Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы работы в Microsoft Word и Microsoft Excel. Практикум.pdf
Прежде чем начать ввод и оформление текста, рассмотрим вопрос настрой-
ки окна Microsoft Word.
Рис. 1.1. Окно команды Файл → Сохранить как...
2.2. Настройка окна редактора
После запуска Microsoft Word окно редактора будет выглядеть следую-
щим образом (см. рис. 1.2)
В верхней части окна Microsoft Word размещается перечень вкладок
(Главная, Вставка, Разметка...), определяющих вид панелей инструментов.
Инструменты скомплектованы в тематические блоки. Над (под) панелями ин-
струментов размещается панель инструментов быстрого доступа, набор кото-
рых может быть изменен настройкой параметров Microsoft Word. Для этого
необходимо поместить указатель мыши в область вкладок и нажатием правой
кнопки перейти в пункт Настройка панели быстрого доступа... [3].
Далее установим параметры, влияющие на отображение документа в окне
Microsoft Word. Установим их в расчете на работу с обычным документом так,
чтобы документ на экране был максимально похож на конечный результат.
11
Проделайте следующие действия:
- включите режим отображения, приближенный к печатной копии, вы-
брав вкладку Вид, щелкните позицию Линейка.
- в позиции Масштаб установите масштаб отображения 100 %.
-
Рис. 1.2. Общий вид окна программы после запуска
2.3. Настройка полей страницы
Поля — это белые области с четырех сторон страницы, на которых нет
текста. Текст располагается между полями. Размеры полей определяются удоб-
ством чтения при хранении документа. Раньше они регламентировались ГОСТ
Р 6.30-97 и составляли значения, представленные на рис. 1.3, а сейчас органи-
зации имеют право на использование своих рекомендаций, поэтому размеры
полей могут отличаться от рекомендованных в ГОСТ.
Для проведения настройки полей перейдите на вкладку Разметка стра-
ницы и в позиции Поля выберите позицию со значениями 2, 3, 2 и 1,5 см. Дру-
гие значения устанавливают из позиции Настраиваемые поля.
12
Рис. 1.3. Поля страницы
3. СОЗДАНИЕ ПИСЬМА
Просмотрите общий вид готового письма на рис. 1.9. Его создание потребует выполнения ряда последовательных действий:
1. Вставка таблицы. Для удобства размещения текста представим верх-
нюю часть письма в виде таблицы, состоящей из двух соседних ячеек с невидимыми границами. Для ее создания воспользуемся пунктом меню вкладок:
Вставка → Таблица и укажем по схеме число столбцов — 2, число строк — 1.
2. Вставка рисунка. Рисунок помещается в левую часть таблицы путем
использования вкладки Вставка → Рисунок, и далее в окне Вставка рисунка
путем навигации по файловой системе указывается путь к графическому файлу.
Для обеспечения возможности вставки (справа) текста адресных данных
проводим операцию смены формата рисунка. Для этого необходимо установить
указатель мыши на рисунок, вызвать контекстное меню (нажатием правой
кнопки), в меню Формат рисунка войти во вкладку Положение и выбрать
пункт Обтекание (текстом) → Вокруг рамки.
3. Ввод текста. Первоначальная настройка программы Microsoft Word
предусматривает установку размера шрифта в 10 пунктов Times New Roman.
Для большинства документов этот размер мал, поэтому во вкладке Главная →
Шрифт установите Размер шрифта равный 14.
13
Фирменный бланк (шаблон Microsoft Word) письма обычно готовится за-
ранее секретарем фирмы с указанием логотипа фирмы, его адресных данных,
телефона/факса и e-mail адреса. Основной текст письма (см. рис. 1.8) вводится
в уже готовый бланк при оформлении письма. В данной работе мы будем создавать все письмо целиком.
