Информационные технологии. Учебное пособие-1

подбора синонимов к выделенному слову используется цепочка команд: Рецен-

зирование/Правописание/Тезаурус или комбинация клавиш [Shift]+[F7]. В ре-

зультате этого появляется диалоговое окно Тезаурус, где выводится заданное слово, и предлагаются варианты синонимов, одним из которых при желании можно заменить исходное слово.

9.2.ВСТАВКА ГРАФИЧЕСКИХ ОБЪЕКТОВ В ДОКУМЕНТ

Косновным типам графики, которые могут использоваться для улучшения документов MS Word, относятся графические объекты, объекты SmartArt, диаграммы, рисунки и клипы. Рисунок в MS Word относится к графическим объектам или группам графических объектов. Например, графический объект, состоящий из фигур и линий, является рисунком. Такие объекты можно разместить в тексте с помощью различных групп, расположенных на вкладке

Вставка.

Графические объекты включают в себя фигуры, диаграммы, блок-схемы, кривые и прямые линии и объекты WordArt. Любой из них является частью документа Word. Их свойства можно менять, используя различные цвета, узоры, границы и другие эффекты.

Создание графических объектов в приложении MS Word рекомендуется начинать с введения полотна. Полотно помогает упорядочивать и изменять размеры объектов. Оно обеспечивает границу в виде рамки между объектом и остальной частью документа. По умолчанию граница и фон полотна не отображаются, однако к полотну можно применять форматирование, как к любому графическому объекту. Кроме того, полотно помогает удерживать части рисунка вместе, что особенно полезно, когда он состоит из нескольких фигур.

Группа Иллюстрации

Для формирования полотна выполняется щелчок в том месте документа, где нужно создать рисунок. Затем на вкладке Вставка в группе Иллюстрации выбирается команда Фигуры/Новое полотно. Чтобы настроить размер полотна, его следует выделить, а затем использовать инструменты для изменения размера, расположенные на границах полотна.

На вкладке Вставка в группе Иллюстрации содержатся команды, способные включать в текст разные графические объекты: Рисунок, Клип, Фигу-

ры, объекты SmartArt, Диаграмма.

61

Команда Рисунок вызывает появление диалогового окна Вставка рисунка, в котором можно выбрать подходящую иллюстрацию.

Команда Клип отображает область Клип, которая применяется для быстрой вставки картинок в документы, если соответствующие параметры были выбраны при установке. В противном случае требуемые иллюстрации можно найти в Интернете по ссылке Клипы на веб-узле Office Online.

Команда Фигуры открывает панель Фигуры, содержащую набор готовых фигур в категориях: Линии, Основные фигуры, Фигурные стрелки, Блоксхема, Выноски, Звезды и ленты.

Например, Выноска (легенда) — это комментарий в небольшой рамке, от которой отходит стрелка, указывающая на отдельные элементы рисунка, диаграммы, таблицы и т.п. Вставка выноски производится путем выбора рамки в цепочке команд: Вставка/Иллюстрации/Фигуры/Выноска. Для редактирова-

ния выноски следует щелкнуть левой кнопкой мыши по ее рамке, после чего можно изменять размеры рамки или удалить выноску. Для перемещения выноски можно использовать метод «Drag & Drop».

При создании фигур на ленте вместо вкладки Вставка появляется вкладка Формат, включающая набор инструментов по форматированию полученных графических объектов.

Команда SmartArt открывает диалоговое окно Выбор рисунка SmartArt, в котором можно выбрать картинку. Когда рисунок SmartArt появляется на экране, вкладка Вставка автоматически преобразуется во вкладку Конструктор, используемую для преобразования иллюстраций.

Команда Диаграмма вызывает появление окна для вставки диаграммы и открытие окна MS Excel, откуда пакет MS Word импортирует диаграммы.

Группа Текст

Для создания подписей к графическим объектам на вкладке Вставка используется группа Текст, команды которой предназначены для вставки в до-

кумент разных фрагментов: Надпись, Экспресс-блоки, WordArt, Буквица, Строка подписи, Дата и время, Вставить объект.

