Информационные технологии. Учебное пособие-1

7.3. ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

Для форматирования текста используются группы Шрифт, Абзац и Стили на вкладке Главная. В процессе форматирования обычно различают два вида операций: форматирование символов и форматирование абзацев.

Форматирование символов предполагает возможным изменение шрифта, его размера, цвета и начертания (обычный, курсив, полужирный, полужирный курсив), подчеркивание символов, использование различных шрифтовых

эффектов (верхний индекс, нижний индекс, МАЛЫЕ ПРОПИСНЫЕ, ВСЕ ПРОПИСНЫЕ, за-

черкнутые). Для форматирования символов в выделенном тексте можно использовать группу Шрифт, где обеспечивается полный набор операций форматирования, или воспользоваться панелью инструментов Форматирование, которая позволяет выполнить многие виды форматирования символов, за исключением применения шрифтовых эффектов.

Форматирование абзацев предполагает задание абзацного отступа, выравнивание абзацев (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине), задание межстрочных интервалов и интервалов между абзацами, использование границ и/или заливки абзаца. Для форматирования абзацев можно использовать группу Абзац, где обеспечивается полный набор операций форматирования, или панель Форматирование, позволяющую выполнить основные операции. Чтобы отформатировать абзац, следует поместить курсор в любое место абзаца и выполнить необходимую операцию. Если требуется отформатировать несколько абзацев или весь текст, их требуется предварительно выделить, а затем применить команды форматирования.

При подготовке документов большого объема, требующих использования нескольких шрифтов, удобно использовать различные стили. В общем случае стиль — это набор взаимосвязанных команд форматирования. Можно создавать и применять свои собственные стили. Для этого к выбранному фрагменту текста применяется требуемый вид форматирования, этот участок выделяется и затем сохраняется под новым именем с помощью команды Стили.

7.4. СОЗДАНИЕ СПИСКОВ-ПЕРЕЧИСЛЕНИЙ

Если в тексте предусмотрено перечисление каких-либо пунктов, его организацию можно выполнить автоматически. Это можно сделать с помощью кнопок группы Абзац, которые позволяют создавать списки трех видов: Маркиро-

ванный, Нумерованный, Многоуровневый.

51

В MS Word можно автоматически создавать маркированные и нумерованные списки при вводе, либо можно быстро добавить маркеры или нумерацию к существующим строкам текста. Различные стили маркеров и форматы нумерации можно найти, щелкнув стрелку рядом с полями Маркеры или Нумерация на вкладке Главная в группе Абзац.

Преобразовать существующий список в многоуровневый можно путем изменения уровня иерархии элементов в списке. Для этого следует щелкнуть любой из элементов, которые необходимо переместить на другой уровень, в группе Абзац щелкнуть стрелку рядом с командой Маркированный список или

Нумерованный список, а затем выбрать команду Изменить уровень списка и

задать необходимый уровень. Для прекращения этой операции следует снова нажать соответствующую кнопку в группе Абзац на вкладке Главная.

7.5.СОХРАНЕНИЕ, ЗАГРУЗКА

ИПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ

После окончания ввода текста он будет находиться в памяти компьютера до момента отключения питания. Чтобы сохранить текст, его следует записать на носитель информации в виде файла с именем.

Для сохранения вновь созданного документа выполняется щелчок по кнопке «Office» и выбирается пункт Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение документа следует указать имя нового файла и место его расположения. Начиная с версии Windows 95, файлы MS Word могут иметь длинные имена (до 255 символов). По умолчанию именем файла может быть название документа, что позволяет отражать в имени смысловое содержание документа. Файл, созданный в MS Word 2007, по умолчанию получает расширение имени

.docx, соответствующее формату Документ Word, основанном на языке XML, позволяющему использовать различные виды форматирования, вставлять в текст рисунки и файлы мультимедиа. Если документ будет просматриваться или обрабатываться в других текстовых редакторах, то можно выбрать другие форматы, например, файл .doc, позволяющий использовать различные виды форматирования, вставлять в текст рисунки и файлы мультимедиа, который можно просматривать в более ранних версиях MS Word, или файл .rtf (Rich Text Document), содержащий символьное и абзацное форматирование и широко используемый при передаче текста между различными текстовыми редакторами, текстовый файл .txt и др.