3.1. Установка абзаца
Новый абзац будет начинаться после выполнения абзацного отступа. Отступы текста устанавливаются во вкладке Разметка страницы → Абзац и могут быть видны по маркерам на верхней линейке (см. рис. 1.4).
Рис. 1.4. Размещение маркеров на верхней линейке
Абзацный отступ в первоначальной настройке составляет 1,25 см. Межстрочный интервал — одинарный, устанавливается с помощью инструмента,
показанного на рис. 1.5. При вводе текста в ячейки таблицы абзацные от-
ступы устанавливаются минимальными (равными 0).
Рис. 1.5. Интервал
Введите текст первой таблицы (см. рис. 1.9). Каждая ее строка завершается нажатием клавиши Enter. Обратите внимание, что после знаков препинания
пробел ставить надо, а до знаков препинания — не надо. Перенос строки
в обычном тексте производится автоматически. Нажатие клавиши Enter используется для выделения текста в абзац.
14
3.2. Перемещение курсора
Менять позицию курсора можно различными способами. Щелчок указателем мыши устанавливает курсор в выбранную позицию. Клавиши-стрелки
перемещают курсор на одну позицию за одно нажатие в заданном направлении.
Комбинация клавиш Ctrl + стрелка перемещает курсор на одно слово влево/вправо или на один абзац вверх/вниз. Несколько раз попробуйте каждый из
трех способов перемещения курсора. Перемещение внутри таблицы производится клавишами Tab в ячейку справа, Shift + Tab в ячейку слева.
3.3. Удаление лишних символов
Удалять лишние символы очень просто: слева от курсора символ удаляется клавишей Backspace, справа — клавишей Delete. Вы можете пользоваться
любым удобным способом.
3.4. Добавление символов
Чтобы добавить новые символы в какое-либо место текста, нужно поставить туда курсор и начать набирать требуемые символы. Старые символы будут
отодвигаться вправо.
После ввода текста следует скрыть изображение границ таблицы.
3.5. Скрытие границ таблицы
В нашем случае верхняя таблица не должна иметь видимых границ. Для
их скрытия необходимо выделить всю таблицу щелчком по левому верхнему
маркеру таблицы (рис. 1.6) и в контекстном меню Границы и заливка выбрать
тип границ Нет (рис. 1.7).
Эту операцию можно выполнить, используя вкладку Главная панель инструментов → Абзац (см. рис. 1.7). Проверку скрытия границ таблицы проведите с помощью предварительного просмотра документа инструментом
.
После заполнения верхней таблицы под левым ее столбцом указывается
дата создания документа. Для ее вставки устанавливаем курсор в нужную пози-
цию, выбираем вкладку меню Вставка → Дата и время
и делаем щелчок на
выбранном стиле записи даты (число, месяц, год). Дата заключается в квадратные скобки с помощью соответствующих клавиш латинского шрифта.
15
Рис. 1.6. Выделение всей таблицы
Рис. 1.7. Скрытие границ
Далее вводим текст письма (рис. 1.9). Обратите внимание, что текст пер-
вой строки ориентируется по центру
, последующий — по всей ширине
и имеет стандартный абзацный отступ.
Следующая таблица (рис. 1.9) имеет большое количество строк и столбцов.
Для ее создания воспользуемся вкладкой Вставка → Таблица. В открывшемся
окне, используя прием перетаскивания, выделяем требуемое количество строк
и столбцов. Таблица с указанными размерами будет помещена в текущую пози-
цию курсора. Если вы ввели неверное количество строк или столбцов, исправить
таблицу возможно с помощью меню панели инструментов или контекстного ме-
ню. Объединение выделенных ячеек производится в следующем порядке:
1) выделяем объединяемые ячейки;
2) вызываем контекстное меню;
3) выбираем пункт объединения
.
Обратите внимание, что текст таблицы вводится шрифтом Arial. Размер
шрифта подбирается самостоятельно, рекомендуем 10 пунктов. Символы ×,
,
, ± не имеют аналогов на клавиатуре, поэтому вставляются из вкладки
Вставка →
→ далее осуществляется щелчок на нужной позиции.