Команда Надпись позволяет выбрать подходящую надпись в открывшемся окне или создать собственную надпись. После появления надписи вместо вкладки Вставка появляется вкладка Формат, позволяющая изменять полученный текст надписи.

62

Команда Экспресс-блоки обеспечивает вставку заранее определенных фрагментов текста, что значительно ускоряет подготовку документа.

Команда WordArt используется, когда нужно быстро нарисовать красивый заголовок или выполнить красочную подпись.

Команда Буквица служит для оформления начального предложения в тексте. Буквица — это большая буква, которая используется для украшения документа. Она ставится в начале абзаца и оформляется в виде, отличном от остального текста. Для создания буквицы текстовый курсор устанавливается внутри абзаца, который будет с нее начинаться, после чего выбирается цепочка команд: Вставка/Текст/Буквица. На экране появляется окно диалога, где выбирается тип буквицы, шрифт для ее набора, высота, расстояние от правой границы буквицы до начала текста.

Команда Строка подписи служит для создания цифровой подписи, применяемой для контроля доступа к особо важным данным путем аутентификации информации путем шифрования.

Команда Дата и время вызывает диалоговое окно Дата и время, в котором можно настроить формат для обозначения даты и времени и выбрать язык.

Команда Вставить объект позволяет вставить в документ различные объекты, например документ WordPad, документ Excel, документ MathCAD,

редактор формул Microsoft Equation 3.0.

Группа Символы

С помощью команд группы Символы на вкладке Вставка в текст документа можно включать в документ различного рода символы.

Команда Формула вызывает окно ввода формул, в котором из готовых элементов можно собрать нужную формулу.

Команда Символ обеспечивает доступ к коллекции символов и специальных знаков, отсутствующих на клавиатуре. К ним относятся, например, буквы греческого алфавита, символы авторского права, товарного знака, абзаца и др.

Для вставки символа требуется установить курсор на место вставки и на вкладке Вставка в группе Символы выбрать команду Символ. Затем выполняется одно из следующих действий:

выбирается символ в раскрывающемся списке;

если нужный символ отсутствует в списке, нажимается кнопка Другие символы. В поле Шрифт выбирается соответствующий шрифт, затем выбирается символ и нажимается кнопка Вставить.

63

Если выбран расширенный шрифт, например Arial или Times New Roman, в диалоговом окне появится дополнительный список Набор. Из этого списка можно выбрать поднабор знаков данного шрифта, например знаки греческого алфавита или кириллицы.

Для завершения вставки нажимается кнопка Закрыть.

9.3. ВСТАВКА И СОЗДАНИЕ ФОРМУЛ В MS WORD

Начиная с версии Microsoft Office Word 2007, ввести или вставить формулу в документ можно следующими способами:

выбрать из списка часто используемых или предварительно форматированных формул;

вставить математические структуры общего пользования;

вставить или ввести символы.

Следует отметить, что первые две операции доступны только в формате

.docx, который в последних версиях MS Word задается по умолчанию

Для вставки часто используемых или заранее форматированных формул на вкладке Вставка в группе Символы следует щелкнуть стрелку рядом с надписью Формулы, а затем выбрать нужную формулу.

Для создания новой формулы на вкладке Вставка в группе Символы следует щелкнуть стрелку рядом с надписью Формулы, а затем выбрать ко-

манду Вставить новую формулу.

После этого на вкладке Конструктор в группе Работа с формулами в группе Структуры выбирается необходимый тип структуры (например, дробь или радикал) и выполняется щелчок значка необходимой структуры. Структура может содержать местозаполнители формулы — это небольшие пунктирные поля в формуле. В таком случае выполняют щелчок местозаполнителя и вводят нужные числа или символы.

Для вставки отдельных символов, отсутствующих на клавиатуре, на вкладке Вставка в группе Символы следует щелкнуть стрелку рядом с надписью Символ, а затем выбрать нужный символ, например, символ греческого алфавита, символ авторского права, товарного знака, абзаца, или символ в кодировке Юникод.