52

Для сохранения документа, уже имеющего имя, без изменения имени используется меню «Office»/Сохранить. В этом случае диалога не будет, и файл автоматически сохраняется с учетом сделанных изменений под прежнем именем. Сохранить документ можно также нажатием кнопки Сохранить с изображением дискеты на панели быстрого доступа или нажатием клавиш <Ctrl>+<S>. Если при этом файл еще не имел имени, то вновь появляется окно Сохранение документа, где надо задать название документа.

Загрузка документов для просмотра или редактирования может производиться различными способами. Можно, например, использовать меню «Office»/Открыть. В появившемся диалоговом окне Открытие документа следует набрать имя загружаемого документа или выбрать его из списка. Можно также нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<О>. Для открытия документа, с которыми работали недавно, можно использовать список файлов в правой части окна, появляющегося после нажатия кнопки «Office».

Печать документа выполняется с помощью кнопки меню «Office»/Печать. Можно также использовать клавиши <Ctrl>+<P>. Для просмотра страниц перед печатью используется меню «Office»/Печать/

Предварительный просмотр.

Обзор рассмотренных операций показывает, что многие из них можно выполнить несколькими способами. Выбор того или иного варианта выполнения операции зависит от навыков и привычек пользователя, но очевидно, что наиболее оперативные действия могут существенно сократить затраты рабочего времени.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Опишите назначение основных элементов интерфейса MS Word.

2.Что такое панель быстрого доступа?

3.В каких случаях используются различные режимы просмотра текста?

4.Каково назначение кнопки «Office»?

5.Каким образом можно настроить параметры Word?

6.На какой вкладке находятся команды для редактирования документа?

7. Когда при наборе текста требуется нажимать на клавишу [Enter]

ипочему?

8.Как можно быстро перейти к началу или к концу документа?

9.Как выделить весь документ?

53

10.Какими способами можно перенести фрагмент текста из одного документа в другой?

11.Как в большом документе быстро исправить неправильно написанную фамилию, если одна и та же ошибка повторяется много раз?

12.Как быстро изменить шрифт во всем документе?

13.Для чего используются списки в текстовых документах?

14.Зачем требуется записывать созданный документ на диск?

54

ГЛАВА 8. РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ В MS WORD

Таблицы используются очень часто при создании самых различных документов, причем не только как таблицы, но и как каркас для размещения фрагментов текста на странице.

Таблица состоит из ячеек, которые могут быть заполнены текстом, числами или графикой. Ячейки составляют строки и столбцы таблицы.

8.1. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Создание таблицы в MS Word можно выполнить двумя способами:

создать пустую таблицу, затем ее заполнить и отформатировать;

преобразовать в таблицу существующий текст.

Создание пустой таблицы производится при выборе команды Таблица на вкладке Вставка, после чего в появившемся диалоговом окне Вставка таблицы следует задать требуемые параметры: число столбцов, число строк. Эта процедура выполняется по цепочке: Вставка/Таблица/Вставить таблицу. Другим способом вставки пустой таблицы является ее рисование: Вставка/ Таблица/Нарисовать таблицу. При выполнении щелчка в любом месте внутри таблицы на ленте появляются вкладки Конструктор и Макет, позволяющие выполнять различные операции с этой таблицей.

Создание таблицы путем преобразования текста выполняется в тех случаях, когда текст будущей таблицы набран таким образом, чтобы предполагаемые ячейки отделялись друг от друга каким-либо символом: запятой, точкой с запятой, двоеточием, а лучше всего — символом табуляции, вставляемым в текст при нажатии клавиши [Tab] и разделяющим участки текста на несколько позиций. Для превращения имеющегося текста в таблицу следует выделить соответствующий участок документа и использовать цепочку команд меню:

Вставка/Таблица/Преобразовать в таблицу, затем в появившемся диалого-

вом окне задать нужное число столбцов и строк, а также тип используемого разделителя, например: Знак табуляции.

Обратная операция преобразования таблицы в обычный текст производится при выполнении щелчка в любом месте соответствующей таблицы и ис-

пользовании цепочки: Макет/Данные/Преобразовать в текст.

Ввод данных производится в активную ячейку таблицы, то есть в ту ячейку, где находится текстовый курсор. В ячейки таблицы можно ввести

55

текст, формулы для проведения вычислений, вставить рисунок. Внутри каждой ячейки таблицы можно видеть символ конца ячейки.

