотрение руководством и выдача резолюции;
ознакомление в структурном подразделении или исполнение;
контроль исполнения.
Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или
секретарем организации и включает:
Настройте ввод и измените символ маркированного списка
постановку документов, ход исполнения которых надлежит от-
слеживать, на контроль;
отслеживание хода исполнения и формирование отчетов для руко-
водства;
снятие исполненных документов с контроля.
Схема этапов обработки документов может быть подготовлена различ-
ными средствами Microsoft Word. Наиболее простой — использование вкладки
Вставка → Фигуры. Первоначально нарисуйте в области поля рисунка серию
прямоугольников и расставьте их согласно схеме. Далее, используя кон-
текстное меню прямоугольника — Добавить текст, внесите в них соответ-
ствующие названия. Подберите самостоятельно Шрифт. Нарисуйте связи эта-
пов обработки документов с помощью инструмента Стрелка. Подрисуночная
подпись оформляется с помощью контекстного меню всего рисунка. Для этого
щелчком правой кнопки мыши на рисунке вызываем контекстное меню и выбираем пункт Вставить название. Номера рисунков устанавливаются ав-
томатически, текст вводится с помощью клавиатуры
25
Регистрация
Проверка
Передача
руководителю
Рассмотрение
Контроль
Исполнение
Архивация
Передача
подразделения
документов
в структурные
документов
исполнения
документов
документов
Рис. 2.2. Порядок обработки входящих документов
Поступающие в организацию документы попадают в структурное
подразделение канцелярии — экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности
вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые
и нерегистрируемые.
2.2. Регистрация документов
Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров к записи установленных сведений о них в регистрационную форму. Регистрируется практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомле-
Установите уровень (2) следующего заголовка
26
ния, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т.е. для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом. Требования, которые должны всегда соблюдаться, —
это однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.
3. ОФОРМЛЕНИЕ ШРИФТА
Смена шрифта производится после его выделения. Само выделение может быть всего текста или отдельной его части (абзаца, главы и т.д.). Для выделения всего текста можно воспользоваться горячими клавишами Ctrl + A. Отдельные части выделяются путем перемещения указателя по строкам текста
при нажатой левой кнопке мыши. Установите для напечатанного текста (кроме
заголовков) шрифт Times New Roman размером 13 пунктов. Чтобы установить
данный размер, осуществите следующие действия:
1) щелкните указателем мыши внутри белого поля размера (туда, где
в результате должно быть число 13). Появится курсор;
2) наберите 13 с клавиатуры и нажмите Enter;
3) снимите выделение с текста.
Проведите установку междустрочного интервала равного 1,5 с помощью
инструмента Интервал в меню Абзац (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Установка интервала
4. РАССТАНОВКА ПЕРЕНОСОВ
В документах с большим количеством однородных абзацев для экономии
пространства листа часто включается перенос слов. Этот параметр действует на
весь документ и для его установки выделять текст не надо.
27
Чтобы включить перенос, выберите вкладку Разметка страницы →
Расстановка переносов и поставьте флажок Авто (автоматическая расстанов-
ка переносов). Обратите внимание на то, что у правого края текста появились
дефисы «–» там, где Microsoft Word автоматически сделал в словах переносы.
5. КОЛОНТИТУЛЫ
Колонтитул — это текст и/или рисунок, который печатается внизу или
вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на
верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними
и нижними. Пример нижних колонтитулов — это поле размещения номера
страниц. Найдите в этой методичке изображение верхнего колонтитула.
Программа Microsoft Word позволяет создать уникальный колонтитул для
первой страницы документа или вообще убрать верхний и/или нижний колон-
титул с первой страницы. Можно также создавать отличающиеся колонтитулы
для четных и нечетных страниц документа.