Если открытый документ содержит формулу, составленную в более ранней версии MS Word, встроенные средства создания и изменения формул будут недоступны до тех пор, пока данный документ не будет преобразован в формат

.docx. Чтобы преобразовать документ, выполняется цепочка команд: «Office»/

64

Преобразовать/Сохранить. После преобразования документа и его сохранения в формате .docx изменить содержащиеся в нем формулы, созданные в более ранних версиях MS Word, станет невозможно. Такие формулы можно изменять в ранних версиях MS Word, имеющих надстройку Microsoft Equation 3.0 для создания формул.

9.4. ОФОРМЛЕНИЕ СТРАНИЦ ДОКУМЕНТА

Оформление страниц в текущем разделе, в нескольких выбранных разделах или во всем документе производится с помощью команд вкладки Разметка страницы. Здесь можно настроить поля и установить ориентацию страницы, вставить разрывы страниц и разделов, номера строк, разбить текст на колонки, установить параметры фона страницы.

Добавление разных элементов оформления производится с помощью вкладки Вставка. При этом могут быть вставлены пустые страницы, разрывы страниц, номера страниц, колонтитулы.

Колонтитулы используются для оформления страниц больших документов, имеющих главы, разделы и пр.

Это области, расположенные в верхнем, нижнем и боковых полях на каждой странице документа. Колонтитулами называются одни и те же объекты, помещаемые вверху и/или внизу каждой страницы. Это текст или рисунок, который печатается вверху/внизу страницы. Чаще всего колонтитулы используются для вставки номеров страниц в текст, при этом у пользователя нет нужды вводить каждую цифру самостоятельно.

Для их создания используется следующая цепочка команд: Вставка/

Колонтитулы/Верхний(Нижний) колонтитул. Создание колонтитула состо-

ит в том, что нужный текст или рисунок вводится в его область (вручную или при помощи кнопки).

Чтобы создавать разные колонтитулы для различных разделов документа, следует в конце раздела использовать меню Вставка/Разрыв страницы и отжать кнопку Как в предыдущем разделе. Можно убрать колонтитулы с первой страницы или создать для нее уникальный колонтитул.

Для вставки ссылок, сносок, оглавлений используются команды вкладки Ссылки. Сноски используются в документах для введения различных уточняющих сведений и/или ссылок. Сноски могут быть обычные, записываемые на данной странице (например, для разъяснения вводимых терминов), и концевые, записываемые в конце раздела или документа. Для их задания используется це-

65

почка команд меню: Ссылки/Сноски, которая вызывает окно диалога Сноски, где выбирается тип сноски и ее параметры. Каждая сноска состоит из двух частей: текста и знака сноски, который представляет собой число, символ, или сочетание символов. При перемещении, копировании или удалении сноски автоматически происходит перенумерация оставшихся сносок.

9.5. СТИЛИ ТЕКСТА

Традиционное форматирование применяется непосредственно к тексту. Например, задать формат заголовка можно с помощью кнопки Полужирное начертание, полей Шрифт и Размер шрифта, а также в диалоговых окнах Шрифт и Абзац, где доступны дополнительные параметры настройки шрифта, выравнивания текста и интервалов. Однако такой способ трудоемок, кроме того, он не позволяет перенести настроенный формат на другой заголовок, а тем более в другой документ. Для этой цели используются стили. Вместо того чтобы вручную форматировать каждый абзац, можно задать стиль и настроить для него необходимые параметры.

Вобщем случае стиль — это набор взаимосвязанных команд форма-

тирования. Преимущество использования стилей состоит в том, что к выделенному тексту можно применить сразу несколько элементов форматирования, т.е. задавать параметры и шрифтов, и абзацев. То есть, стилями называются наборы параметров форматирования, которые можно применить ко всем частям документа сразу. Стили используются многократно.