Перемещение текстового курсора внутри таблицы производится с по-

мощью клавиш управления курсором, имеющих вид стрелок, а также комбинаций этих клавиш и клавиши [Ctrl], что увеличивает диапазон перемещения. Особенностью перемещений по тексту внутри таблицы является использование клавиши [Tab] и специальных комбинаций клавиш, таких как:

[Tab] — перемещение на ячейку вправо. [Shift]+[Tab] — перемещение на ячейку влево. [Ctrl]+[Tab] — вставка символа табуляции. [Home] — переход в начало таблицы. [Alt]+[Home] — переход в первую ячейку строки. [End] — переход в конец таблицы.

[Alt]+[End] — переход в последнюю ячейку строки. [Alt]+[PgUp] — переход в верхнюю ячейку столбца. [Alt]+[PgDn] — переход в нижнюю ячейку столбца.

Для выделения текста внутри ячеек таблицы используются те же способы, что и для обычного текста. При этом можно использовать мышь или комбинации клавиш [Shift]+стрелка влево (вправо, вверх, вниз).

Строки таблицы можно выделять с помощью полосы выделения, расположенной слева от границы таблицы, и мыши. Чтобы выделить столбец, надо установить над ним указатель мыши таким образом, чтобы он принял вид черной стрелки, направленной вниз, а затем выполнить щелчок мышью. Для выделения любого элемента и всей таблицы в целом можно также использовать це-

почку команд: Макет/Таблица/Выделить.

Операции редактирования элементов таблицы выполняются с помо-

щью различных команд вкладки Макет, которые позволяют: вставлять и удалять строки и столбцы; объединять, разделять и удалять ячейки. Редактирование текста внутри ячеек выполняется так же, как и в обычном тексте.

При работе с очень длинными таблицами их приходится разбивать на части в местах разрывов страниц. В этом случае можно настроить таблицу таким образом, чтобы заголовок таблицы повторялся на каждой странице. С этой целью следует выделить одну или несколько строк заголовка, выделенный фрагмент должен включать первую строку таблицы. Затем используется цепочка:

Макет/Данные/Повторить строки заголовков. Повторяющиеся заголовки таблицы отображаются только в режиме разметки и в напечатанном документе.

56

8.2.ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Всреде MS Word отформатировать таблицу после ее создания можно несколькими способами. Применение стилей таблиц позволяет задать формат сразу для всей таблицы: Конструктор/Стили таблиц, а также выполнить предварительный просмотр, чтобы заранее увидеть, как будет выглядеть таблица с выбранным стилем форматирования.

Форматирование элементов таблицы заключается в изменении ее раз-

меров, что можно выполнить с помощью цепочки команд: Макет/ Таблица/Свойства. Эта команда доступна в том случае, когда текстовый курсор находится внутри таблицы. В результате ее использования появляется диалоговое окно, в котором на вкладке Строка можно задать высоту выделенных строк и их положение относительно границ документа: выравнивание влево, вправо или по центру. На вкладке Столбец можно задать ширину столбца, содержащего текстовый курсор, ширину примыкающих к нему столбцов, а также интервал между столбцами. Ширину столбцов можно также изменять с помощью мыши, установив курсор на линию раздела столбцов и перемещая ее в нужном направлении.

Форматирование текста, выделенного в ячейках таблицы, проводится теми же способами, что и для обычного текста: форматирование символов и форматирование абзацев. Поскольку в ячейках может содержаться текст, состоящий из нескольких абзацев, то для каждого абзаца можно применять разные способы форматирования: виды выравнивания, отступы и другие параметры.

Выравнивание содержимого выделенных ячеек может производиться с помощью кнопок на вкладке Главная в группе Абзац или кнопок на вкладке

Макет в группе Выравнивание.

8.3.ВЫЧИСЛЯЕМЫЕ ТАБЛИЦЫ

ВMS Word существует возможность создавать в документе таблицы с вычисляемыми значениями ячеек, подобные программе MS Excel.

При работе с таблицами каждая ячейка имеет адрес, включающий буквенное обозначение столбца и цифровой номер строки. Все столбцы обозначаются буквами латинского алфавита: A, B, C и т.д., а строки — цифрами. Так, первая ячейка имеет адрес A1, вторая ячейка в первой строке — B1, вторая ячейка в первом столбце — A2 и т.п. Блок или диапазон ячеек обозначается адресами первой и последней ячеек (левой верхней и правой нижней), разделен-

57

ных двоеточием, например, B2:D5. Число строк и столбцов в таблице определяется пользователем. Все ячейки таблицы можно условно разделить на независимые, содержащие данные для расчетов, и зависимые, которые содержат формулы и могут использовать для вычислений данные независимых ячеек. Формулы могут содержать константы, адреса независимых ячеек, функции и знаки операций.