16
3.6. Исправление орфографических ошибок
В Microsoft Word встроен орфографический словарь, с помощью которого
редактор автоматически проверяет набираемый текст на наличие орфографических ошибок. Слова с ошибками подчеркиваются красной волнистой чертой
(это служебное обозначение, при печати на принтере эта черта не выводится).
Вы должны обращать внимание на все подчеркнутые слова.
Есть три основных причины, по которым Microsoft Word считает слово
ошибочным:
1) данное слово написано с ошибкой, например вы пропустили какую-
нибудь букву или, наоборот, добавили лишнюю.
Можно попробовать исправить это слово по словарю: щелкнуть на нем
правой кнопкой мыши и затем выбрать из предложенных вариантов правильный. Если правильного варианта нет, нужно исправить слово вручную: поместить курсор в нужную позицию слова и удалить лишние буквы или допечатать
пропущенные;
2) слово написано без ошибки, но является собственным именем. В этом
случае можно либо не обращать на подчеркивание внимания, либо исключить
слово из проверки: щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в появившемся
объектном меню слова выбрать команду Пропустить;
3) несколько слов подряд написаны без ошибок, но все равно подчеркну-
ты. Так бывает из-за дефекта Microsoft Word: во время переключения языка
клавиатуры редактор иногда неправильно определяет, на каком языке набран
текст. Чтобы исправить данный дефект, нужно выделить подчеркнутые слова
и присвоить тексту правильный язык из контекстного меню.
3.7. Оформление документа
Для оформления документа необходимо уметь выделять фрагменты (части) текста, например: абзацы, слова или отдельные символы. Поскольку текст
уже набран, чтобы оформить его, приходится выделять фрагменты текста и затем применять команды оформления.
Выделенный фрагмент окрашивается черным цветом. После того как команда выполнена, выделение нужно снять. Для этого достаточно один раз
щелкнуть мышью в любом месте текста.
Ниже перечислено несколько способов выделения фрагментов текста.
Попробуйте каждый из них. Вы должны знать все эти способы, поэтому если не
получится хотя бы один, обратитесь к преподавателю.
17
Выделение произвольного количества символов. Зажмите левую кнопку
мыши на первом символе фрагмента и, не отпуская ее, растяните выделение до
конца фрагмента.
Выделение слова. Дважды щелкните левой кнопкой мыши на выделяе-
мом слове.
Выделение нескольких строк. Поместите указатель мыши слева от строки. Указатель должен превратиться из вертикальной черточки в стрелку. Теперь
нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите мышь вертикально
вниз (или вверх) для выделения нескольких строк.
Выделение фрагмента при помощи клавиатуры. Поставьте курсор
(текстовый курсор, а не указатель мыши!) перед первым символом фрагмента.
Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, с помощью клавиш-стрелок растяните выделение на весь фрагмент.
Выделение содержимого таблицы. Для выделения всей таблицы удобнее использовать щелчок на ее маркере. Он проявляется при подведении указателя мыши к левому верхнему углу таблицы (см. рис. 1.6).
Оформление шрифта. Размер и тип шрифта может быть установлен перед
вводом текста или в процессе окончательного оформления документа. Тип шрифта и его размер указан в левой части панели инструментов. Для выбора типа
шрифта можно воспользоваться пунктом вкладки Главная → Шрифт или пунктом контекстного меню. В списке типы шрифтов размещены в алфавитном порядке, для выбора достаточно сделать на нем щелчок указателем мыши. Если у вас
был выделен фрагмент текста, то его шрифт изменится на избранный. Надстроч-
ный и подстрочный шрифты устанавливаются в том же пункте меню помещением флажка (галочки) в позицию Надстрочный (см. рис. 1.8). Для придания акцента вступительной фразе текста документа можно воспользоваться приемом Бук-
вица. Для ее применения необходимо поставить указатель в выделяемый абзац,
перейти на вкладку Вставка → Буквица и выбрать стиль ее оформления.