Стили — это определенные шаблоны оформления частей документа: шрифта, абзацев, заголовка и подзаголовков, списков, таблиц и других объектов. Например, заголовок выполнен в одном стиле, подзаголовки одного уровня

вдругом, основной текст — в следующем стиле и т.д.

Всовременных версиях MS Word не только быстро и без усилий применить отдельный стиль, выбрав его на вкладке Главная в группе Стили, но и создать наборы стилей, которые позволят в дальнейшем задавать формат для целых документов в зависимости от их предназначения.

Все цвета и форматы стилей в наборе стилей соответствуют друг другу, поэтому их сочетание позволяет придать документу нужный вид. Пользователю остается выбрать набор экспресс-стилей, соответствующий типу создаваемого документа, и в ходе работы применять эти стили, пользуясь коллекцией экс- пресс-стилей.

66

Можно создавать и применять свои собственные стили, сформировать новый стиль и добавить его в коллекцию экспресс-стилей. С этой целью к выбранному фрагменту текста применяется определенный вид форматирования, этот участок выделяется, затем следует щелкнуть выделенный фрагмент правой кнопкой мыши, выбрать команду меню: Главная/Стили, опцию Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль и присвоить имя разрабо-

танному стилю.

Использование стилей не только придает документам единый вид, но и позволяет быстро изменять его оформление. Например, если пользователю требуется изменить цвет текста всех подзаголовков, то для этого не нужно выделять каждый из этих подзаголовков и изменять его цвет, а достаточно кликнуть по иконке этого стиля правой клавишей мышки и нажать «Изменить». В открывшемся окне изменяем цвет текста (здесь есть возможность отредактировать не только этот, но и другие параметры). Нажимаем ОК и видим, что все подзаголовки оформленные в одном стиле изменили свой цвет.

Для того чтобы узнать название стиля, использованного в каком-либо месте текста, следует нажать комбинацию клавиш <Shift>+<F1>. После этого в прямоугольном окне появляется информация о форматах шрифта и абзаца.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Какими способами можно проверить правописание при подготовке документа в MS Word?

2.Как можно настроить параметры проверки правописания?

3.Как производится подбор синонимов в MS Word? Зачем это нужно?

4.Какие возможности для вставки рисунков в текст имеются в среде

MS Word?

5.Что такое буквица? Как она создается?

6.Что называется выноской? Как ее вставить в текст?

7.Понятие стиля текста. Как создать или изменить стиль в документе?

8.Что такое колонтитулы, как их использовать?

9.Как задать разные колонтитулы для разных разделов или глав текстового документа?

10.Как вставить формулу в текст документа MS Word?

67

ГЛАВА 10. АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕДУР ОБРАБОТКИ ТЕКСТА

В среде MS Word имеется много операций, позволяющих облегчить работу пользователя и избавить его от лишней работы при создании документа. К таким операциям относятся, в частности, создание элементов автотекста, автоматическая коррекция типовых ошибок при вводе теста, использование мастеров и макросов.

10.1. АВТОТЕКСТ (ЭКСПРЕСС-БЛОКИ)

При подготовке различных документов иногда приходится вводить одинаковые участки текста. В этих случаях MS Word позволяет не набирать каждый раз заново такие фрагменты, а использовать функции автотекста. Для этого следует ввести повторяющийся фрагмент только один раз, потом сделать его элементом автотекста с определенным кратким именем, а затем вставлять в требуемые места документа любое число раз, используя имя элемента автотекста.

Создание элемента автотекста производится следующим образом: Вводится, редактируется, форматируется и выделяется фрагмент текста,

который затем будет часто повторяться. Выбирается цепочка команд Вставка/

Текст/Экспресс-блоки/Сохранить выделенный элемент, в результате чего появляется окно диалога Создание нового стандартного блока, в котором показан выделенный фрагмент. В открывшемся окне в поле Имя вводится уникальное название создаваемого элемента автотекста, в поле Коллекция можно выбрать опцию Автотекст. Для сохранения автотекста нажимается кнопка ОК. После этого в списке элементов автотекста появляется новый элемент.