Для того чтобы создать электронную ячейку вместо обычной, используется цепочка: Макет/Данные/Формула, обеспечивающая вставку в ячейку вычислительного поля. В появившемся окне диалога имеется три поля. В поле Вставить функцию содержится перечень основных математических, логических и статистических функций. В поле Формат числа можно выбрать формат для определения точности представления результата расчетов в ячейке. В поле Формула вводится формула, в которую могут быть вставлены функции из поля Вставить функцию. Следует отметить, что формула должна начинаться знаком равенства «=», означающим, что содержимое ячейки является результатом математических вычислений. Ввод формулы в активную ячейку подтверждается нажатием кнопки OK. После этого в данной ячейке отображается соответствующее число — результат вычислений по введенной формуле.

Формула задаётся как выражение, в котором использованы:

1)абсолютные ссылки на ячейки таблицы в виде списка (разделяемые точкой с запятой –А1; В5; Е10 и т.д.) или блока (начало и конец блока ячеек — А1:F10);

2)ключевые слова для ссылки на блок ячеек:

LEFT — ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой;

RIGHT– ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой;

ABOVE– ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой;

BELOW– ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой; 3) константы — числа, текст в двойных кавычках;

4) встроенные функции Word;

5) знаки операций (+ – * / % ^ = < <= >= < > ).

Для просмотра формул в ячейках таблицы следует нажать комбинацию

клавиш [Shift]+[F9]. Повторное нажатие этой комбинации позволяет вернуться к отображению результатов вычислений в ячейках таблицы.

При изменении численных исходных данных результаты вычислений в ячейках также будут меняться. Для обновления результатов следует выделить всю таблицу и нажать на клавишу [F9], после чего в зависимых ячейках результаты вычислений будут приведены в соответствие с исходными данными.

58

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Какими способами можно вставить таблицу в документ MS Word?

2.Как выделить строку, столбец, диапазон ячеек в таблице?

3.Как можно изменить количество строк и столбцов в таблице, а также их высоту и ширину?

4.Каким образом и для чего применяются стили таблиц?

5.Какие таблицы называются вычисляемыми или электронными, как их создать в MS Word?

6.Как просмотреть формулы и обновить результаты в электронной таб-

лице MS Word?

59

ГЛАВА 9. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ В MS WORD

9.1. СЕРВИСНЫЕ ОПЕРАЦИИ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ДОКУМЕНТА

Проверка орфографии и обнаружение ошибок в тексте документа может производиться автоматически по умолчанию во время ввода текста. Такой режим настраивается с помощью нажатия кнопки «Office» с последующим щелчком по кнопке Параметры Word и выбором команды Правописание. При этой проверке редактор подчеркивает слова, отсутствующие в его словаре: красной чертой отмечаются орфографические ошибки, зеленой — грамматические. Пользователь может щелкнуть по месту предполагаемой ошибки правой кнопкой мыши и с помощью контекстного меню исправить ее или пропустить, считая набор правильным. Проверка текста после его набора выполняется с помо-

щью цепочки следующих команд: Рецензирование/Правописание/

Правописание, осуществляющей проверку орфографии в активном документе. При работе с документами, имеющими много специальных терминов, можно создать свой собственный словарь и использовать его для проверки правописания.

Если документ написан на нескольких языках, то для проверки правописания в нем следует выделить соответствующие участки текста и для проверки каждого участка указать язык, на котором он написан, с помощью цепочки:

Рецензирование/Правописание/Выбрать язык.

Разбиение слов на слоги. — При наборе текста в MS Word осуществляется автоматический переход курсора на новую строку. В том случае, когда часть слова не умещается на строке, оно целиком переносится на новую строку, в результате чего текст неравномерно распределяется по строкам документа. Это можно сгладить путем организации переноса слов на новую строку по слогам, что выполняется либо во время ввода текста, либо после его набора при обработке документа. Для этого можно использовать вкладку Разметка страницы

и в группе Параметры страницы нажать кнопку Расстановка переносов.

Подбор синонимов выполняется при стилистической обработке документа. Эта операция предназначена для лучшего восприятия представленной информации. С помощью средства справки можно искать синонимы (разные слова с одинаковым значением) и антонимы (слова с противоположными значениями) в тезаурусе. При этом производится замена часто повторяющихся или не совсем точных слов, что позволяет сделать текст более выразительным. Для

60