Информационные технологии. Учебное пособие-1

ласти предварительного просмотра, то его параметры отразятся в списке Размер шрифта и других. Если какой-то элемент вас не удовлетворяет, можно щелкнуть мышью по полю этого элемента и установить желаемый параметр (цвет, размер, гарнитуру шрифта и т.д.). Некоторые дополнительные возможности дает кнопка Эффекты на этой вкладке.

Вкладка Параметры используется для настройки видеосистемы, регулировки количества цветов, отображаемых на дисплее, размера системных шрифтов, разрешающей способности экрана, для установки модели монитора и видеоплаты.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Назначение панели управления. Способы открытия окна панели управ-

ления.

2.Назначение программы Дата и время. Основные структурные элементы диалогового окна Свойства: Дата/время.

3.Назначение программы Клавиатура. Назначение вкладок диалогового окна Свойства: Клавиатура.

4.Назначение программы Мышь. Назначение вкладок диалогового окна

Свойства: Мышь.

5.Какие параметры мыши могут быть настроены?

6.Назначение программы Система. Назначение основных вкладок окна

Свойства системы.

7.Назначение программы Установка/удаление программ.

8.Назначение программы Установка оборудования.

9.Назначение и варианты активизации программы Экран. Назначение основных вкладок окна Свойства: Экран.

10.Какие еще объекты операционной системы Windows можно настроить

спомощью панели управления на вашем компьютере.

41

ГЛАВА 6. ПАКЕТ MICROSOFT OFFICE

6.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Большинство обычных пользователей компьютеров сталкиваются с различными проблемами. Например, использует текстовый редактор одной фирмы, программу для работы с электронными таблицами — другой, программу деловой графики — третьей, а производительность компьютера в итоге оказывается невысокой. В чем дело? Да просто эти программы не предназначены для совместной работы.

К счастью, решение у этой проблемы есть: пакет Microsoft Office, содержащий большую часть необходимого пользователю программного обеспечения. Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и «общаются» они друг с другом на одном и том же языке.

Пакет Microsoft Office — это нечто большее, чем просто набор программ, собранных вместе. Его название сразу подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и естественно работают с текстами, числами и изображениями.

Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино, — это единство интерфейса: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, пользователь тем самым в значительной степени продвинется в изучении остальных.

Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.

Microsoft Office — это комплект программ для офисной работы. Это, вопервых, составление и написание документов, бланков, печатных форм, которые потом можно распечатать и отправить адресату обычной почтой. Вовторых, в составе Microsoft Office есть программы для создания табличных документов (спецификаций, смет, списков), презентаций, баз данных, записок, редактирования изображений, а также для работы с электронной почтой. Эти программы позволяют наладить электронно-бумажный документооборот в организации. Для дома Microsoft Office офис также очень полезен, если мы занимается составлением и редактированием текстов или таблиц, написанием контрольных работ, курсовых, расчеты в таблицах, даже какие-то базы данных — все это удобно делать именно в Microsoft Office.

42

Это офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows, Windows Phone, Android, OS X, iOS.

В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE-объектов, его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office.

Сам по себе Microsoft Office представляет совокупность приложений для обработки документов практически любого типа. В любой документ и в любой программе можно вставить графику и звук.

6.2. СОСТАВ MS OFFICE

По своей структуре MS Office — это пакет приложений, в состав которого входят приложения для работы с текстовыми документами, электронными таблицами, электронными сообщениями, базами данных, изображениями и т.д.

MS Office включает:

Microsoft Office Word — представляет собой текстовый редактор, позволяющий работать с документами любой сложности, быстро создать сложный документ из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру. Файлы документов имеют расширение .doc либо .docx.

Общепризнанно, что редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. В частности, Word используется как стандарт при оформлении документов на международных и внутренних конференциях.

Word начинен «быстрыми» командами и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры.

Microsoft Office Excel — табличный редактор, применяемый как для математических и инженерных расчетов, так и для создания электронных таблиц различной сложности. Файлы рабочих книг имеют расширения .xls либо .xlsx. Программой Excel можно пользоваться для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, про-

43

ведения анализа типа «А что будет, если?» практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в секунды.

С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.