Вставка элементов автотекста в документ может быть выполнена различными способами. Рассмотрим ввод автотекста с помощью ленты, а также с помощью клавиши [F3].

При использовании ленты.

Текстовый курсор устанавливается в месте вставки элемента автотекста.

Выбирается цепочка команд: Вставка/Текст/Экспресс-блоки/Организатор стандартных блоков. В поле Стандартные блоки из предложенного списка выбирается имя вставляемого элемента автотекста. Нажимается кнопка

Вставить.

68

При использовании клавиши [F3].

Текстовый курсор устанавливается в месте вставки элемента автотекста. Здесь же вводится имя элемента автотекста. Нажимается клавиша [F3]. Очевидно, что этот способ ввода элементов автотекста является более быстрым, но он требует запоминания имен элементов.

Удаление элементов автотекста производится из имеющегося списка в том случае, если данный элемент больше не требуется. Это выполняется следующим образом:

Выбирается цепочка команд меню: Вставка/Текст/Экспресс-блоки/

Организатор стандартных блоков.

В поле Стандартные блоки из предложенного списка выбирается имя удаляемого элемента автотекста. Нажимается кнопка Удалить. Для окончания диалога нажимается кнопка Закрыть.

10.2. АВТОЗАМЕНА

При вводе текста некоторые ошибки являются типичными для многих пользователей, другие ошибки характерны для отдельного пользователя. Для исправления таких ошибок в процессе набора текста в MS Word имеется функция автоматической коррекции текста, с помощью которой зарегистрированные ошибки проверяются и исправляются после ввода слова с ошибкой.

Регистрация типичных ошибок, подлежащих автоматической коррекции при вводе текста, производится с помощью цепочки команд: «Office»/

Параметры Word/Правописание/Параметры автозамены.

При этом появляется окно Автозамена, где следует выбрать вкладку Автозамена. В верхней части открывшегося окна можно установить переключатели для автоматического исправления ошибок, типичных для многих поль-

зователей, например, таких: исправлять две прописные буквы в начале слова;

делать первые буквы предложения прописными; устранять последствия случайного нажатия CapsLock; заменять при вводе. Последняя опция пред-

полагает использование списка ошибок, типичных для конкретного пользователя, например:

лудше лучше очепятка опечатка тк т.к.

69

Для того чтобы замена была зарегистрирована в словаре, после ввода ошибочного и правильно написанного слова следует нажать кнопку Добавить. Автозамена может использоваться как для обычного, так и для форматированного текста с помощью установки соответствующего переключателя в окне диалога Автозамена.

Если в зарегистрированном перечне типичных ошибок, подлежащих автоматическому исправлению, требуется сделать некоторые исключения, то в окне диалога Автозамена нажимается кнопка Исключения, после чего в новом диалоговом окне регистрируются случаи, в которых не следует исправлять две приписные буквы в начале слова или делать первые буквы предложения прописными.

Функция автозамены может быть использована с той же целью, что и функция автотекста — для вставки в документ элементов автотекста. При этом следует ввести имя элемента автотекста в поле Заменить:, а сам вставляемый элемент автотекста записать в поле На: и зарегистрировать данную замену. Преимущество последующей вставки заключается в том, что она будет выполняться автоматически сразу после ввода имени автотекста без нажатия клави-

ши [F3].

Если какая-либо зарегистрированная автозамена больше не используется, то ее можно удалить в окне диалога Автозамена. При этом из списка автозамен выделяется строка, подлежащая удалению, а затем нажимается кнопка

Удалить.

10.3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШАБЛОНОВ

Когда в процессе работы необходимо создавать типовые документы, а на их форматирование нет времени, MS Word позволяет пользоваться услугами шаблонов, так называемых Мастеров, открываемых командой Создать при нажатии кнопки «Office».

Шаблоны — это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. К разделу шаблона можно добавить защиту или применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений. Обычно шаблон запрашивает определенную информацию, а затем с ее помощью автоматически размечает и форматирует документ.

70