В нашем документе попробуем создать верхний колонтитул со строкой:
Microsoft Word
Практическое занятие № 2
Эта строка должна быть набрана шрифтом Arial, 11 пунктов и выровнена
по левому краю. Первоначально создадим верхний колонтитул:
1) выберите вкладку Вставка → Колонтитулы (верхний или нижний);
2) установите шрифт Times New Roman, 11 пунктов;
3) наберите текст колонтитула;
4) выровняйте текст колонтитула по левой границе;
5) выйдите из режима редактирования колонтитулов, дважды щелкнув
в области основного текста;
6) в режиме предварительного просмотра убедитесь, что верхний колон-
титул появился на всех страницах.
Нижним колонтитулом в вашем документе будут номера страниц.
Microsoft Word создает их автоматически:
1) выберите команду Вставка → Номер страницы;
2) укажите расположение номеров Внизу страницы, по центру;
3) убедитесь, что номера страниц действительно появились.
28
6. СОЗДАНИЕ ОГЛАВЛЕНИЯ
Microsoft Word позволяет автоматически создавать оглавление. Для этого
программа использует устанавливаемые пользователем уровни заголовков. Создание оглавления требует предварительной установки курсора в позицию, где
оно будет размещено. Далее используем вкладку Ссылки → Оглавление. После
выполнения операции в месте размещения указателя появится оглавление
с указанием страниц размещения заголовков. Кроме того, пункты оглавления
являются Гиперссылками на указанные в них главы. Они используются для
быстрого перехода на нужную главу. Для этого достаточно при нажатой клавише Ctrl сделать щелчок указателем мыши (в виде руки) на пункте главы
(рис. 2.4). Если вы переносите оглавление на отдельную страницу (файл), необходимо снять гиперссылки пунктов оглавления. Для этого нужно выделить
оглавление (пункт) и нажать сочетание клавиш Ctrl + Alt + F10.
Созданное нами оглавление должно выглядеть так:
1. Регламентация современного делопроизводства в России ............................... 1
2. Типовая технология работы с документами ....................................................... 1
2.1. Обработка входящих документов ............................................................. 2
2.2. Регистрация документов............................................................................. 3
Рис. 2.4. Переход курсора на нужную главу по тексту
29
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 3
ВСТАВКА ФИГУР И РЕДАКТИРОВАНИЕ ФОРМУЛ
1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ
Получить навыки вставки математических формул, добавления новых элементов на панель инструментов, ввода текста с поясняющими автофигурами.
2. РЕДАКТОР ФОРМУЛ MICROSOFT EQUATION
В комплект поставки Microsoft Word входит программа Microsoft
Equation — Редактор формул. С помощью этой программы можно создавать
и редактировать математические формулы. Формула, созданная в Microsoft
Equation, является «объектом», который занимает в документе прямоугольную
область и может располагаться либо поверх, либо внутри текста. В данной работе рассматриваются основные вопросы использования редактора формул:
- вставка новой формулы;
- использование шаблонов элементов формулы;
- перемещение по элементам формулы;
- добавление пробелов в формулу;
- расположение формулы в тексте документа.
Формулы, которые содержат греческие и математические символы, но
располагаются в одной строке (т.е. в них нет дробей, интегралов и других многоуровневых элементов формул), можно набирать без использования редактора
формул, с помощью команды Вставка → Символ.
Запуск редактора формул Microsoft Equation может быть произведен из
панели инструментов или через меню Вставка → Объект.
Добавление нового элемента на панель инструментов производится из
меню Сервис → Настройка → Команды. Для вставки ярлыка редактора формул
необходимо указать Категорию команды Вставка и среди предложенных найти указанный элемент (см. рис. 3.1). Далее методом перетаскивания
переместить его на панель инструментов. Нажатие этого инструмента произведет запуск программы редактора формул. Меню Microsoft Word заменяется меню редактора формул. В рабочей области Microsoft Word прямоугольником выделена область объекта (при необходимости она будет автоматически увеличиваться) и панель инструментов редактора формул (см. рис. 3.2).
30