Microsoft Office PowerPoint — программа для создания презентаций. Файлы презентаций имеют расширение .ppt либо .pptx. PowerPoint позволит профессионально подготовить презентацию с броской графикой и эффектно оформленными тезисами. Но что самое замечательное, пользователь сможет превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши.

Microsoft Office Access — приложение, работающее с базами данных, имеющее расширение .accdb.

Microsoft Office Outlook (отличается от Outlook Express) — почтовое приложение, позволяющее обмениваться электронными письмами. В составе Outlook есть адресная книга, почтовый менеджер, календарь, планировщик задач и записки. Может использоваться совместно с Microsoft Office

Communicator.

Microsoft Office Communicator — мессенджер, предназначенный для обмена мгновенными сообщениями и файлами между пользователями, обеспечивает возможность голосовой и видеосвязи.

Microsoft Office InfoPath — приложение для сбора и управления данными. Оно используется для разработки форм ввода данных на основе XML.

Microsoft Office Publisher — универсальное средство для быстрой публикации. Это настольная издательская система (НИС) — комплект оборудования для подготовки оригинал-макета издания, готового для передачи в типографию.

Microsoft Office Visio — программа для работы с диаграммами. Это векторный графический редактор, а также редактор диаграмм и блок-схем для ра-

боты в Windows.

Microsoft Office Project — приложение для управления проектами. Оно создано, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ. Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта.

44

Microsoft Office OneNote — программа для записи и управления заметками. Это средство для создания быстрых заметок и организации личной информации, блокнот с иерархической организацией записей.

Microsoft Query — приложение, позволяющее просматривать и отбирать информацию, содержащуюся в базах данных. Программа обеспечивает доступ к данным внешних источников, их совместную обработку, а также конвертирование форматов данных с помощью драйверов ODBC. В MS Query реализуются запросы, а их результаты пересылаются в Microsoft Excel или Microsoft Word.

Microsoft Office Groove — программа для поддержки совместной работы. Groove предоставляет пользователям пространство для проведения онлайновых встреч, обсуждения общих проектов, передачи файлов напрямую с одного компьютера на другой, хранения версий файлов и многого другого.

Microsoft Office Picture Manager — приложение для работы с изобра-

жениями.

Microsoft Office SharePoint Designer — средство построения приложений на платформе Microsoft SharePoint.

Microsoft Office Document Image Writer — виртуальный принтер, форма-

та Microsoft Document Imaging Format.

Microsoft Office Diagnostics — диагностика и восстановление поврежден-

ных приложений Microsoft Office.

6.3. ОСНОВНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ПАКЕТА MS OFFICE

Косновным преимуществам MS Office можно отнести:

удобный интерфейс, являющийся по существу стандартом для Win- dows-приложений;

общие операции по работе с файлами (создать, открыть, сохранить, печать), по правке (отменить), операции по работе с буфером обмена (вырезать, копировать, вставить), одинаковое устройство справочного аппарата и другие;

возможность встраивания документов, разработанных в одном из компонентов офиса, в другой, к примеру, электронную таблицу в текстовый документ и наоборот;

поддержка интернета, преобразование файлов в html-страницы, создание гипертекстовых ссылок;

встроенный общий язык программирования VBA — Visual Basic for Application, что позволяет значительно расширить возможности приложений при помощи макросов и надстроек;

45

полная русификация пакета (кроме встроенного языка программирова-

ния VBA — Visual Basic for Application);

возможность создания макросов — автоматически выполняемой последовательности команд. Макрос представляет собой программный алгоритм действий, записанный пользователем. Часто макросы применяют для выполнения рутинных операций.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.В каких случаях удобно использовать пакет приложений Microsoft

Office?

2.Назовите наиболее популярные приложения, включаемы в состав

Microsoft Office.

3.Назначение и использование Microsoft Office Excel.

4.Назначение и использование Microsoft Office PowerPoint.

5.Назначение и использование Microsoft Office Access.

6.Назначение и использование Microsoft Office Publisher.

7.Назначение и использование Microsoft Office Visio.

8.Назначение и использование Microsoft Office Project.

9.Назначение и использование Microsoft Office Query.

10.Назначение и использование Microsoft Office Groove.