Выравнивание абзацев. Microsoft Word автоматически формирует строки
внутри абзацев. На панели инструментов Форматирование есть четыре кнопки, с помощью которых можно задать способы выравнивания строк абзаца: по
левому краю, по центру, по правому краю и по ширине (по обеим границам).
Выглядят они следующим образом:
.
Поместите указатель мыши на одну из них, но не нажимайте ее. Через
1–2 с появится подсказка с названием кнопки. Посмотрите, как называется
каждая из четырех кнопок. Для удобства размещения текста рекомендуется использовать автоматическую расстановку переносов, которая устанавливается во
вкладке Разметка страницы → Расстановка переносов флажком в пункте
Авто (автоматическая расстановка переносов).
18
355035, г. Ставрополь, ул. Голенева, 36
355000, г. Ставрополь,
Рис. 1.8. Установка шрифта
После ввода всего текста письмо будет выглядеть следующим образом:
Директору Ставропольского
кооперативного института (филиал)
Белгородского университета
потребительской кооперации
__________________________
[15 июня 2021 г.]
Рис. 1.9 (начало). Общий вид документа Microsoft Word
ул. Цветочная, 111
ООО «Мой Компьютер»
Тел/факс 111-22-33
E-mail my_pc@mail.ru
19
Уважаемые господа!
Цена,
руб.
Блок
питания
Intel
2800 MHz
512Mb
PC-5300
DVDRW
DVD)
Intel
2140 MHz
1Gb
PC-5300
DVDRW
DVD)
256Mb ATI
PCI-E
2Gb
Channel
512Mb ATI
TPCI-E
Intel®
2.67 GHz
4Gb
6400
512Mb
GDR3
Цена,
руб.
Тип
панели
Максимальное
разрешение
Размер
зерна
и одна профессия современного мира не обходится без применения
компьютеров. ООО «Мой компьютер» имеет честь предложить
Вам современные компьютеры по самым выгодным для Вас ценам!
Системный блок
Процессор ОЗУ Винчестер DVD Видеокарта
4 900
6 900
9 950
12 900
25 900
6 250 TN 19" Да 1 440×900 300 кд/м2 0,285
Celeron D
Core2Duo
AMD Athlon
X2 4000+
MHz
AMD Athlon
X2 4400+
MHz
Core™2
Duo E6750
DDR2
DDR2
1Gb
DDR2
PC-5300
DDR2 PC-
5300 Dual
DDR2
DIMM
Диагональ Широкоформатный
160Gb HDD
SATA-2
160Gb HDD
SATA-2
160Gb HDD
SATA-2
250Gb HDD
SATA-2
500Gb HDD
SATA-2
Монитор
(Пишущий
(Пишущий
DVD±RW
(Пишущий
DVD)
DVDRW
(Пишущий
DVD)
DVD±RW
(Пишущий
DVD)
– ATX 350W
– ATX 350W
Radeon
X2600 Pro
Radeon
X2600X
GeForce
8800GT XFX
Яркость
ATX 350W
ATX 400W
ATX 500W
8 350 TN 20" Да 1 680×1 050 300 кд/м2 0,258
конверте. Для этого необходимо войти во вкладку Рассылки → Конверты...
(см. рис. 1.10).
здайте дополнительную страницу с формой конверта. Окончательное изобра-
жение конверта должно выглядеть так (см. рис. 1.11).
С уважением, директор ООО «Мой компьютер» ____________ Иванов И.И.
Рис. 1.9 (окончание). Общий вид документа Microsoft Word
Завершением работы будет создание шаблона печати адресных данных на
Отредактируйте адреса получателя и отправителя. Кнопкой Добавить со-
20