46

ГЛАВА 7. РАБОТА С ТЕКСТОМ В СРЕДЕ MS WORD

7.1. ВВЕДЕНИЕ В MS WORD

Один из самых популярных текстовых редакторов Microsoft Word насчитывает несколько последовательных версий, как на английском — языке оригинала, так и на русском языках. Настоящее пособие ориентировано на русский вариант современных версий MS Word, начиная с MS Office Word 2007, однако большинство из рассматриваемых операций относятся и к его предыдущим версиям, и можно предположить, что многое будет сохранено и в последующих версиях этого популярного продукта фирмы Microsoft.

Microsoft Word — один из лучших текстовых редакторов. Он позволяет создавать и редактировать документы, добавлять в них таблицы и рисунки, изменять оформление абзацев и начертание шрифтов, готовить документ к печати. Дополнительные модули Word позволяют выполнять такие операции, как проверка орфографии и грамматики, формирование оглавлений и указателей, слияние с базой данных и многие другие.

После загрузки пакета MS Word на экране появляется окно программы, многие элементы которого являются стандартными для интерфейса системы Windows. К ним относятся панели инструментов, многие пункты меню, полосы прокрутки, строка состояния и др. Ряд элементов имеется только в окне MS Word, например, некоторые кнопки на панелях инструментов. В случае необходимости часть элементов можно убрать с экрана, а затем снова вывести.

Начиная с версии MS Office Word 2007, операционное меню окна редактора заменяет лента командных вкладок, упрощающих поиск необходимых элементов. Она разработана для облегчения доступа к командам и состоит из вкладок, связанных с определенными целями или объектами. Каждая вкладка, в свою очередь, состоит из нескольких групп взаимосвязанных элементов управления. По сравнению с меню и панелями инструментов лента вмещает значительно больше содержимого — кнопок, коллекций, элементов диалоговых окон и т. д. Если к кнопке подвести указатель мыши, то рядом с ним появляется подсказка с названием выполняемой команды. Все инструменты ленты отображены в верхней части экрана, а их состав изменяется при выборе соответствующей темы.

Вкладки ориентированы на выполнение задач. Группы на каждой вкладке разбивают задачу на ее составляющие. Кнопки команд в каждой группе служат для выполнения команд или отображения меню команд.

47

В верхнем левом углу окна расположена кнопка «Office» с логотипом Windows, содержащая операции, соответствующие командам управляющего меню Файл. Рядом с этой кнопкой обычно находится панель быстрого доступа с кнопками, включающими самые распространенные операции:

Сохранить — сохранение прежде созданных или измененных файлов;

Отменить — отмена прежде выполненной операции;

Повторить — повторение прежде выполненной операции.

Экран MS Word может содержать линейки, позволяющие регулировать абзацный отступ, поля, ширину колонок текста, т.е. используемые для измерения и выравнивания объектов в документе. Для установки и удаления линеек используется соответствующий флажок в меню Вид. На экране имеются также полосы прокрутки текста, появляющиеся в тех случаях, когда весь текст не помещается на экране и для его просмотра требуется сдвиг.

Область набора текста занимает большую центральную часть окна. В ней находится текстовый курсор, имеющий форму мигающей вертикальной черты, предназначенный для работы с текстом и указывающий на позицию ввода очередного символа.

В нижней части экрана располагается Строка состояния, в левой части которой находится информация о текущей странице документа, общем количестве страниц и числе слов в документе.

Справа в строке состояния находятся кнопки для переключения режимов просмотра документа, позволяющие просмотреть набранный текст различными способами, к которым относятся: режим разметки страницы, в котором точно отражается расположение всех элементов текста на странице, включая поля, т.е. страница выглядит так, как она будет напечатана; режим чтения для просмотра документа в полноэкранном режиме чтения, в котором увеличены размеры области, пригодной для чтения документа и создания примечаний; режим веб-документа, в котором документ просматривается в виде вебстраницы; режим структуры, в котором можно просматривать и изменять структуру документа — иерархию заголовков и соответствующих им разделов текста; режим черновика, для просмотра черновика документа для быстрого редактирования текста (здесь отображается только текст документа без дополнительных элементов, например, колонтитулов). Переход от одного режима к другому выполняется щелчком соответствующей кнопки или с помощью вкладки Вид.

Знакомство с MS Word целесообразно начинать с установления параметров работы, удобных пользователю. С этой целью выполняется щелчок по

48

кнопке «Office», которая находится в верхнем левом углу рабочего экрана, с последующим щелчком по кнопке Параметры Word, расположенной в нижней правой части отобразившегося меню.

После этого появится диалоговое окно Параметры Word, состоящее из девяти разделов, позволяющее выбрать и установить различные опции и настройки для набора, редактирования, форматирования, сохранения и отображения документа на экране и при печати: Основные, Экран, Правописание,

Сохранение, Дополнительно, Настройка, Надстройки, Центр управления безопасностью, Ресурсы.

К основным задачам пакета MS Word, расположенным на ленте вкладок,

относятся: Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид, Разработчик.

7.2. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

Основными операциями при работе с текстом в MS Word являются: ввод, выделение текста, передвижение по тексту, удаление, перемещение и копирование фрагментов текста, поиск и замена текста, форматирование, сохранение и загрузка документов.

Ввод (набор) текста может производиться сразу после запуска программы MS Word, так как редактор по умолчанию сам создает новый пустой документ. В процессе набора программа автоматически переходит на новую строку при достижении правой границы документа. Для перехода к новому абзацу следует нажать клавишу ввода <Enter>. Переключения между русским и латинским алфавитами осуществляются с помощью языковой панели, расположенной в нижней части экрана, или с помощью комбинаций клавиш

[Ctrl]+Правый[Shift] или [Alt]+Левый[Shift].

Перед началом ввода текста можно установить основные параметры шрифта и абзаца. Это также можно осуществить и после набора текста в процессе его обработки.

Для перемещения по тексту используются клавиши управления курсором, позволяющие перемещаться на символ влево или вправо, а также на строку вверх или вниз, [PgUp] и [PgDn], позволяющие перемещаться на окно вверх или вниз, [Home] и [End], позволяющие перемещаться в начало или конец строки, или сочетания этих клавиш с клавишей [Ctrl], обеспечивающие ускоренное перемещение текстового курсора. Следует отметить комбинацию [Ctrl]+[Home], позволяющую перейти к началу документа, и комбинацию [Ctrl]+[End] — к

49

концу документа. Перемещение по тексту в видимой части документа можно также выполнять с помощью мыши, щелкнув левой клавишей там, где требуется установить текстовый курсор. Передвигаться по тексту в многостраничном документе можно с помощью полос прокрутки, используя мышь и щелкая указатели стрелок вверх или вниз либо перемещая бегунок при нажатой левой клавише мыши.

Для выполнения большинства операций редактирования и форматирования документа требуется предварительно выделить (отметить) обрабатываемый фрагмент или весь документ в целом. Выделение можно производить различными способами: с помощью мыши, комбинаций клавиш, команд меню и полосы выделения — невидимой полосы вдоль левой границы документа, где указатель мыши приобретает вид стрелки, наклоненной вправо.

Самой простой из операций редактирования является удаление элементов текста. Для удаления отдельных символов используется клавиша [Del], удаляющая символы справа от курсора, и клавиша [Backspace], удаляющая символы слева от курсора. При удалении больших фрагментов или всего документа соответствующий участок текста следует предварительно выделить. Затем выделенный участок может быть удален разными способами, например:

нажать клавишу [Del], или [Backspace], или Пробел;

нажать кнопку Удалить в буфер в виде ножниц в группе Буфер обмена. Основные операции по редактированию документа выполняются с помо-

щью команд группы Буфер обмена (Вырезать/Копировать/Вставить) и груп-

пы Редактирование (Найти/Заменить) на вкладке Главная.

Контекстный поиск и замена могут выполняться в процессе просмотра и редактирования достаточно большого документа, когда требуется найти какоелибо слово или фрагмент текста. Это можно сделать с помощью группы Редактирование/Найти на вкладке Главная, указав в появляющемся окне диалога искомый текст и задав требуемые параметры поиска (найти только слово целиком, с учетом регистра и т.п.).

При необходимости можно заменить заданный текст на новый. Для этого используется команда Редактирование/Заменить, после чего в окне диалога задается искомый текст и текст для замены, а также параметры поиска и варианты замены (заменить первый найденный текст или произвести требуемые замены по всему тексту).

Для отмены и повторения команд можно использовать кнопки Отменить и Повторить, находящиеся на панели быстрого доступа или использовать комбинации [Ctrl]+Z и [Ctrl]+Y.

50